Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 27. februar 2004.
Med væg til væg-SAP-installationer er Novozymes sikret integrerede og standardiserede it-systemer på én platform. Nye systemer i opkøbte virksomheder implementeres i løbet af blot seks uger.
Det ligner drømmen for enhver it-leverandør. Novozymes med væg til væg-installationer fra SAP. En næsten rendyrket business solution-implementering fra den tyske ERP-leverandør hos verdens største producent af enzymer, det børsnoterede Novozymes A/S, der sidder på 43 procent af verdensmarkedet.
Men så enkelt er det ikke. Det er en nøje planlagt it-forretning for at kunne leve op til Novozymes' vækststrategi om at vokse via opkøb med lynhurtige udrulninger - blot seks uger - af totale forretningsløsninger og rappe omstillinger i produktionen.
- SAP mener da formentlig, at vi er en god referencekunde. Men de mener ofte, at jeg er hård ved dem. Som tidligere bankmand lægger jeg da heller ikke bare alle æg i samme kurv og vælger bevidstløst SAP. Vi tester løbende, om SAP-funktionaliteten matcher vore krav. Og som vækstvirksomhed har vi set værdien af integrerede og standardiserede systemer på én platform, siger den garvede, 42-årige Bo Hegner, der har været it-direktør i Novozymes siden 2001 og har en fortid i Forsvaret, Danske Bank og PriceWaterhouseCoopers.
Lav TCO
Den såkaldte TCO, Total Cost of Ownership, er de totale årlige it-omkostninger i procent af totalomsætningen. I Novozymes var den i 2002 på 2,8 procent. Ikke meget for en videnvirksomhed i vækst, og som tjener penge i den bioteknologiske og kemiske branche. Men det interne mål er alligevel over tid at bringe TCO tættere på 2,0.
Novozymes har netop gjort op, hvad prisen er for at drive en SAP-bruger. Det koster overraskende nok det samme som en standard Microsoft desktop-bruger med Office-pakken og tilhørende applikationer, nemlig 26.000 kroner om året.
- Og vi har været meget konservative i prisudregningen, fortæller Bo Hegner.
- Vi har taget revl og krat med. Eksempelvis har vi print- og fildeling med, vi har hele vort internationale netværk med, for kører det ikke, så kan man ikke maile hinanden. Vi har desktop-træning med, vi har inkluderet webhotel, weboperationservices, fordi meget i dag er weborienteret, vi har diskstorage, vi har remote access, hvor man kobler sig op via en sikker forbindelse i en VPN-tunnel, Lotus Domino Operations Services, licenser og help deske, hardware - det hele er simpelthen med.
Konkurrerer med sig selv
Beregningen er ikke så meget lavet for at benchmarke Novozymes mod en anden best practice-virksomhed, der er dygtigere til at køre en eller anden desktop. Det kunne ud fra et akademisk synspunkt være meget interessant - hvor man kunne bruge en masse tid på at analysere, hvilke tal der indgik i sammenligningen. Beregningen er primært lavet, fordi Novozymes vil konkurrere med sig selv og gøre det billigere til næste år.
- Vi var overraskede over, at SAP var så billigt sammenlignet med en standard desktop. Vi havde nok forventet noget nær det dobbelte for en SAP-bruger. Vi har således en utrolig stor udbredelse af SAP i Novozymes. Både funktionalitetsmæssigt og geografisk. Vi er repræsenteret i mange lande, og der er kun tre lande, hvor vi ikke har implementeret SAP. Det er Kina, Indien og Sydafrika, men vi er i fuld færd med at implementere i Kina. Vi dækker alt lige fra indkøb over produktion og salg til finans, HR, business warehousing, e-business osv. Vi har væg til væg- installationer, siger it-direktør Bo Hegner.
Novozymes er formentlig den virksomhed i verden, som har den bredeste implementering af SAP. Kørende på én server, som trækker systemerne i hele verden. Det er realtid, online - all over the world. Data repliki fra en region til en anden. Noget, man ellers typisk gør i de fleste større virksomheder, som har SAP implementeret internationalt. De har systemet opdelt i tre tidszoner: Americas, EMEA og Asia-Pacifics. Forklaringen på en så ren ERP-installation er, at Novozymes har set værdien af integrerede og standardiserede systemer. Det betyder - og det er nok langt det vigtigste - at vi langt hurtigere kan implementere ændringer, fortæller Bo Hegner.
