Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 11. juni 2004.
sammendrag: Tema om udbud: Udbud er vanskelige, dyre og tidskrævende. I stadig flere it-udbud benyttes et smuthul til at komme i ellers ulovlig forhandling for at lette situationen. En anden slags lettelse er nået på ESDH-området gennem en fællesoffentlig rammekontrakt.
Stadig flere almindelige it-udbud bliver annulleret og konverteret til udbud efter forhandling - selv om EU-direktivet forbyder forhandling undtagen i ganske særlige tilfælde.
Udbud
Både rådgivere og parterne i udbud oplever en stigende tendens til, at it-udbud annulleres og ender i en forhandling. Nogle oplever det som en ærgerlig nødvendighed, andre som en gevinst.
"Et smart smuthul", lyder karakteristikken fra Ove Hansen, salgsdirektør i it-virksomheden Ciber Danmark (tidligere ECsoft Danmark). Virksomheden har over halvdelen af sin forretning i den offentlige sektor, blandt andet på miljøområdet.
- Vi ser det oftere og oftere, og det er en god ide for både kunderne og os. Reglerne lægger ikke op til, at man kan få lov at tale om tingene, men nogle af rådgiverne har fundet ud af, at man kan komme omkring det, når der ikke er nogen konditionsmæssige bud.
Ove Hansens oplevelse er, at tilbud granskes stadig mere nøje, og rådgiverne er blevet rigtig gode til at finde fejl.
Ciber har hele tre gange oplevet udbud, der endte med at blive annulleret og erstattet af udbud efter forhandling. Virksomheden har netop vundet det seneste, Amtsrådsforeningens udbud af en landsdækkende miljøportal.
- Vi fik lov at komme ind og fremlægge og forklare vores tilbud og komme igen med en revideret udgave. Modellen er fornuftig, for der kan være usikkerhed om noget, vi ikke har skrevet klart nok. Omvendt er kravspecifikationerne heller ikke altid fyldestgørende - eller i overensstemmelse med virkeligheden. Så kan vi gøre opmærksom på, at en given forudsætning ikke holder, forklarer Ove Hansen.
Også han peger på, at det med meget omfattende it-projekter, som for eksempel Miljøportalen, er vanskeligt i kravspecifikationen at være tilstrækkeligt specifik og undgå, at leverandørerne selv må ud i fortolkninger af teksten.
Fordele og ulemper
For leverandørerne kan fordelen i øvrigt være, at man i fortrolighed kan stille spørgsmål til udbudsgiveren. I en normal udbudsrunde må man kun op til en fastsat dato stille skriftlige spørgsmål, som gengives med svar til samtlige tilbudsgivere. Her kan konkurrencemæssige hensyn gøre, at man holder sig tilbage.
Gevinsten for kunderne - udbudsgiverne - er, at de i sidste ende får et tilbud, der er nøjere tilrettet deres behov og mere i tråd med, hvad der findes på markedet. Men for både dem og leverandørerne er der også ulemper ved den forlængede proces. Ulemper i form af øgede omkostninger. For kundens vedkommende både til de eksterne rådgivere og interne ressourcer.
For leverandørerne, for hvem det i forvejen er en tung og dyr proces at bruge kræfter på at byde ind, koster det også ekstra tid og kræfter at skulle indgå i en efterfølgende forhandling og revision af bud.
Ove Hansen noterer, at gevinsten for vinderen bliver endnu større end ellers, mens omkostningerne for taberne ligeledes øges.
Både hos rådgivere, kunder og leverandører rumler erkendelsen af, at man er på kanten af en gråzone, hvor reglerne let overtrædes. Selv om manøvren umiddelbart er helt efter bogen. Emnet er følsomt og situationen bliver nemt opfattet som lidt pinlig.
Peter Dann Jørgensen fra Advokatfirmaet von Haller vil ikke afvise, at der er en øget risiko for studehandler. Han påpeger også, at kunden i den efterfølgende forhandlingssituation ikke over for den enkelte tilbudsgiver må bruge indholdet af de øvrige tilbudsgivere som løftestang.
Om de gør det?
