Dokumentarkiv

Hej.

Jeg driver et firma, hvor vi siden slutningen af 1990'erne har indskannet al korrespondance og øvrige dokumenter, med undtagelse af bogføringsbilag, i en arkiv-database, der hedder Docs Open.

Dokumentarkivet indeholder også alle de dokumenter, vi selv laver. Der kan søges på kryds og tværs på alle mulige måder, hvilket fungerer ret godt.

Der ligger p.t. omkring 215.000 dokumenter i databasen, som dagligt udbygges med dagens post.

Mit problem er, at programmet ikke har været opdateret i mange år, og vi begynder at få problemer, idet der ikke kan arkiveres forskellige nyere filtyper. Fx kan der ikke arkiveres docx-filer eller xlsx-filer og sågar heller ikke pdf-filer (de indskannede dokumenter ligger som tif-filer).

Jeg bliver derfor nødt til at få taget hul på enten en opdatering eller et skift til et andet system. Men jeg har dog ikke kunne finde ud af, om DocsOpen overhovedet kan "bringes op til nutiden" - og fungerer det så godt?

I mine overvejelser indgår også sharepoint.

Jeg vil gerne lade mine kunder tilgå udvalgte dokumenter eller dokumenttyper online.

Er der nogen, der har nogen gode råd til, hvilke dokumentarkiveringssystemer, der kunne være relevante for mig, herunder om det er muligt at konvertere nuværende enorme mængde dokumenter til dette?

Alternativ, hvordan jeg ellers bedst kan få taget hul på problemet.