Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 21. november 2003.
BANG - DU ER DIGITALISERET VÆK: At det er blevet høsttid for gevinster hele året, er ved at blive et grundvilkår i den offentlige sektor. Forudsætningen for overhovedet at høste gevinster er dog, at man kender dem og går målrettet efter dem.
Berøringsangsten over for at høste gevinster ved digitalisering er ved at forsvinde. Der bruges stadigvæk mange eufemismer som "frigørelse af ressourcer" eller "effektiviseringsgevinster", når man skal beskrive, at job forsvinder og medarbejdere bliver overflødige, når forvaltningen bliver digital.
Men effektivisering er i løbet af et par år blevet et grundvilkår i den offentlige forvaltning. Ingen tror længere på, at digitaliseringen ikke kommer til at ændre den måde, tingene gøres på. Blandt andet på grund af økonomisk nødvendighed, budgetlofter og den demografiske udfordring med de små ungdomsårgange og de stigende plejeudgifter, der gør det nødvendigt at konvertere arbejdstid i administrationen til ansigt-til-ansigt-tid ude hos fru Andersen og i børnehaveklasse B.
En anden grund kan være, at sandheden her nogle år inde i e-government- og selvbetjeningsæraen bare er for indlysende. Vi har trods alt alle været tilskuere til lukninger af bankfilialer og prikkerunder i den tidligere så job-sikre bankverden, inden det hele endte med, at vi som kunder kom til at betjene os selv på nettet og i automaterne.
- Digitalisering af arbejdsgangene og automatisering af rutiner må nødvendigvis medføre, at nogle job forsvinder. Det er man nødt til at sige lige ud. Men mange ledere er bange for at provokere til medarbejderflugt, hvis de fortæller medarbejderne sandheden. Her er det min opgave at forklare dem, at man frem for alt ikke må lyve om den slags som leder. Inkompetence og løgn får medarbejdere til at flygte, ja, men ikke sandheden, siger Nic Thielsen, leder af den strategiske konsulentafdeling hos CSC.
Høsttid hele året
Ifølge tal fra Danmarks Statistik er effekten af digitaliseringen allerede ved at materialisere sig i form af frigørelse af ressourcer, som det her udtrykkes.
I 2002 sagde 39 procent af de statslige myndigheder, at de i høj eller nogen grad havde oplevet frigørelse af ressourcer. De tilsvarende tal for kommunerne var 30 procent og for amterne 66 procent.
- Om det er godt nok, det afhænger jo af forudsætningerne for det enkelte projekt. Jeg er dog skeptisk over for tallet for de statslige myndigheder, for jeg tror, der er sket flere besparelser, siger chefen for Den Digitale Taskforce, Thomas Nielsen.
- Der bliver skam fyret folk i staten i forbindelse med digitalisering, de seneste eksempler er i Miljøministeriet og hos ToldSkat. Der lå godt nok en politisk beslutning om at spare på ressourcerne, men man bruger nu aktivt digitalisering til at klare sig med færre ansatte, siger han.
Halvdelen af alle myndigheder, der har lagt arbejdsgange om i forbindelse med digitalisering, har ifølge tallene fra Danmarks Statistik oplevet frigørelse af ressourcer, mens det samme kun gælder for fem procent, der ikke har omlagt arbejdsgange. En lignende effekt ses i forhold til ny rolle- og kompetencefordeling.
Gevinst skal være kendt
- Forudsætningen for at opnå besparelser er, at man skal kende de mulige gevinster på forhånd for at kunne høste dem, at der er topledelsesopbakning til at gøre det - og at der laves organisatoriske omlægninger. I forvejen er det meget svært at høste besparelser, men erfaringerne viser, at hvis man ikke ved, hvad man vil høste, så er det nærmest umuligt, siger Thomas Nielsen, Den Digitale Taskforce.
- Vi har efterhånden dokumentation for, at der er gevinster at hente, hvis man går efter dem. Ikke i indkøringsperioden, der går lige lidt tid, før de er der, men netop derfor kan det oftest klares over et par år ved naturlig afgang, siger konsulent i KL's konsulentvirksomhed, Vibeke van der Sprong.
- Kommunerne efterspørger meget konkrete metoder til at høste gevinster. Det skyldes ikke så meget berøringsangst, som det skyldes usikkerhed på, hvordan man som leder skal gribe det rigtigt an, siger Vibeke van der Sprong.
Hos den Den Digitale Taskforce oplever man stadig stor efterspørgsel efter det business case-værktøj fra Deloitte & Touche, som alle har kunnet hente gratis på hjemmesiden siden maj.
Den effektive kommune
Hos KMD har man gjort det til et nyt forretningsområde at hjælpe kunderne med at få mere ud af deres it-systemer, nye som gamle. I øjeblikket er der pilotprojekter om forenkling af arbejdsgange inden for pension, boligstøtte, skat og bilagshåndtering ved indkøb under fællesnævneren "Den effektive kommune". På længere sigt indebærer projektet en systematisering og videndeling på tværs af hele den kommunale sektor.
Hensigten er først at analysere, hvilke nøgletal der kan bruges til at definere effektiviteten på det pågældende område. Dernæst måles og benchmarkes den enkelte kommune.
Som punkt tre kan KMD begynde at give gode råd. Punkt fire er at være med til at gennemføre ændringer. Og punkt fem er løbende benchmarking, hvor kommunen konkurrerer både mod andre og sig selv.
Skar ledelseslag væk
Et sted, hvorfra der allerede nu lyder gode råd og erfaringer om at høste gevinster er Nordjyllands Amtsgård, hvor projektleder Tina A. Heide som et led i Det Digitale Nordjylland på knap tre år har indført Den Digitale Amtsgård og sparet 25 personalenormeringer.
- For tre år siden var det almindeligt bare at formulere et løst krav om rationaliseringer, og så gik det nok, og så endte det som regel med, at der ikke var nogen gevinster, siger Tina A. Heide.
Hun tog derfor et bevidst valg om, at der skulle være besparelser.
- Vi tog dem up front ved projektets start. Jeg lavede ikke arbejdsgangsanalyser, men fjernede simpelthen 25 normeringer fra lønsummen, fortæller Tina A. Heide, som til enhver tid vil anbefale metoden.
- Det eneste rigtige er at beslutte, at gevinsten er der. Hvis den ikke er det, så er digitaliseringsprojektet ikke godt nok, siger projektlederen.
De 25 nordjyske personalenormeringer var langt fra HK'er alle sammen.
- Digitalisering presser jo kompetencerne nedad i organisationen, så for at tage konsekvensen af det, skar vi et helt ledelseslag væk i Teknik og Miljø-forvaltningen. Det var svært at få taget beslutningen, det er jo normalt ledelsen, der træffer beslutninger. Denne her måtte helt til tops i organisationen, siger Tina A. Heide.
Billedtekst:
- Digitalisering af arbejdsgangene og automatisering af rutiner må nødvendigvis medføre, at nogle job forsvinder. Det er man nødt til at sige lige ud, siger Nic Thielsen, leder af den strategiske konsulentafdeling hos CSC.
Foto: Torben Klint
Billedtekst:
- Vi har efterhånden dokumentation for, at der ér gevinster at hente, hvis man går efter dem. Ikke i indkøringsperioden, der går lige lidt tid, før de er der, men netop derfor kan det oftest klares over et par år ved naturlig afgang, siger konsulent i KL's konsulentvirksomhed, Vibeke van der Sprong.