Det kan være forretningen, som udvikler sig, det kan være lovændringer, og det kan være tilkøb af nye virksomheder. Vi er nede på nu, at vi kan implementere SAP roll-out fra a til z i en opkøbt virksomhed i løbet af seks uger. Det er inklusive infrastruktur og desktop - alt inklusive.
Kravet til it ligger i Novozymes' vækststrategi om at foretage opkøb inden for beslægtede områder og integrere virksomhederne meget hurtigt. Synergierne skal høstes af de tilkøbte virksomheder. It er ikke alt afgørende, men det er en væsentlig del af at kunne føre strategien ud i livet.
Ikke hverdagskost
Den rene SAP ERP-installation over hele verden betyder også, at regnskaberne fra alle selskaberne hurtigt kan trækkes ind og afstemmes. Det er ikke et direkte krav for Novozymes som børsnoretet virksomhed, men det betød, at koncernen som det første KFX-selskab kunne offentliggøre sit årsregnskab (2003) den 29. januar - blot 29 dage efter regnskabsperiodens afslutning.
Det er ikke hverdagskost, heller ikke blandt verdens store virksomheder. Reelt var Novozymes færdig med det it-mæssige den 12. januar. Det havde aldrig kunnet lade sig gøre med en skov af forskellige systemer.
Umiddelbart kunne det se ud, som om Novozymes blot har kastet sig i armene på verdens største ERP-leverandør (SAP) for at være helgarderet. Ligesom virksomheder tidligere valgte verdens største it-leverandør IBM, for hvordan skulle man kunne gøre det bedre og mere sikkert som it-ansvarlig?
- Nej, vi vælger også andre applikationer end SAP fra tid til anden. Eksempelvis er vort CRM-system ikke SAP. Det er et canadisk system, fordi dengang vi valgte CRM, var SAP ikke så langt fremme i skoene på det område. Vi har også måttet forlænge vort SAP QM-kvalitetssikringsmodul med et andet system, LIMS Laboratory Investigation Management System. Det var ikke godt nok til de høje kvalitetskrav, der er inden for farmakaprodukter, fødevarer og foder i forbindelse med laboratorietest.
- Vi vælger ikke bare ukritisk SAP. Vi går løbende ind og vurderer funktionaliteten i SAP på et bestemt område og tidspunkt. Hvis vi så finder, at SAP-funktionaliteten ikke matcher vore krav, så kigger vi i krystalkuglen for at se, om SAP vil udvikle den funktionalitet i løbet af de kommende 9-12 måneder, Hvis de gør det, så venter vi de 9-12 måneder, hvis det ikke er forretningskritisk for os.
Best of breed
Andre virksomheder taler om at vælge best of breed, hvor man plukker de bedste systemer fra forskellige fabrikater ned fra hylderne. Sådan en strategi kunne Novozymes i princippet også køre med. Men den ville have sin pris og være på bekostning af koncernens fleksibilitet og evne til at reagere hurtigt
- Vi har således en afdeling på 90 it-medarbejdere, hvoraf de 60 sidder i Danmark. De kan lægge tyngde i udrulningen af it-projekter, fordi vi netop har standardiseret på én platform. Det gør vore projektomkostninger lavere og implementeringshastigheden hurtigere, fordi vi nemt kan flytte en medarbejders SAP-kompetence fra et område til et andet.
Et konkret eksempel sidste år var SAP-modulet APO, Avanced Planner and Optimizer. Det er et avanceret produktionsplanlægningsværktøj, som det tog en konkurrerende virksomhed med blandede it-systemer ni måneder at implementere. Det kunne Novozymes gøre på under halv tid - fire måneder.
Forskning er motoren
Novozymes er en hybridvirksomhed af biotek og tung kemisk procesindustri med enzymproduktion i skibsladninger på tusindvis af ton. Forskningen er motoren, og målet er at lancere syv-otte nye enzym-applikationer om året og hele tiden at flytte op på den nyeste teknologi og med bedst ydende enzymer. Det betyder it-systemer, som hurtigt kan stille produktionen om.
