Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 28. november 2003.
Ringkjøbing Amts ESDH-system og organisationsændringerne i forbindelse med det er blevet mål for et forskningsprojekt. Det handler om, hvordan medarbejdere kan drive de forandringer, som elektronisk sags- og dokumenthåndtering åbner mulighed for.
effektivitet og harmoni
Hvis noget skal forandres i en organisation, hvem ved så bedst? Ph.d.- studerende Morten Wellendorf svarer selv:
- Jamen, det gør jo de folk, der sidder med sagerne i det daglige.
Tanken om, at medarbejderne skal drive forandringsprocessen i forbindelse med implementeringen af Ringkjøbing Amts ESDH-system, er kernen i projektet. Det skal sikre hans ph.d.-grad fra Forskerskolen i Ledelsesteknologi ved Handelshøjskolen i København - og også gerne bidrage til at skabe effektivitet og harmoni mellem medarbejdere og ESDH-system i Ringkjøbing Amt.
Amtet har for længst implementeret systemet. I maj sidste år valgte man efter udbud en løsning fra
EDB Gruppen og GoPro Landsteiner
Group - vel at mærke i en komplet standardiseret version helt uden tilpasninger.
- Når man presser sådan en ned over en organisation, så vil det senere være relevant med tilpasninger i forhold til en række arbejdsgange. Gennem arbejdet med ESDH-systemet finder man ud af, hvad det vil være relevant at tilpasse. Det kan være svært at sige på forhånd, siger Morten Wellendorf.
Og så peger han på naboamtet, Viborg, hvor man har købt præcis det samme ESDH-system, men valgt at få mange tilretninger lavet på forhånd. Efter bare den første tredjedel af ph.d.-projektet er han ikke kommet så langt som til en gennemgribende sammenligning, og om det kommer med er uvist. Foreløbig samarbejder man blot på tværs og erfaringsudveksler over amtsgrænsen.
Første tilpasning
I Ringkjøbing Amt arbejder man nu med projekter, hvor medarbejderne identificerer potentialer eller uhensigtsmæssigheder. Der bliver taget fat i konkrete arbejdsgange og set på det it-mæssige potentiale.
Den første, konkrete tilpasning er netop udviklet. Den vedrører udvekslingen af data med en bestemt type institutioner, bosteder for fysisk og psykisk handicappede. Indberetningsskemaer herfra gøres elektroniske, ligesom data overføres elektronisk. Samtidig kobles et statistik-modul på, så man lettere kan få overblik over materialet. Løsningen deles med både Viborg og samtlige kommuner i amtet.
- Det her er "hands on", og det kan komme leverandøren til gode, noterer Morten Wellendorf.
Hans egen forskningsmetode er i øvrigt såkaldt aktionsforskning med en højere grad af interaktion end ved traditionelle forskningsprojekter. Frem for blot at observere og beskrive er han med til at gå ind og blande sig i forandringsprocessen.
Ledelsen
Den medarbejderdrevne forandringsproces er ikke uden problemer, siger han og peger på faktorer som tid og risikoen for, at skjulte potentialer ikke kommer frem i lyset.
- Medarbejderens kerneydelse er jo sagsbehandling. Spørgsmålet er, om han eller hun kan tage tid herfra til et støtteredskab som it. På den ene side skal kerneydelsen jo leveres. På den anden skal man være med i forandringsprocessen. Føler man sig underdrejet af arbejdsopgaver, vil den ofte forekomme mere vidtrækkende og tidskrævende, end den er, og det nærer den indgroede mistillid til forandringer, bemærker Morten Wellendorf.
Han påpeger derudover, at medarbejderne nok skal tage ansvaret for deres egen arbejdsgang, men ledelsen skal gå foran - og tillade det.
- I en politisk organisation er man vant til, at det meste kommer fra ledelsen. Den forventning skal man flytte. Det, synes jeg, vi gør gennem projektet her, som vi naturligvis også søger at kommunikere ud i hele organisationen, siger Morten Wellendorf, der i sin ballast har kombineret forvaltning og it gennem først tre års studier på samfundsadministrationslinien på Aalborg Universitet og derefter to år på IT-Højskolen i København.
Ildsjæle
Vicekontorchef Henning Olsen er projektleder på Ringkjøbing Amts ESDH-system.
- Populært sagt kan man spørge, om mennesket skal tilpasse sig maskinen - eller omvendt. Vi har valgt at købe systemet først og er derefter gået i krig med at se på, hvordan vi kan bruge værktøjet, så vi er tilfredse med vores dagligdag og kan opfylde de krav, der stilles til os. Rent økonomisk er der med vores model sparet nogle penge i forhold til edb-leverandøren. Men den største omkostning er den tid, man bruger på at sætte sig ind i nye måder at arbejde på. Og det er der, der virkelig er en gevinst for os. Vi har fået et langt bedre afsæt til bedre måder at arbejde på ved ikke at kopiere vores eksisterende arbejdsgange ind i et elektronisk system. Vi skal ikke institutionalisere vores dårlige vaner, fastslår han.
Henning Olsen bekræfter, at der i høj grad er tale om et medarbejder- engageret og -initieret projekt. Cheferne har støttet det, men det er ikke dem, der er gået forrest.
Medarbejderne har også skullet passe de daglige rutiner, og det har været krævende at overskue det hele. Resultatet er foreløbig blandet.
- Nogle steder lykkes det godt, andre steder ikke. Karakteristisk er, at det er lykkedes, hvor der er ildsjæle, som kan begejstre hinanden. Dér ser vi resultater.
Amtsgårdens cirka 400 brugere er foreløbig koblet på systemet, som amtet nu er godt i gang med at udbrede til sygehuse og sociale institutioner. Således kobles de første ti institutioner på den førstkommende mandag. De resterende omtrent 90 vil følge næste år.
Billedtekst:
Tanken om, at medarbejderne skal drive forandringsprocessen i forbindelse med implementeringen af Ringkjøbing Amts ESDH-system, er kernen i ph.d.-studerende Morten Wellendorfs projekt.
