25 ting du ikke vidste du kunne i Word
Word kan så meget mere end det, der lige møder øjet, og man snyder kun sig selv ved ikke at bruge de mange genveje og funktioner, Microsoft møjsommeligt har udstyret programmet med.
Af hensyn til terminologien, sammenhængen og aktualitetet har vi valgt at tage udgangspunkt i den seneste version af Word, nemlig 2003 udgaven. Mange af de nævnte tips og genveje vil dog også kunne anvendes på flere af de tidligere udgaver af Word.
1. Spar tid når dokumentet skal gemmes
De fleste ved sikkert allerede, at man kan gemme et nyt dokument ved blot at lade musen stå og trykke Ctrl+S. Dette åbner Gem som dialogboksen, hvor man skriver dokumentets navn og trykker Retur.
Vil man imidlertid oprette en ny mappe til dokumentet, trykker man Alt+5, indtaster navnet på den nye mappe og trykker Retur. Bemærk i øvrigt, at Alt+1 7 fungerer som genveje, mens man befinder sig i Gem som dialogboksen.
2. Hurtige streger
Det er uhyre nemt at lave en linje i form af en sort streg i et Word dokument. Indsæt blot tre bindestreger på en linje og tryk på Retur. Ønsker man en kraftigere linje, indsættes tre underlinjeringstegn i stedet for. Det kunne ikke være simplere.
3. Flere muligheder for at åbne dokumenter
Dokumenter kan åbnes med forskellige forbehold. Når Åbn dialogboksen åbnes, markerer man et dokument og klikker på Åbn. Men bemærk at Åbn knappen har en lille pil, som giver en række muligheder.
Man kan åbne et dokument i skrivebeskyttet tilstand, hvis der absolut ikke må laves ændringer i dokumentet – heller ikke ved et tilfælde. Man kan også åbne en kopi af dokumentet, hvis man ikke vil redigere i originalen.
Er det et dokument, der kan vises i en browser, kan man vælge at åbne det i en sådan, og er der tale om et beskadiget dokument, kan Word automatisk reparere det under åbningen.
4. Når man ikke vil spores
Hvis man vil være sikker på, at et dokument ikke kan afsløre, hvem der har skrevet det, skal man bede Word om at udelade forfatter informationer fra dokumentet. Vælg menuen Funktioner, menupunktet Indstillinger og fanebladet Sikkerhed.
Afkryds indstillingen Fjern personlige oplysninger fra filegenskaber, når filen gemmes. Hermed er tippet givet videre til de personer, der i år skal lave rettelser i statsministerens nytårstale.
5. Udskriv kun dele af dokumentet
Ved udskrift af større dokumenter er det ikke altid, man ønsker at udskrive samtlige sider eller sektioner. Heldigvis kan det lade sig gøre at specificere ret præcist, hvad man vil have udskrevet. Man skal blot indtaste den rette kode i Sider feltet i Udskriv dialogboksen.
Side 2, 5 og 8: 2, 5, 8 | Side 2 til 8: 2 8
Sektion 3: s3 | Sektion 3 og 6: s3, s6
Sektion 3 til 6: s3 s6 | Side 5 i sektion 6: p5s6
6. Skabelonen sparer tid
Ofte har man brug for at skabe stort set identiske dokumenter, men med forskellige variationer. Det kan være formularer, kontrakter, invitationer eller rapporter.
I stedet for at starte forfra hver gang, eller åbne et tidligere dokument og lave rettelserne der, kan man med fordel oprette et standarddokument og gemme det som en skabelon.
Skriv dokumentet, som det skal se ud i sin grundform, og gem det som en skabelon ved at vælge filtypen Dokumentskabelon i Gem som dialogboksen.
Det allerbedste er dog nok, at man kan hente masser af gratis skabeloner hos Microsoft på adressen office.microsoft.com/da dk/. Skabelonerne er selvfølgelig på dansk.
