Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 28. marts 2003.
Mens FESD-arbejdet går sin gang, arbejdes der andre steder i landet på hurtigere og billigere løsninger for dokumenthåndteringen. Ringkjøbing Amt har lavet sit eget system, som det tilbyder gratis til andre interesserede. Århus er på vej om bord som følge af en sparerunde.
Jysk handlekraft
Man taler om sindige jyder, men tålmodigheden er ikke den stærkeste side hos Jens Wolf Jespersen.
Han er projektchef i Ringkjøbing Amt og et af hovederne bag et lokalbygget ESDH-system, specialsyet til amtets Teknik & Miljøafdeling, komplet med velfungerende, integreret GIS geografisk informationssystem.
- Hvor længe kan du holde ud at vente? Store løsninger er ofte en dårlig undskyldning for trækken i langdrag. De folk, der er involverede i FESD, er dygtige og gør, hvad de kan, men alligevel bliver det noget smøl. Skal man implementere it-løsninger over en så lang periode som i FESD og særtogene, er man allerede kørt fast, mener Jens Wolf Jespersen.
Han henviser til anbefalinger fra Teknologisk Institut om, at erfaringer med store offentlige it-løsninger viser, at projektperioder ikke må være længere end seks til ni måneder. Strækkes de herudover, vil teknologien være forandret, behovene har flyttet sig, og nøglepersonerne har skiftet job.
I Ringkjøbing trak Teknik & Miljø alle journaloplysninger ud af sin eksisterende mainframejournal fredag den 30. november 2001 og var fra mandag den 3. december helt afhængig af det nye ESDH-system. Målsætningerne for 2003 er at åbne sagsbehandlingen for offentligheden, at borgeren via internet kan bruge ESDH-systemet, og at binde amtets og kommunernes sagsbehandling tættere sammen.
I resten af amtet ønskede man et ESDH-system, der byggede på en velkendt teknologi, og valgte en GoPro-løsning, der bygger på Lotus Notes, som man i forvejen havde erfaringer med og viden om.
Til fri afbenyttelse
Systemet er til fri afbenyttelse. Det er kodet i Microsofts Visual Basic og understøtter SQL. Ringkøbing Amt ejer kildekoden og har dermed hånd- og halsret over det. Den ret bruger de til at forære systemet til andre offentlige institutioner. De skal blot deltage i en brugergruppe med videreudvikling for øje.
Foreløbig har Natur & Miljø kontoret i Århus Amt sagt ja tak. Deres struktur ligner den tilsvarende afdeling i Ringkjøbing, så valget var naturligt.
En kraftig sparerunde i december, hvor en prikkerunde ramte 20 pct. af medarbejderne, var den udløsende faktor i beslutningen om, at en hurtig og billig løsning var påkrævet.
- Først måtte vi kigge på arbejdsgangene. Med journalsystemer, der ikke lever op til vores krav, skulle der frem for alt fokus på vidensdeling. Det stod klart, at vi måtte have teknologi til at hjælpe os gennem nedskæringen, og Ringkjøbings system passede præcis til vores virksomhedskultur. Vi kunne matche medarbejdere direkte, hvilket gør det let at implementere, siger kontorchef i Natur & Miljø, Lars Knudsen.
Beslutningen blev truffet i januar, og systemet sættes i drift 1. september - på e-dag. Inden da har man frikøbt en medarbejder fra Ringkjøbing 50 procent til at hjælpe med tilretning og arbejdspladsanalyse.
Prisen på Ringkjøbing-løsningen er vanskelig at opgøre direkte. Men når man trækker de omkostninger fra, der skulle have været afholdt alligevel bl.a. til opgradering af pc'er og indkøb af Microsoft Office, og ikke indregner egne timer, anslår Lars Knudsen dem til cirka 350.000 kroner, hvoraf de 250.000 vedrører en tilpasning af GIS til århusianske data.
Han understreger, at implementering af ESDH er et voldsomt projekt, som kræver meget af medarbejderne. Men at det er godt at få vendt bøtten og revurderet sagsgangene og få skabt transparens.
Dyrt eller billigt
I Århus Amt var man godt hjulpet på forhånd, i og med at amtet allerede havde fået foretaget en ESDH foranalyse komplet med kravspecifikationer fra Fischer & Lorenz. Her blev de anslåede udgifter til indkøb og implementering af et ESDH-system sat til 25 mio. kr. til selve anskaffelse og tilpasning. Hertil kom driftsomkostninger og interne ressourcer, som ville bringe den samlede pris op på 45 millioner kroner over fire til fem år.
- Set fra min stol har der været talt om ESDH i Århus Amt i temmelig lang tid. Vi fik lavet analysen sidste forår, men så kom sparerunden, FESD kom ind over, og så besluttede vi at afvente det offentlige udbud. Men vi måtte gøre noget. Sparerunden skabte behov for teknologi, især i Natur & Miljø. Oveni har vi et dårligt journalsystem, siger fuldmægtig Henrik Rosenlund Knudsen, som fra Amtsråds- og Udvalgssekretariatet deltager i projektgruppen om digital forvaltning.
Amtet så på, hvilke løsninger man havde valgt andre steder. Turen gik blandt andet til det digitale Nordjylland og til Ringkjøbing Amt.
Nu overvejer man i Århus, om Ringkøbing-løsningen, der er udviklet, så det forholdsvis let kan tilpasses de to tekniske driftsområder, skal implementeres i hele amtet. Det ventes besluttet i løbet af april.
- Vi ser på, om det kan tilrettes, hvad det vil koste, og hvor hurtigt det kan gøres, siger han, og tilføjer at det vil være problematisk at vente, til særtogene når frem.