- Vi bruger syv heltidsansatte til at supportere SAP-systemet i hele koncernen verden over med 3.000 SAP-brugere, 24 timer i døgnet, 365 dage om året med en produktion i firholdsskift. Resten af de 90 it-medarbejdere arbejder med udvikling og infrastruktur i affiliates.
- Vi bruger også konsulenter udefra, men 70 procent af vor udvikling klarer vi selv. Det gør halen af uløste problemer mindre, når vi selv er inde i to tredjedele af udviklingsarbejdet. Når man ved, at man selv skal stå for vedligeholdelsen af systemerne bagefter, så bliver udviklingsarbejdet gjort helt færdigt, siger Bo Hegner.
Med en personaleudskiftning på kun tre ud af de 90 it-medarbejdere på tre år er det nemlig meget sandsynligt, at medarbejderne selv kommer til at stå for systemvedligeholdelsen. De 90 it-ansatte har en gennemsnitsalder på 38 år, en tredjedel er kvinder, og en tredjedel er udlændinge.
Billedtekst:
Som vækstvirksomhed har vi set værdien af integrerede og standardiserede systemer på én platform, siger Bo Hegner, it-direktør i Novozymes. Foto: Torben Klint
Boks:
Novozymes A/S
Novo Nordisk købte SAP til enzymforretningen i 1996 ud fra et logistisk synspunkt.
Enzymforretningen blev udskilt fra Novo Nordisk og børsnoteret som Novozymes den 17. november 2000.
Novozymes med 3.900 medarbejdere er verdens største med 43 procent (2002) af enzymmarkedet. Nummer to er Genencor Int. med 21 procent.
Novozymes havde i 2003 en omsætning på 5,8 milliarder kroner (en stigning på tre procent), årets resultat var 726 millioner kroner (en stigning på 14 procent).
Novozymes har hovedsæde i Danmark med kontorer og fabrikker i USA, Brasilien, Schweiz og Kina. Desuden en forskningsenhed i Japan og salgskontorer i 33 lande.
Boks:
Tjekliste til it-indkøb: Vi koder ikke
- Der er i dag en række standard ERP-systemer, som har en udmærket funktionalitet. Så hvis jeg sad i en mellemstor virksomhed og skulle vælge ERP-system, ville jeg kigge på dem og lade være med at kloge mig på at opfinde mit eget system. Det er simpelthen for dyrt, siger it-direktør Bo Hegner, Novozymes.
- Mit råd til dem, som har valgt systemer som SAP, Oracle, PeopleSoft, Baan og Navision, det er: Brug dem, som de er. Lad være med at ændre på dem, medmindre det virkelig er hjerteblod for virksomheden. Vi kan se hos os, at der, hvor man har lavet lidt for meget om i systemerne, fordi det nu var sådan, man ville have det, det er der, hvor vi bruger vore vedligeholdelseskroner og vor tid. Det er der, hvor vi ikke kan implementere hurtigt nok.
- Vor filosofi er enkel. Vi koder ikke, hvis vi kan undgå det. Man skal op hos mig hver gang og bede om tilladelse. Og mit stempel med "godkendt" er tørret ud. Det bliver ikke brugt. Der er kun én undtagelse. Det er output på skærm eller papir - der kan du gøre, hvad du vil af ændringer, siger it-direktør Bo Hegner, Novozymes. hilbert
Boks:
Bo Hegner
• 1993: HD, Informatik & økonomi.
• 1981-1984: Forsvaret, instruktør og projektleder.
• 1984-1993: Danske Bank, it-projektleder for valg og udvikling af systemer på udlandsområdet - clean payment, document based payments og arbitrage.
• 1993-2000: PricewaterhouseCoopers, managementkonsulent inden for SAP R/3 og chef for Financials Services samt udvikling af SAP's danske TR modul.
• 2000: Novo Nordisk, projektleder på opsplitning af it mellem Novo og Novozymes.
• 2001: It-direktør Novozymes.
