Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 30. maj 2003.
Koncern-it er en forudsætning for digitalisering af den offentlige sektor, mener Beskæftigelsesministeriets it-direktør Michael Wright.
BESKÆFTIGELSESMINISTERIET
Michael Wright ser koncern-it som en forudsætning for digitalisering af den offentlige sektor, fordi selvbetjeningsløsninger og servicefællesskaber på tværs af forvaltningen kræver, at der kan indgås aftaler mellem enheder af en vis størrelse, hvis det hele ikke skal ende i aftale-ragnarok mellem alt for mange aftalepartnere.
- I visse tilfælde vil koncern-it på ministerieniveau ikke engang være nok. Store komplekse digitaliseringsprojekter, hvor mange ministerier og kommuner og andre aktører fra den private sektor deltager, vil eksempelvis kræve, at man kan opfatte staten som Èn it-koncern, siger Michael Wright, Beskæftigelsesministeriets it-direktør. Også ud fra et standardiseringssynspunkt er koncern-it en fordel, ligesom der nemmere kan laves en sammenhængende sikkerhedsmodel for ministeriets systemer. - Koncern-it gør, at it-sikkerheden bliver til at håndtere for brugerne, og at den nødvendige sikkerhed ikke bliver uforholdsmæssigt dyr, siger Michael Wright. Endelig er der også gevinster at høste ved, at it-systemerne kommer til at fungere mere effektivt, og at nye systemer udvikles bedre og er forretningsmæssigt bedre tænkt. Det øger produktiviteten.
BIT flytter årligt 80 millioner kroner
BIT, Beskæftigelsesministeriets IT, blev etableret 1. september 2002 efter den mest vidtgående af de tre koncern-it-modeller, der havde været oppe at vende hos ledelsen. BIT har derfor ansvar for både udvikling og drift af alle Beskæftigelsesministeriets fælles it-systemer og for driften af alle de forretningsmæssige systemer. Foruden Departementet dækker BIT de fire store styrelser, Arbejdsmarkedsstyrelsen (AF-systemet), Arbejdsskadestyrelsen, Arbejdstilsynet og Arbejdsdirektoratet. I alt flytter BIT's systemer årligt 80 milliarder kroner.
- BIT er så vidtgående en koncern-it-funktion, som det kan lade sig gøre at have i den offentlige sektor, hvor man ikke ligesom i den finansielle sektor kan lave alle systemerne ens. I modsætning til bankerne løser den offentlige sektor jo vidt forskellige opgaver i samfundet, siger Michael Wright.
Minimal-organisation
Hans mantra - som han har haft for øje under opbygningen af BIT - er, at man skal opbygge en organisation efter de opgaver, man ønsker, den skal løse. - Vi har lagt vægt på at opbygge en så minimalistisk organisation som muligt. Vi køber os til alle servicefunktioner som post, kantine, reception, rengøring og kontorartikellager hos Arbejdstilsynet (som BIT er flyttet sammen med på Østerbro 1. maj, red.), personalefunktion og overordnet økonomifunktion i departementet og lønanvisning med videre i ministeriets nyetablerede administrationscenter, siger Michael Wright.
Hermed sikrer han, at de 40 medarbejdere er aldeles fokuseret på de it-opgaver, som er beskrevet med mål og resultatkrav i den omfattende resultatkontrakt for BIT, som nu ligger klar til at blive underskrevet.
- Det første halve år er tiden gået med etablering og organisationsudvikling, og rigtig meget tid er også brugt på at forhandle aftaler med alle og lave SLA'er (Service Level Agreements) internt med forretningsenhederne og eksternt med leverandørerne og skrive dem ned. Nu skal vi til at levere både kvalitet og kvantitet, siger Michael Wright.