7. Et flottere sprog med Word
Synonymordbogen ligger lige ved hånden i Word, og der er intet så godt som en god synonymordbog til at inspirere til en flot og varieret sprogbrug (også kaldet fraseologi, idiom og jargon.)
Man højreklikker på et ord, og fra menuen, der kommer frem, vælger man Synonymer. Nu åbnes en undermenu, hvor man kan vælge mellem tilgængelige erstatninger for det valgte ord.
8. Flere indgange til samme dokument
Når man har brug for at læse noget i et dokument, mens man laver rettelser et andet sted i samme dokument, sidder der en lillebitte grå linje over den øverste pil i den lodrette rulleskakt.
Ved at trække i denne grå linje kan man opdele skærmen i to sektioner, der viser hvert sit område af det samme dokument.
Når man er færdig og kun vil se et enkelt udsnit af dokumentet igen, trækker man den grå linje helt op til den vandrette lineal, så den forsvinder.
9. Nem navigering i store dokumenter
Skal man danne sig overblik over et større dokument, kan man klikke på ikonet Læs i Standard værktøjslinjen for at skifte til Læselayout.
Her kan man vælge mellem Dokumentoversigt eller Miniaturer, der viser et overblik over dokumentet i venstre side af skærmen.
Dokumentoversigt giver en liste over dokumentets overskrifter, og miniaturer viser siderne i miniformat.
Med mindre man har visuelt stærkt forskellige sider, er Dokumentoversigt det bedste navigationsværktøj.
Man vender tilbage til Normal layout ved at klikke på Luk i Læselayout værktøjslinjen.
10. Fuldskærms tekstbehandling
Man kan selvfølgelig ikke undvære de mange menuer, værktøjslinjer, opgaveruder, linealer og andre funktioner og hjælpemidler, som Word placerer rundt om det dokument, man arbejder på.
De er jo hele indgangen til Words faciliteter. Men hvis grafikken tager koncentrationen væk fra arbejdet, kan man vælge menuen Vis og menupunktet Fuld skærm.
Så har man kun sit dokument på skærmen, og man kan skrive helt uforstyrret. For at vende tilbage til almindelig Word tilstand klikker man enten på skærmens eneste knap, Luk Fuld Skærm, eller trykker på Esc.
11. Hurtig oversigt over formateringer
Hvis man benytter forskellige formateringer i sin tekst, er det rart at kunne se samtlige steder, hvor en bestemt formatering er brugt.
Det gøres nemt ved at vælge menuen Formater og menupunktet Typografier og formater. Menupunktet åbnes derefter i panelet i højre side af skærmen.
Højreklik her på den ønskede formatering, og vælg menupunktet Vælg alle X forekomster, hvor X er antallet af gange, formateringen er brugt i dokumentet.
12. Nemmere at klippe og klistre
For at flytte et stykke tekst i et Word dokument plejer man at markere det med musen og vælge menuen Rediger og menupunktet Klip.
Derefter placerer man markøren det sted i dokumentet, hvor man vil placere den klippede tekst og vælger menuen Rediger og menupunktet Sæt ind. Men nu er der en nemmere måde.
Marker som sædvanlig det tekststykke, der skal flyttes, men klik så en enkelt gang på markeringen med venstre museknap og hold knappen nede.
Med musen flyttes markøren nu til det sted i dokumentet, hvor teksten skal indsættes, og museknappen slippes. Voila! Så er teksten flyttet.
13. Se hvor teksten befinder sig
Nogle gange er det rart at kunne se præcis, hvor teksten vil komme til at stå, når den udskrives eller gemmes som en webside.
Dette kan lade sig gøre ved at lade Word vise dokumentets margener, mens man skriver sin tekst. Vælg menuen Funktioner og menupunktet indstillinger og derefter fanebladet Vis.