- Det kunne man godt forestille sig. Der er en risiko for, at man bliver farvet af, hvad de andre skriver, siger han.
Søren Staugaard Nielsen, Manager og advokat hos Rambøll Management, kan ikke bekræfte en tendens til, at flere bruger muligheden for at annullere udbud for herefter at begive sig i udbud efter forhandling. Han har selv deltaget i færre end en håndfuld sager, siger han.
- Vi har eksempelvis været med i en situation, hvor vi blev overraskede over den lave kvalitet af buddene. Manglende mulighed for kunden for at afstemme sine forventninger og krav med markedet kan også gøre sig gældende. Urealistiske mål hos kunden for, hvad der kan lade sig gøre, det problem eksisterer. Muligheden for at gå i forhandling eksisterer, hvis man har en saglig grund. Jeg synes ikke, jeg ser misbrug. Men hvis man med vilje laver sin udbudsforretning sådan, at ingen kan opfylde kravene, for på den måde at kunne komme i forhandling, så er det ikke lovligt, siger Søren Staugaard Nielsen.
Han tilføjer, at en kommende ændring i EU-udbudsdirektivet, der åbner for konkurrencepræget dialog, måske kan reducere antallet af ikke-bebudede udbud efter forhandling.
Hos rådgivningsfirmaet Devoteam Fischer & Lorenz har partner Allan Jensen sin forklaring på tendensen.
- Det var ikke et tema for nogle år siden, men det er det nu. En af årsagerne kan være, at flere retsafgørelser på udbudsområdet har strammet praksis op. Danmark er blevet et strammerland. Der er en tendens til, at udbud skal køre mere efter bogen end tidligere. Margin for fejltagelser er blevet mindre, det er nemt at finde fejl, og i udbudsmateriale på flere hundrede sider er det menneskeligt, at leverandører laver fejl, siger Allan Jensen.
Han tilføjer, at der naturligvis er fordele ved at slippe for de snærende bånd ved et begrænset udbud, men at det vil være urent trav bevidst at gå efter et kunstigt snævre kravspecifikationer, ingen kan leve op til, for at komme i forhandling.
- Kommer det til en udbudsforretning efter forhandling, er det oftest fordi, noget er gået galt, siger han.
Et nyligt udbud fra Danmarks Radio af edb-tjenesteydelser og hermed beslægtede tjenesteydelser endte i en forhandlingsrunde efter det første begrænsede udbud. Projektchef i DR Michael S. Hansen siger, at det er et enkeltstående tilfælde i DR.
- Buddene var ikke konditionsmæssige, og så er det almindelig praksis at gå i udbud efter forhandling. Alternativet er at aflyse helt og begynde forfra med et nyt udbud. Generelt vil leverandørerne gerne have en mere dialogorienteret proces. Der er også mange gode argumenter for det på den anden side af bordet, for som kunde vil man gerne være sikker på, at leverandøren helt har forstået ens behov. Men vi skal holde os inden for rammerne. Og vi gør det i en grad, så leverandørerne brokker sig over det, understreger Michael S. Hansen fra DR.
boks:Udbud ved
forhandlingsbordet
Blandt nylige eksempler er Vestsjællands Amts udbud af et integreret løn- og personalesystem med tilhørende serviceydelser. Efter "uregelmæssige eller uantagelige bud" blev udbuddet annulleret og afløst af et udbud efter forhandling, hvor KMD vandt ordren som den ene af to tilbudsgivere.
Et andet eksempel er Farvandsvæsenets udbud af et automatisk elektronisk informationssystem, der muliggør udveksling af oplysninger mellem skibe og landstationer. Efter "ingen bud eller ingen egnede bud", som Farvandsdirektoratet skrev i bekendtgørelsen om ordretildelingen, kom det til forhandlingsrunden. Virksomheden GateHouse vandt ordren på 17,9 millioner kroner som en af fem tilbudsgivere.
Et tredje eksempel er et udbud af edb-tjenesteydelser og hermed beslægtede tjenesteydelser i Danmarks Radio, hvor buddene i første omgang blev dømt "uregelmæssige eller uantagelige". Her vandt IBM Danmark ordren som en af fire tilbudsgivere.