- Det er vigtigt, at der er udførlige, nedskrevne aftaler om alt. Det er en væsentlig opgave for BIT at holde styr på alle aftalerne, ikke mindst fordi over 80 procent af ministeriets it-drift er outsourcet til omkring 15 forskellige samarbejdspartnere, siger Michael Wright. På udviklingssiden har BIT omkring 50 leverandører, men det er på driftssiden, der er størst behov for konsolidering. - Vi kan ikke overkomme at have relationer til så mange på driften, siger direktøren, som derfor også i resultatkontrakten har nedfældet, at der skal laves en sourcingstrategi. Den skal være færdig inden udgangen af i år. - Ledetråden er kontinuitet og konkurrence. Vi vil ikke skifte leverandører, som man skifter sokker, for vi vil helst have langvarige relationer, men de skal alle sammen vide, at der altid er en anden leverandør, som kan overtage opgaven, siger Michael Wright og kommer lidt til at lyde som Anders Fogh Rasmussen, da han som ny regeringsleder advarede sine ministre mod at drive den af på taburetterne.
Bredbånd og e-mail
Første punkt i den digre resultatkontrakt er et fælles e-mail-system. Ministeriet har i øjeblikket fem e-mail-systemer, der er etableret uafhængigt af hinanden, men ifølge resultatkontrakten er det slut med e-mail-kaos i Beskæftigelsesministeriet fra første kvartal af 2004. Det nye fælles e-mail-system skal have en dokumenteret tilgængelighed på 99 procent eller derover i anden halvdel af 2004. Et allerede gennemført punkt er fælles bredbånd, som har virket upåklageligt siden 1. april. Erfaringerne herfra vil indgå i det videre arbejde med Statens Bredbåndsnet. Til efteråret gennemføres en international benchmark af Beskæftigelsesministeriets samlede it-portefølje i Gartner-regi. Formålet er at identificere de områder, hvor der er et særligt potentiale for rationalisering, samt at danne grundlag for den nye it-strategi i ministeriet, som skal sættes i gang i 2004.
- Åbenhed i forvaltningen er en del af BIT's vision, så vi lægger resultatet af benchmarkingen på www.bmit.dk uden dog at afsløre så meget, at vi forringer vores forhandlingsposition. Det samme gælder for driftsstatistikker for de væsentlige it-systemer, siger Michael Wright.
BIT-styringsprincipper
For at kunne holde snor i it-udviklingen har BIT ret til at være med i alle it-udviklingsprojekter i ministeriet. Forretningsenhederne har selv ansvar for deres egne it-udviklingsprojekter - og dermed også selv pligt til at deltage. BIT har endvidere en indflydelsesmulighed, som Michael Wright ikke tror, han nogensinde får brug for, nemlig magten til at standse ethvert it-udviklingsprojekt, hvis det ikke lever op til ministeriets strategi eller standarder. Alle omkostninger til it-drift og it-udvikling afholdes af forretningsenhederne selv.
Den bagvedliggende it-strategi lægges af SUG, ministeriets Strategi- og Udviklings Gruppe, hvor der sidder et par ledere fra alle de institutioner, som BIT servicerer, og selvfølgelig af koncernledelsen. Det sikrer, at forskellige it-projekter ikke er i vejen for hinanden, og at der er god koordination i større, tværgående it-projekter.
Den formulerede vision for BIT handler ikke overraskende blandt andet om professionalisme og om at være en attraktiv arbejdsplads. Mere utraditionel er den del af visionen, der lyder: "Samtidig vil vi skabe en kultur, som er kendetegnet ved tilstrækkeligt albuerum til nye ideer, opgør med vanetænkning, hvor det fremmer kreativiteten, og hvor stoltheden ved kvalitet altid er den drivende kraft."
Boks:
Michael Wright
Michael Wright har en længere chefkarriere i den offentlige sektor bag sig, senest var han direktør i Statens Information, men valgte i 1999 at springe ud som iværksætter sammen med en barndomsven i virksomheden IT-Kompetence A/S. I december 2001 vendte Michael Wright tilbage til det offentlige som it-direktør for Arbejdsmarkedsstyrelsen og dermed som ansvarlig for Amanda. Da planerne om koncern-it få måneder senere opstod og skulle sættes på skinner, fik han tilbudt jobbet med at opbygge og lede BIT, Beskæftigelsesministeriets IT.
Billedtekst:
I Beskæftigelsesministeriet er den forventede
besparelse alene på driften 10-15 millioner
kroner årligt eller ti procent af it-driftsbudgettet.
- Hvis der bliver indført koncern-it i hele staten, er der rigtig mange penge at spare, siger it-
direktør Michael Wright, Beskæftigelses-
ministeriets IT. Foto: Torben Klint
