Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 2. juli 2004.
De tekniske problemer er den mindste del af virk.dk's udfordringer. Organisatorisk har
erhvervsportalen været ramt af magtkampe, passiv modstand fra deltagerne - og topstyring fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.
Efter sommerferien skal problemerne løses.
Mens slagsmålet mellem Krak og IBM om de tekniske problemer med virk.dk har taget broderparten af den offentlige opmærksomhed, har konsulentvirksomheden Competencehouse og Den Digitale Taskforce i forsommeren lagt sidste hånd på et analysearbejde af erhvervsportalens organisatoriske vanskeligheder.
Løsningen på portalens tekniske problemer har indtil videre været, at Krak opsagde IBM som leverandør af den tekniske platform i begyndelsen af maj og nu selv udvikler en ny platform baseret på .NET, som virk.dk skal relanceres på senest 1. september.
Men de organisatoriske problemer har ifølge chefen for Den Digitale Taskforce, Thomas Nielsen, "ikke været de mindste".
- Hvis vi ikke får løst de organisatoriske problemer, kan vi aldrig nå målene for virk.dk, siger han.
Redningskrans
Rapporten fra Competencehouse rummer dels en analyse af de organisatoriske problemer, baseret på interviews med nøglepersoner i nogle af de berørte myndigheder, og dels et helt katalog af løsningsforslag på problemerne, hvoraf den alvorligste er den manglende følelse af ejerskab og manglende involvering i det tværgående projekt hos mange af de 65 deltagende myndigheder.
Den organisatoriske redningskrans, der nu kastes ud til virk.dk, er i første omgang etablering af en ny ledelsesstruktur med en tværgående styregruppe og et tværgående driftssekretariat (se boksen "Fremtidens styring"). Styregruppen skal som sin første opgave udarbejde en ny strategi for virk.dk. Strategien skal ifølge Thomas Nielsen basere sig på de løsningsforslag, som er beskrevet i analyserapporten "Strategi og organisation for myndighedernes videre arbejde med virk.dk" fra Competencehouse."
- Det er altafgørende, at der etableres en tværgående styregruppe, hvor styrings-setuppet er helt entydigt. For fællesoffentlige projekter skal der være en reel mulighed for de deltagende myndigheder for at påvirke beslutningerne. Det er simpelthen en forudsætning for deres opbakning og ejerskab. Det viser kritikken fra myndighederne i virk-analysen, siger Thomas Nielsen.
Topstyrende og enerådende
Netop den manglende indflydelse på beslutninger om virk.dk, på videreudvikling og kvalitetssikring af indholdet er blandt de alvorligste kritikpunkter, de medvirkende myndigheder haft over for Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.
Ifølge rapporten fra Competencehouse mener en del af de interviewede, at styrelsen har kørt virk-projektet som en topstyret proces frem til lanceringen 2. september sidste år, og at de alt for sent er blevet inddraget i strategiske spørgsmål.
"Erhvervs- og Selskabsstyrelsen er også i nogle sammenhænge blevet oplevet som mere orienterende end egentlig lyttende i forhold til de enkelte institutioner og deres individuelle behov", lyder kritikken blandt andet.
- Det ville være naivt at tro, at alle problemer forsvinder som dug for solen 1. september, blot fordi vi etablerer en styregruppe. Det bliver en proces, der kommer til at tage nogen tid. Men jeg tror på, at modellen er et godt redskab til at tackle mange af de problemer, der har været og de udfordringer, der kommer, siger Thomas Nielsen.
Strategiforslag
Udfordringerne har rod i den silostruktur, myndighederne eksisterer i. Hvert ressort har sin egen økonomi og ressourcer. Hvis deltagelse i et fællesprojekt som virk.dk betyder, at man mister penge og årsværk, forsvinder incitamentet til at deltage.
Thor Pedersen må altså ikke inddrage guleroden. Men pisk skal der formentlig også til.
Blandt forslagene i rapporten, som den nye styregruppe kan vælge at følge i den nye strategi, er, at der skal laves mål og nøgletal, så man kan måle og overvåge andelen af mulige digitale indberetninger, som den enkelte myndighed stiller til rådighed på virk.dk.
Det foreslås også, at alle nuværende erhvervsrettede tjenester skal være tilgængelige på virk.dk senest ved årsskiftet 2005/06.
