Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 11. juni 2004.
Rammekontrakten for FESD-projektet, det fællesoffentlige indkøb af systemer til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH), kan nu tages i brug. Men køberne skal stadig gøre deres eget fodarbejde.
UDBUD
Det skal være lettere, og frem for alt skal den enkelte kunne slippe for selv at gå i udbud. Det var - sammen med bestræbelserne på at skabe fælles standarder for de offentlige ESDH-systemer - et kerneargument for at få lavet en fælles rammeaftale for indkøb af de omfattende it-systemer.
Men med den længe ventede åbning af rammeaftalen, der har været undervejs siden 2002, følger manende ord fra FESD-projektleder Lars Frelle-Petersen.
- Man skal passe på, der ikke bare går indkøb i den. Risikoen er kolossal, hvis man reducerer den omhu, man ville lægge for dagen ved et almindeligt udbud. Der skal stadig afsættes ressourcer til processen, når man bruger rammeaftalen. Ellers vil man få problemer med dårlige implementeringsforløb, siger han.
FESD-gruppen fortsætter sit arbejde i de kommende år.
- Vi skal holde leverandørerne til ilden, teste de nye versioner af systemerne og sikre, at de standarder vi sætter, også kommer til at gælde for opgraderingerne. Vi overvejer også at gennemføre leverandørmålinger og at måle kundetilfredsheden, fortæller Lars Frelle-Petersen.
Brugertyranni
Ved et nyligt informationsmøde blev rammeaftalen, der er på cirka 4.000 sider og baseret på over 30.000 siders udbudsmateriale, gennemgået og forklaret af FESD-projektets medarbejdere. Hovedkontrakten mellem FESD og leverandørerne består af en tekst på ca. 50 sider med 22 bilag nedenunder. Leverancekontrakten mellem leverandøren og den enkelte offentlige organisation er blot på fem sider med fem tilhørende bilag og dermed lettere at gå til for beslutningstagere og projektdeltagere.
- Er det forvirrende, spurgte Lars Frelle-Petersen salen, som mødte spørgsmålet med tavshed og stramme smil.
Betydningen af at lægge en plan for, hvordan man vil arbejde med rammekontrakten, blev fremhævet ved mødet. Ligesom de fremmødte blev rådet til at gøre sig helt klart, hvad målet og formålet med at anskaffe et ESDH-system egentlig er.
Erfaringerne fra de 11 såkaldte særtog, offentlige institutioner der er frontløbere i projektet, viser, at valget af leverandør gøres meget forskelligt. FESD-projektlederen rejste spørgsmålet om, hvad man egentlig vurderer leverandøren på baggrund af, og kom med et råd:
- Lad det ikke blive brugernes tyranni. Systemet skal passe til mange ting såsom databasen nedunder og organisationens videreudviklingsplaner, så man kan ikke bare slippe brugerne løs, selv om det er en nok så flot brugergrænseflade.
Standardisering
Mens kontrakten er åbnet, er standardiseringsprocessen i gang i et samarbejde mellem FESD, IT- og Telestyrelsen og Statens Arkiver. Den første del, grundkernen, er i høring med svarfrist i slutningen af juni. FESD-standarderne udvikles parallelt med Hvidbogen for it-arkitektur. De skal følge internationale standarder i det omfang, der findes nogle.
Grundlæggende skal arbejdsgange kunne tilrettelægges uden afhængighed af bestemte kontorautomatiseringssystemer og fagsystemer, og systemerne skal kunne tilpasses nye arbejdsgange og ledelseskrav.
En vejledning til brug af FESD-aftalen findes på www.e.gov.dk/fesd
boks; Tre leverandører
FESD-projektkonkurrencen om det fællesoffentlige projekt for elektronisk sags- og dokumenthåndtering endte med, at der blev indgået aftaler med tre leverandører: CSC med ScanJour, Accenture med Traen samt Software Innovation.
Billedtekst: Vi overvejer at gennemføre leverandørmålinger og at måle kundetilfredsheden, fortæller FESD-projektleder Lars Frelle-Petersen.
Foto: Hans Juhl
Vi har talt med:
• Peter Dann Jørgensen, specialkonsulent, Advokatfirmaet von Haller
• Allan Jensen, partner, Devoteam
• Søren Staugaard Nielsen, Manager, Advokat, Rambøll Management
• Ove Hansen, salgsdirektør, Ciber Danmark
• Michael S. Hansen, projektchef, Danmarks Radio
• Atli Djurholm, leder af indkøbstjenesten, Farvandsvæsenet
• Lars Frelle-Petersen, projektler, FESD (Fællesoffentligt projekt for elektronisk sags- og dokumenthåndtering)
• Bent Johannsen, it-chef i Vestsønderjylland (Bredebro, Højer, Løgumkloster, Skærbæk og Tønder Kommune)
• Kenneth Lau Rentius, it-chef, Banedanmark
• Henriette Krag, ESDH-projektleder, Albertslund Kommune
• Simon Gjedde, chef for Miljøministeriets Center for Informatik