Afkryds nu feltet Tekstgrænser under Indstillinger for Udskriftslayout og Weblayout. Klik så på OK og vælg enten Udskriftslayout eller Weblayout i Vis menuen.
14. Slå opgaveruden fra
Bryder man sig ikke om, at opgaveruden i højre side af skærmen åbnes hver gang, man starter Word, kan det naturligvis undgås.
Vælg menuen Funktioner og menupunktet Indstillinger og derefter fanebladet Vis. Fjern nu markeringen ved Opgaverude ved start, og så er den sag klaret.
15. Undgå sideskift midt i afsnit
Det er ikke altid hensigstmæssigt, at Word deler afsnit op mellem flere sider. Nogle gange kan det hindre forståelsen af dokumentet, hvis et afsnit ikke vises i sin helhed på samme side.
For at undgå at et afsnit deles mellem to sider, højreklikker man på afsnittet og vælger Afsnit fra den menu, der kommer frem på skærmen.
Det åbner dialogboksen Afsnit, og her vælger man fanebladet Linje og sideskift. Afkryds funktionen Hold linjer sammen. Afsnittet vil nu blive holdt sammen i sin helhed på den side, hvor der er plads til det.
16. De sidste rettelser inden udskift
Når et dokument er parat til udskrivning, kan man lige se udskriften på skærmen, før man sender den til printeren. Det gøres ved at vælge menuen Filer og menupunktet Vis udskrift.
Det er en gammel nyhed. Men skal man rette lidt i dokumentet, er det ikke nødvendigt at gå tilbage til almindelig Word tilstand.
Slå blot forstørrelsestilstanden fra ved at klikke på Forstørrelse ikonet i Vis udskrift værktøjslinjen. Så kan teksten redigeres, mens man straks ser præcis, hvilken indflydelse det har på den endelige udskrift.
17. Tommer eller citationstegn
Mange er ikke klar over det, men der er forskel på citationstegn og angivelse af tommer. En tommeangivelse er to små, lodrette streger efter et tal, og de repræsenterer faktisk det romerske to tal.
Et citationstegn ligner derimod ret eller omvendte kommaer og bruges til at markere citater, tale eller udtryk. I Danmark er det almindeligt at bruge både enkelte og dobbelte citationstegn, og Word indsætter også disse automatisk, når man trykker Shift+2.
Men hvis man vil have tommeangivelsen frem i stedet for, trykker man blot Ctrl+Z, så snart man har skrevet sit citationstegn. Så skifter Word fra det ene til det andet.
18. Undgå at udskrive blanke sider
Når man skriver en tekst, opdager man sjældent, hvis blanke linjer har skubbet sig ned på den efterfølgende side. De er jo blanke og dermed usynlige.
Men når man udskriver dokumentet, får man sit brev og en ekstra blank side med de blanke linjer. Dette kan heldigvis undgås.
Tryk Ctrl+P for at udskrive, og tryk så Alt+K for kun at udskrive den aktuelle side. Tryk nu Retur for at sende dokumentet til printeren.
19. Afslør formateringsforskelle
Det kan drive fornuftige folk til vanvid, hvis tekstens forskellige afsnit ikke er ens formateret, og man ikke kan hitte ud af, præcis hvori forskellen består.
Ofte kan man sagtens se forskel på skrifttyper og størrelser, men hvad med bogstavmellemrum og linjeafstand og så videre?
For at se præcis hvilken formatering, der er brugt til et bestemt stykke tekst, markeres den ønskede tekst og der trykkes Shift+F1. I opgaveruden i højre side får man nu alle formateringsdetaljerne.
Og for at sammenligne teksten med et andet stykke tekst, afkrydes Sammenlign med anden markering øverst i opgaveruden. Nu markeres et andet stykke tekst, og opgaveruden vil oplyse om formateringsforskellene mellem de to stykker tekst.
20. Hoveddokumenter og underdokumenter
Ved udarbejdelse af større dokumenter kan det være en fordel at opdele teksten i et hoveddokument og flere underdokumenter.