Alle nyudviklede digitale services skal overholde XML-standarder, OCES-standarden og andre standarder, der gør det muligt at have dem liggende både på virk.dk og på myndighedens egen hjemmeside.
En sådan basarmodel understøtter bedre end virk.dk's nuværende model den eksisterende organisationsstruktur i den offentlige sektor, mener Competencehouse.
boks: Fremtidens styring
Bestyrelsen for Projekt Digital Forvaltning vil efter al sandsynlighed til august beslutte, at virk.dk fremover skal styres af en tværgående styregruppe (som refererer til PDF-bestyrelsen) og et ligeledes tværgående driftssekretariat beliggende i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen og med indstationerede medarbejdere fra andre myndigheder.
Modellen kendes fra Den Digitale Taskforce og fra FESD-projektet.
Styregruppen skal være klar 1. september og får som en af sine første opgaver at udarbejde en ny strategi for virk.dk. Den bliver formentlig sammensat af repræsentanter for en række erhvervsrettede myndigheder, Videnskabsministeriet, Den Digitale Taskforce, brugere (dvs. erhvervslivet) og Krak A/S.
Boks: Det er der galt med virk.dk
• Har i år hverken bidraget til at mindske erhvervslivets
administrative byrder eller til moderniseringen af den
offentlige sektor.
• Virksomhederne mangler incitamenter til at bruge virk.dk.
• Halvdelen af myndighederne har problemer med deres
motivation til at levere indhold til virk.dk.
• Den offentlige information på virk.dk er af svingende
kvalitet og svær at søge i.
• Udbuddet af intelligente eformularer er for lille.
• Mangler volumen i de elektroniske indberetninger til at give besparelser for myndighederne.
• 400 blanketter er endnu ikke er overført fra testmiljøet til
produktionsmiljøet.
• Digital signatur-vejledningen skræmmer brugerne væk.
• Der mangler en rettighedsstyring for digital signatur.
• Der mangler back office-løsninger og dermed
rationaliseringsgevinster.
• Myndigheder har ekstraarbejde med at transformere
eksisterende løsninger til virk.dk.
• Der er stadig er uløste tekniske problemer.
• Nogle myndigheder har problemer med at tømme den
elektroniske indbakke.
• Der ikke kan medsendes bilag.
• Mange myndigheder savner at kunne vedligeholde egne eformularer.
• Virk.dk er blevet markedsført som fungerende portal, selv om den ikke virker.
Kilde: Rapporten fra Competencehouse om virk.dk
Boks: Virk.dk - fra ide til virkelighed
Ideen om Virk.dk blev født i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Det overordnede formål med erhvervsportalen har fra starten været at lette erhvervslivets administrative byrder.
Samtidig skulle virk.dk være et redskab til at gøre det billigere og lettere for myndighederne at skabe nye digitale løsninger til erhvervslivet. Målet var at gøre al kommunikation mellem virksomheder og myndigheder digital. Både de informationer fra det offentlige, som virksomhederne skal bruge til at løse administrative opgaver, og muligheden for at lave alle indberetninger elektronisk til myndighederne skulle stilles til rådighed og blive til virkelighed på portalen.
Et konsortium bestående af Krak, Dafolo, IBM og Kapow skrev 30. august 2002 kontrakt med Erhvervs- og Selskabsstyrelsen om drift og udvikling af virk.dk som et privat-offentligt partnerskab.
På grund af både tekniske og organisatoriske vanskeligheder blev den planlagte lancering udskudt fra 1. maj 2003 til 1. september. Men problemerne fortsatte efter premieren. Ved årsskiftet 2003/2004 var situationen, at teknikken fejlede, at de 65 involverede medarbejdere ikke havde leveret det ønskede indhold - og at brugerne blev væk.
Der er pt. ca. 10.000 unikke brugere om ugen. 1.500 bruger digital signatur på virk.dk.
Ud over den private partner Krak (med underleverandører) har de erhvervsrettede ministerier: Økonomi- og Erhvervsministeriet, Beskæftigelsesministeriet, Fødevareministeriet, Miljøministeriet, Skatteministeriet og Den Digitale Taskforce deltaget i udviklingen af virk.dk.
Den strategiske styring af projektet varetages af styregruppen for e-Erhverv (dvs. ovennævnte samt KL og Amtsrådsforeningen), mens Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har haft ansvaret for den daglige projektledelse.
