Microsoft har annonceret prisstigninger på 10-15% på de fleste 365-produkter.
Selvom mange virksomheder ikke har et reelt alternativ til Microsoft, og de forhandlede rabatter selv for større virksomheder er faldende, så er der et betydeligt potentiale for at imødekomme de annoncerede prisstigninger:
”Det overrasker de fleste, at der i gennemsnit er 14% inaktive brugere i et Microsoft 365 miljø – og det er selvom licensstyring ved til- og afgang af medarbejdere er automatiseret.” (Mikkel Næsager, Chief Innovation Officer Kostner)
”Hertil kommer den gruppe af brugere, der sidder på en forkert licens, hvor der betales for funktioner, der slet ikke bruges og derfor kan nedgraderes til en billigere licens” fortsætter Mikkel Næsager.
Hvis din virksomhed starter nu, kan effekten af prisstigningerne begrænses eller elimineres. Det kan måske lyde tidskrævende, men der er mange genveje at tage og karrieremæssigt kan det være en god idé at forstå, hvordan principperne i FinOps kan bruges på Microsoft 365.
Inaktive brugere koster dyrt
Selvom de fleste organisationer har automatiseret tildeling og fjernelse af licenser når medarbejdere starter og stopper er der ofte mange inaktive brugere i miljøet af flere årsager: eksterne konsulenter, orlov og længerevarende sygdom og brugere der opretholdes for at have adgang til data mm.
Arbejdet med de inaktive brugere er et stort potentiale – enten ved helt at fjerne brugerne, eller at tildele en billigere licens, der passer til det aktuelle behov.
Ud over at det er en omkostningsmæssig byrde skal du også være opmærksom på, at inaktive brugere er en latent sikkerhedsrisiko – en angrebsflanke, hvor brugeren pga. inaktivitet ikke vil opdage, hvis kontoen bliver kompromitteret.
En væsentlig opgave er derfor, at du har overblik over dine inaktive brugere.
Mange brugere kan klare sig med en billigere licens
Mange virksomheder har en tendens til at tildele alle medarbejdere den samme M365 licens.
Dette er typisk for at lette administrationen, selvom der er medarbejdergrupper, der måske kunne klare sig med en billigere licens, f.eks. dem, der aldrig bruger desktop-udgaven af Office suiten.
Ofte er det svært at nå en endelig beslutning om at differentiere licenserne fordi ingen har fuldt overblik over, hvem der udnytter hvilken funktionalitet.
En af de gode muligheder ved Microsofts overgang til de cloud-baserede 365-produkter er, at der nu er betydelig bedre mulighed for at se, hvilke dele af de tildelte licenser, der faktisk udnyttes – og dermed også hvilke brugere, der kan klare sig med en billigere licens.
FinOps - en ny måde at tænke omkostningsstyring på
Dit Microsoft 365 miljø er dynamisk. Du har eksempelvis eksterne konsulenter tilknyttet i en periode eller medarbejdere på sygeorlov. Du har derfor brug for en dynamisk måde at styre dine omkostninger.
Hver måned eller hvert kvartal bør du gennemgå dine brugere for at fintune dine automatiseringer og licenstildeling.
Denne løbende styring bliver ofte kaldt FinOps – et begreb, der oprindeligt er opstået i forbindelse med økonomisk styring af cloud services som Azure, men som er velegnet for alle typer af IT-ydelser, der købes som services med løbende betalinger.
Mikkel Næsager anbefaler kraftigt, at du investerer i at lære mere om FinOps, så du kan være på toppen indenfor dit felt.
”Uanset om du er IT-chef, licens-manager, cloud-udvikler så vil det styrke din karriere at forstå principperne for FinOps til omkostningsstyring – og hvordan det kan gøres tidsmæssigt effektivt. Om 5 år vil alt blive købt som services.”
Tag styringen nu og vær klar til at imødekomme Microsofts prisstigninger i 2022
Som nævnt har Microsoft annonceret prisstigninger på 10-15% pr. 1. april 2022.
Hvis du går i gang nu med at få set på inaktive og brugere med forkerte licenser har du gode muligheder for at mindske eller helt eliminere effekten af prisstigningerne.
Og som Mikkel Næsager slutter af:
”Så behøver vi jo ikke at yde velgørenhed til Microsoft ved at betale mere end nødvendigt – det seneste regnskab tyder ikke på, at de er økonomisk nødlidende”.
Vil du forstå hvordan principperne i FinOps kan bruges på Microsoft 365?
Tilmeld dig vores online webinar d. 18. januar kl. 11:00-11:30, 2022.
