Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 21. november 2003.
utålmodighed: Alle er inviteret til FESD, men ikke alle agter at deltage.
I takt med at FESD-projektet bevæger sig fremad, er der kommet gang i markedet for sags- og dokumenthåndteringssystemer. For det er ikke alle, der har tålmodighed til at vente på den fællesoffentlige løsning på overgangen til elektronisk sags- og dokumenthåndtering.
Leverandørerne, der ikke er med i FESD-finalen, gør, hvad de kan, for at komme til fadet, inden de fællesoffentlige rammekontrakter ligger klar. Det har presset priserne og sat gang i det ellers stagnerende marked. Samtidig er behovet for at få et system på plads blevet mere akut hos nogle myndigheder, som derfor ikke har kunnet vente på pakkeløsningen.
I nogle kroge spores også mistillid til både tidsplan og resultat. Ikke alle har glemt, at der forud for FESD-projektet er gået et kuldsejlet forsøg på at lave en fælles løsning, det såkaldte SKI-udbud (Statens og Kommunernes Indkøbs Service), der kostede to års resultatløst arbejde.
Flere end en snes af landets største kommuner, deriblandt København, samt eksempelvis Undervisningsministeriet og ToldSkat har allerede lagt sig fast på en løsning.
Århus Amt valgte en jysk model
En uheldig kombination af økonomiske restriktioner og utidssvarende systemer er de barske realiteter mange steder. Eksempelvis i Århus Amt, hvor lang tids utilfredshed med det eksisterende snævre journalystem kolliderede med en benhård sparerunde. Det inspirerede amtet til at vælge en atypisk løsning - ikke fra en af de store leverandører, men et system kollegerne i Ringkjøbing Amt har skruet sammen og i bedste open source-stil forærer væk. Modtagerne skal blot være med til at videreudvikle systemet, der er kodet i Microsofts Visual Basic og understøtter SQL.
I foråret fik Århus Amt af Fischer & Lorenz foretaget en analyse, som anslog omkostningen til et ESDH-system til omkring 25 mio. kr. - plus egen arbejdskraft.
- Vi havde ikke 25 mio. kr., mens stod derimod over for en stor spareplan. Så vi valgte Ringkjøbing Amts løsning, der blot har kostet os 4-500.000 kroner i udviklingsomkostninger, fortæller Lars Vildbrad, direktør i Århus Amt.
Amtet har også etableret en brugerklub, der arbejder videre med udvikling af systemet.
Spydspidsen var Natur & Miljø kontoret i Århus, hvis struktur ligner det tilsvarende i Ringkøbing. Her traf man beslutningen i januar og satte systemet i drift 1. september med ca. 170 brugere. En analyse viste, at systemet kunne bruges af hele amtet, og i begyndelsen af november begyndte udrulningen i de øvrige afdelinger. Omkring 450 brugere blev koblet på i ét hug. I begyndelsen af det nye år ventes alle 850 på Amtsgården at være på.
- Det har været en intens optakt og en stram tidsplan. Men selv om det er vel tidligt at udråbe en stor succes, kan man i hvert fald sige, at det tegner fornuftigt, og organisationen er meget tændt på det, siger fuldmægtig Henrik Rosenlund Knudsen fra amtets projektgruppe om digital forvaltning, tre dage efter systemet er sat i drift.
Programmeringsarbejde og datakonvertering har amtet fået ordnet hos det lokale softwarefirma Ditmer A/S. Ringkjøbing Amt har lavet arkitekturen og i omlægningen af arbejdsgange har Århus også fået assistance fra Ringkjøbing Amt.
Henrik Rosenlund Knudsen fremhæver samarbejdet med naboamtet som forbilledligt og nærmest banebrydende, og han noterer, at Vestsjællands Amt i øvrigt også har været forbi for at kigge på systemet.
Et kerneformål med FESD-projektet er at sætte standarder. At sikre fremadrettede og standardiserede løsninger, der baserer sig på anbefalede standarder og it-arkitektur.
Samtlige myndigheder, Computerworld har talt med, der er løbet i forvejen med andre systemer end de FESD-blåstemplede, er overbevist om, at de vil kunne leve op til kommende standarder. Det forpligter leverandørerne sig til at sikre, selv om standarderne ikke er endeligt fastlagt. I Århus Amt regner teknikerne det ikke for noget problem.
Korsør gik i udbud
I Korsør har man nøje fulgt FESD-projektet som medlem af høringsgruppen, men er alligevel til sidst endt med selv at gå i udbud. Her havde man i lang tid skubbet det store, tunge, dyre og langsigtede projekt foran sig. Men så gik man sidste efterår i gang med at få skrevet projektdefinition og skaffe godkendelser i direktion og økonomiudvalg, og i begyndelsen af april indledtes et EU-udbud.
- Med FESD ville vi komme om på den anden side af 2005, før vi kom i gang. Og selv om de lover standardsystemer, ville vi alligevel skulle se på, hvordan de kunne bruges i vores hverdag, og lave vores tilpasninger, mener Henrik K. Larsen, der er sekretariatchef i Korsør Kommune.
EU-udbudet blev gennemført fantastisk hurtigt og forholdsvis smertefrit, siger han. I september valgte Korsør en løsning fra Unisys og er nu ved at klargøre systemerne til implementeringen. Superbrugerne er på kursus i november. Korsør lægger ud med tre afdelinger i første omgang og regner med at være helt færdig i august næste år.
Den fulde udnyttelse af systemet regner Henrik K. Larsen først med vil materialisere sig efter et par år eller tre. Så lang tid vil det tage at komme over kulturbarrierer og få gjort op med vanetænkning, vurderer han.
Omkostningerne, set over fem år og inklusive licensbetalinger, vedligehold, anskaffelse af hardware, diverse tilpasninger samt prisen på EU-udbudet, anslås i Korsør Kommune til fem-seks millioner kroner. Oven i kommer egen arbejdsindsats og kurser til medarbejderne. Korsør har omkring 240 brugere fordelt på fem forskellige adresser.
Boks:
Konsortierne i FESD'en
Finalister:
• Accenture med Traen Informationssystemer og Rambøll Informatik
• CSC med ScanJour og PLS
• Software Innovation med PLS og Eterra
Yderligere prækvalificerede:
• KMD med Dansk Internet Selskab, Microsoft og PLS
• IBM med EDB-Gruppen, GoPro Landsteiner Group og PriceWaterhouseCoopers
• WM-data med PLS
• Maersk Data Public med Novo Nordisk IT, PriceWaterhouseCoopers og Deloitte & Touche
Unisys/Cap Gemini med TDC som underleverandør var prækvalificeret, men trak sig midt i forløbet.
Devoteam var med som underleverandør i to konsortier, men trak sig for at kunne bevare sin uafhængighed.
Blandt ESDH-leverandører, der ikke blev prækvalificeret, er Fujitsu, som har leveret systemer til blandt andet Københavns og Frederiksberg Kommune.
Boks:
Særtog
Kommuner, amter og statsinstitutioner, der har meldt sig som lokomotiver til at være med til at trække FESD-projektet i gang:
• Bornholm regionskommune
• Bramsnæs kommune
• Ministeriet for Videnskab, Teknologi
og udvikling
• Miljøministeriet
• Ribe Amt
• Ribe Kommune
• Ringsted Kommune
• Skibby Kommune
• Sorø Kommune
• Socialministeriet
• Sønderjyllands Amt
