Det er en hård opgave at optimere indsigt og arbejdsgange i en koncern, når marketing ikke altid ved, hvad produktionsafdelingen planlægger, når salg kæmper med at finde ud af, hvordan lagerbeholdningen vil udvikle sig i den nærmeste fremtid - og kundeservice konstant mangler opdaterede oplysninger fra alle andre.
Resultatet er, at disse afdelingssiloer fører til manglende tilpasning.
Den uheldige kendsgerning er, at moderne virksomheder opbygger informations- og datasiloer som aldrig før: Den gennemsnitlige virksomhed kører processer over hundredvis af systemer, der ikke spiller godt sammen. Kompleksiteten opbygges over tid og skaber skjulte ineffektiviteter på tværs af processer, mennesker og teknologi, siger Michael Zink, vicepræsident og general manager for Norden og Østeuropa hos Celonis.
"Man optimerer i de enkelte forretningsenheder for at imødegå f.eks. stigende råvarepriser eller ustabilitet i forsyningskæden. Samtidig ændrer kundernes præferencer sig konstant, og der er hele tiden digitaliseringsprojekter i gang i forskellige dele af organisationen. Det er nogle af de faktorer, der gør matrixen stadig mere kompleks og komplicerer det tværgående overblik. Så det er her, vi kommer ind i billedet", siger Michael Zink.
Process mining finder produktivitetstab i hele koncernen
Celonis er pioner inden for process mining, som i sin moderne inkarnation indebærer, at man overlejrer en AI-drevet model på datagenererende elementer på tværs af organisationen for at få indsigt i igangværende processer. Typisk med det formål at gennemskue, hvor flaskehalse og forsinkelser opstår.
"Man kan groft sagt sammenligne process mining med en konstant opdateret scanning af en krop, der giver dig viden om, hvordan blodet flyder, om organerne fungerer optimalt, og hvor der kan være blokeringer, der kan udvikle sig til en blodprop. For ligesom en læge kan man kun helbrede, hvis man ved præcis, hvor der er noget galt," forklarer Michael Zink.
Celonis samarbejder med en række af verdens største virksomheder, herunder Volkswagen og Siemens. Men selskabet hjælper også en lang række nordiske koncerner med at få styr på deres processer, og her oplever Michael Zink, at organisationerne har et klart forspring i forhold til virksomheder i mange andre dele af verden. For selv om organisationerne måske mangler synlighed i processerne, så har de faktisk det digitale råmateriale, der gør indsigt mulig.
Se selv: Sådan fungerer process mining
Optimering: Fra interviews til databaseret analyse
"Traditionel procesoptimering foregår ved at interviewe medarbejderne om, hvordan de arbejder, og så forsøge at optimere derfra. Det er krævende og ikke altid så præcist, som man gerne vil have det. I stedet tager vi et kontinuerligt digitalt fodaftryk af logfiler og opbygger en datamodel ud fra det for at beskrive, hvordan processerne rent faktisk kører. Her har de nordiske virksomheder den store fordel, at de er så grundigt digitaliserede, at vi hurtigt får et godt grundlag for yderligere tiltag," siger Michael Zink.
I praksis opnås denne indsigt på flere måder: Ved at forbinde datamodellen med kildesystemer som ERP, CRM eller SCM for at se, hvordan processer og datastrømme rent faktisk fungerer.
Få opdateret indsigt 19. maj på Celonis World Tour i København
Løsning: Execution management
Her har Celonis skabt en helt ny kategori kaldet "execution management".
Virksomhedens Execution Management System (EMS) afslører og retter procesineffektivitet. Det forbinder sig med dataene og giver intelligens til at forstå, hvad der skal rettes først, og hvilke handlinger der skal foretages for at fjerne de ineffektiviteter, der i stilhed dræber præstationen.
Ved at forbinde data på tværs af systemer, apps og desktops ”røntgenfotograferer” Celonis EMS hele virksomhedens forretningsdrift og viser, hvordan en virksomhed virkelig fungerer. Den afslører alle ineffektiviteter og sammenbrud på tværs af systemer, processer og mennesker og løser dem derefter automatisk, idet den starter med de mest betydningsfulde af dem.
Celonis EMS fungerer som en hjerne, der orkestrerer på tværs af mennesker, processer og teknologier for at optimere procesudførelsen uden direkte at erstatte eksisterende systemer eller værktøjer. Og det giver teams mulighed for at operere på deres højeste niveau af effektivitet og virkningsfuldhed og nå nye præstationsniveauer.
Ved at bruge EMS kan en virksomhed opnå store gevinster ved at automatisere processer; målt i arbejdstid koster det f.eks. typisk 4-5 euro at behandle en faktura, og når en koncern behandler en million fakturaer om året, er der virkelig store gevinster at hente ved at automatisere behandlingen af 20-30 procent af dem.
"Her hjælper vi grupper med at identificere, hvad der præcist kendetegner fakturaer, der behandles manuelt, og med at opbygge intelligente arbejdsgange, der muliggør intelligent automatisering," siger Michael Zink.
I andre tilfælde har EMS hjulpet virksomheder med at identificere de – typisk 1-2 procent – af fakturaerne, der fejlagtigt bliver betalt to gange af den ene eller anden grund. I mere ekstreme tilfælde har det vist sig, at denne dobbeltbetaling koster nogle koncerner over 100 mio. kr. årligt, hvilket de har været i stand til at minimere betydeligt med eksekveringsstyring.
"Der er altså mange penge at tjene ved at eksekvere optimalt," siger Michael Zink.
Bæredygtighed og CSR-analyse i stærk vækst
Et af de mest interessante potentialer inden for process mining og execution management har dog mindre at gøre med kroner og øre. For aktionærer, kunder og samfundet som helhed stiller strengere krav til virksomhedernes CSR-indsats, og det samme gør kravene til dokumentation for den konkrete virkning af denne indsats.
"Flere og flere virksomheder beder om hjælp til at kortlægge og minimere deres CO2-fodaftryk, men også til at dokumentere spildprocenten af råmaterialer og halvfabrikata. Det er bestemt ikke ligetil. Man er nødt til at være systematisk, kortlægge delprocesser og samle oplysningerne for at få et reelt, samlet billede. Det er her, at vores værktøjer og metoder kommer til deres ret", siger Michael Zink.
"Jeg vil ikke lægge skjul på, at vi stadig befinder os i de tidlige stadier på dette område. På den anden side er det et område af stor interesse, og det vil uden tvivl blive stadig vigtigere for vores kunder i de kommende år", siger han.