Brugerdefinerede felter

Skal mailen sendes ud af huset?

ck@officekonsulenterne.dk
/Christian

I forbindelse med arkivering af mails (indgående og udgående) overvejer jeg at gemme samtlige virksomhedens mails i én offentlig folder med et projektnummer knyttet til hver mail, fremfor at oprettet en folder til hvert projekt.

Nja... det kan godt lade sig gøre. Men det kræver en del arbejde, og vigtigst af alt. Ligemeget hvad du gemmer i diverse felter så vil disse blive "stribbet" af når du sender ud af huset. De vil dog stadig blive lagret i mailen i den ofentlige mappe. Det kræver en del struktur og styring, før det bliver rigtigt godt (tro mig, har forsøgt på en tidligere arbejdsplads at få det til at lykkes i 4 år ;-) )

Den nemme måde her, at sætte en kategori på. Denne kategori kan du så efterfølgende lave både søginger, og visninger med og i forbindelse med oprydning sætte mails med bestemte kategorier i bestemte mapper.

Er det mon en mulighed?

/Christian

Vi har ca. 150-200 projekter om året, hvor der modtages mails. Vi opretter i forvejen biblioteker i filstruturen til arkivering af Excel, Word, billeder osv. Mine overvejelser går på, om vi skal flytte mails fra outlook til filstrukturen og gemme dem sammen med de øvrige dokumenter eller jeg skal oprette en identisk mappestruktur i outlook (som offentlige mapper). Jeg vil gerne undgå at hver enkelt bruger af systemet (ca. 15) opfinder deres egne principper for arkivering af projektrelaterede mails, ligesom jeg gerne vil sikre at flere personer, der er tilknyttet samme projekt, har adgang til den fulde korrespondance.

Hvis jeg vil anvende kategorier, så skal der vel principielt oprettes en kategori for hvert projekt, ikk?

Ja det skal der faktisk, og det giver en masse andet bøvl. Jeg vender lige tilbage i morgen med lidt flere ideer :-)

ck@officekonsulenterne.dk
/Christian

Altså generelt så er det altid dumt at gemme ting der hører sammen i flere forskellige strukturer. E.g. disjen og Outlook/Exchange. Den ummidelbare nemmeste måde er naturligvis at gemme det hele på disken, så du har dine mails liggende som eml filer. Dette giver blot bare en masse bøvl, specielt for brugerne. Man skal jo huske at skal man have struktur, så er den eneste måde at gøre det så nemt for brugerne som muligt.

Der findes forskellige muligheder, for at gemme dokumenter på Exchange(public folders) så du faktisk gemmer både kontakter, breve, mails og andet samme sted. Den helt store fordel er ved denne løsning, er at du kan få nogle rigtigt fede views over dine dokumenter. Desuden så kan det kombineres med skabaloner så brugerne ikke ummidelbart finder ud af at data faktisk gemmes andre steder.

En lille bitte side gevinst ved denne løsning, er at alt kan blive tilgængeligt via OWA (Outlook webmail).

Du skal være velkommen til lige at smide en mail, hvis det er noget jeg skal hjælpe lidt mere med.

/Christian
ck@officekonsulenterne.dk