For at oprette et hoveddokument med tilhørende underdokumenter, vælger man menuen Vis og menupunktet Disposition, så man får Disposition værktøjslinjen frem.
Skriv nu en overskrift på dokumentet samt overskrifterne på hvert underdokument. Hver overskrift skal stå på sin egen linje. Marker derefter underdokumenternes overskrifter og sæt dem et niveau op.
Hvis hoveddokumentets overskrift har niveau 1, kan underdokumenters overskrift passende sættes til niveau 2. Niveau skift foretages via Disposition værktøjslinjen.
Marker nu samtlige underdokumenters overskrifter og klik på Opret underdokument i Disposition værktøjslinjen. Gem derefter dokumentet.
Word vil gemme hoveddokumentet i en fil med det navn, man giver den, og underdokumenterne i separate filer navngivet efter deres respektive overskrifter.
Man kan også tilføje et underdokument ved at placere markøren et sted i dokumentet og klikke på Indsæt underdokument i Disposition værktøjslinjen.
21. Lette vandmærker
Det er blevet lettere at indsætte vandmærker i sine tekster og udskrifter. Vælg blot menuen Formater og menupunktet Baggrund og derefter undermenupunktet Trykt vandmærke.
Nu fremkommer dialogboksen Trykt vandmærke, hvor man kan vælge et billede eller en tekst som vandmærke. Det er nemt og hurtigt.
22. Blanke linjer i lister
Et lille tip, der kan spare mange eder og forbandelser, handler om, hvordan man kan indsætte blanke linjer, når man skriver en punktopstillet liste.
Hvis man har punkttegn eller tal ud for hvert emne på listen, og man prøver at indsætte en blank linje ved at trykke Retur, får man blot endnu en linje med et punkttegn.
Hemmeligheden ligger i at holde Shift tasten nede, mens man trykker Retur. Så bliver linjen blank, men man får stadig den korrekte indrykning, der passer til listens øvrige linjer.
23. Sådan læres genvejstasterne
Vejen til effektivitet og produktivitet bliver kortere, hvis man kender et programs genvejstaster. Og det er måske ikke så svært at huske, at Ctrl+S gemmer et dokument, og Ctrl+P udskriver det, men hvordan skal man lære, endsige huske, alle de andre genvejstaster i Word? Svaret ligger i de gule skærmtip, der dukker op, når man holder musen stille over et ikon.
Vælg menuen Funktioner og menupunktet Tilpas og derefter fanebladet Indstillinger. Afkryds nu funktionen Skærmtip med genvejstaster og klik på Luk. Nu vil de gule skærmtip ikke blot forklare, hvilke funktioner ikonerne aktiverer, men også vise deres genvejstast, hvis de har en.
24. Hurtigt at sammenligne dokumenter
Når man har brug for at sammenligne to dokumenter, kan man åbne dem begge og skifte mellem dem ved at trykke Alt+Tab. Man kan også arrangere to Word vinduer ved siden af hinanden, men det er besværligt og tager tid.
Heldigvis kan det også gøres hurtigt, for vælger man menuen Vindue og menupunktet Sammenlign ved siden af hinanden med, arrangeres de to dokumenter automatisk side om side. Når man er færdig med at sammenligne dokumenterne, klikker man blot på Luk Side om side.
25. Hurtig optælling af ord
I de situationer, hvor man skal skrive et vist antal ord, hverken mere eller mindre, kan det være rart at have ordoptælling tilgængelig hele tiden.
Højreklik på en hvilken som helst værktøjslinje og vælg Ordoptælling, og så vil netop ordoptællingen fremkomme i sin egen svævende værktøjslinje.
Klik på Tæl igen for at lade Word tælle ordene i dokumentet, eller marker en tekst og klik på Tæl igen for at få oplyst, hvor mange ord, der er i det markerede afsnit.
