Sidste år gennemførte en softwareleverandør en licens-audit hos supermarkedskæden Coop, der blandt andet står bag supermarkederne Superbrugsen, Irma og Fakta.
Softwareleverandøren skulle kontrollere, om Coop anvendte leverandørens software i overens-stemmelse med de aftalte licensbetingelser.
Som i andre store danske virksomheder bestræber Coop sig på at overholde licensbetingelserne for software, og anvendelse af piratsoftware er helt utænkeligt, så Coops it-direktør, Lars Frahm, regnede med, at licens-audit'en ville blive ganske udramatisk.
Efter licens-auditen blev Coop præsenteret for et krav på "et meget stort trecifret millionbeløb", fordi Coop havde overtrådt softwareleverandørens licensbetingelser.
Lars Frahms overraskelse var monumental.
"Det kom fuldstændigt bag på mig. Sagen er jo, at vi gør alt, hvad vi kan, for at overholde licensreglerne," fortæller Lars Frahm.
Lars Frahm vil af hensyn til det fremadrettede samarbejde med den pågældende leverandør ikke oplyse navnet.
Kravet var tre gange så stort som det årlige it-budget og af en størrelse, der truede Coop Danmarks overskud for 2009 på 663 millioner kroner.
"Kravet var af en størrelsesorden, der betød rigtigt meget for virksomheden," siger Lars Frahm, der også tog kravet personligt.
"Det har da givet mig nogle søvnløse nætter. Det var en meget ubehagelig sag for mig personligt, da sådan et krav signalerer, at der ikke er styr på tingene i it-afdelingen," siger Lars Frahm.
Lars Frahm var dog overbevist om, at leverandøren tog fejl, og han fik da også opbakning af Coops koncernadvokat.
"Jeg har hele tiden sagt, at det er leverandøren, der er på vildspor. Jeg var overbevist om, at vi ville vinde sagen, og vores koncernadvokat bakkede op om det. Men det tager jo mange ressourcer og på trods af, at vi er overbeviste om, at vi har ret, så er det opslidende at være igennem. Der er jo en lille flig af usikkerhed, der rumsterer, når juristerne bliver involveret," siger Lars Frahm.
Leverandør opgav krav
Coop havde dårligt råd til andet end at forsøge at finde ud af, hvor Coop og leverandøren opfattede tingene forskelligt.
"Vi prøvede at få opklaret, hvor vi talte forbi hinanden. Det var en standardsoftware-kontrakt, hvor der var indskrevet nogle tilføjelser, så det var lidt ud over standardkontraktten. I tilføjelserne var der nogle formuleringer, som vi fem år efter ikke var enige om, hvordan skulle fortolkes. Der blev anvendt begrebet 'fri licens' i tilføjelserne, men begrebet var ikke defineret helt klart," siger Lars Frahm.
Leverandøren mente, at Coop igennem fem år ikke havde betalt nok for softwarelicenser og support. Der blev holdt en række møder mellem Coop og leverandøren, hvor tingene spidsede mere og mere til.
På et tidspunkt i forløbet kom leverandøren dog med et kompromisforslag: Hvis Coop køber software for 20 millioner kroner, så vil leverandøren frafalde kravet om det store trecifrede millionbeløb.
"Vi syntes, at vi havde overholdt reglerne, og så er 20 millioner kroner også et stort beløb," siger Lars Frahm, så Coop valgte at takke nej til det forslag.
Efter flere forhandlinger endte det med, at leverandøren helt droppede kravet om betaling.
"Vi slap fuldstændigt for at betale noget. Jeg var glad, da det var overstået, men det hele stod på i lang, lang tid - mere end seks måneder - og det trak mange ressourcer," siger Lars Frahm, der absolut ikke er tilfreds med leverandørens fremgangsmåde.
"Hvis jeg havde haft nogen jordisk mulighed for at skifte leverandør, så havde jeg selvfølgelig gjort det. Det var fuldstændig urimeligt, det vi blev udsat for," siger Lars Frahm.
Den pågældende software er dog så central i Coops it-infrastruktur, at der ikke er nogen enkel måde at udskifte den på.
Kravet om et stort trecifret millionbeløb er absolut det værste, Lars Frahm har oplevet i forbindelse med softwarelicenser, men det er ikke enestående.
Coop har også oplevet licensproblemer i forbindelse med virtualiseringsteknologi.
Leverandører forstår ikke licensbetingelser
Licensbetingelserne for software er nemlig så komplicerede, at selv ikke softwareleverandørerne forstår dem.
"Jeg synes, man skal lave en direktør-test. Hvis ikke leverandørens direktør kan forklare licensreglerne, så er reglerne for komplicerede. Det kan de ikke i dag. Leverandørerne har jo ansat specielle licensfolk for at kunne vejlede om og forklare licensreglerne. Jeg synes, det er et enormt svaghedstegn," siger Lars Frahm.
Som andre store danske virksomheder har Coop også været nødt til at ansætte en person til at holde styr på licenser og licensbetingelser, ligesom koncernen har investeret i licensstyringsværktøjet Compliance Manager til at holde kontrol med softwaren i 1.200 butikker og på flere tusinde servere og arbejdspladser på hovedkontoret.
"Vi ansatte en mand for et par år siden til at holde styr på licenser og licensregler. Det bekymrer mig, at licensreglerne er så komplicerede, at jeg ikke selv har tid og mulighed for at forstå dem, men skal have en dedikeret mand til det," siger Lars Frahm.
De komplicerede licensregler betyder, at Coop prøver at sikre sig bedst muligt, når ny software skal installeres.
""Heller ikke leverandørernes sælgere kan forklare licensreglerne. Vi er kommet dertil, at al kommunikation om licenser skal være skriftlig, for at være helt sikre på, at vi er enige om, hvad der er aftalt, og hvad licensen rent faktisk dækker," siger Lars Frahm.
Licensbetingelser nægtet
Det er dog ikke altid muligt at få leverandørernes licensbetingelser at se. En lettere bizar situation udfoldede sig, da Coop ville installere noget nyt software i et virtuelt servermiljø.
"Vi bad om at få licensreglerne på papir, så vi vidste præcis, hvordan vi skulle gøre det, så reglerne blev overholdt," siger Lars Frahm.
På trods af det tilsyneladende simple ønske om at se licensbetingelserne på papir, ville leverandøren ikke udlevere dem til Coop.
"Vi fik at vide, at hvis vi sendte en beskrivelse af, hvordan vi ville installere softwaren, så ville de efterfølgende fortælle os, om vi havde opfattet reglerne rigtigt, og hvad det ville koste," fortæller Lars Frahm.
På et efterfølgende møde med leverandøren fortalte Coop om sine planer for softwaren på de virtuelle maskiner.
"De viste så nogle af deres interne papirer om reglerne. Vores licensmand spurgte, om han ikke kunne få dem, men nej. De var kun til intern brug hos leverandøren," siger Lars Frahm, der understreger, at det ikke var en tilfældig lille softwareleverandør, men en stor global softwareleverandør.
"Det fortæller mig, at leverandørerne også er usikre på reglerne i forbindelse med virtualisering," siger Lars Frahm.
"Jeg vil ikke lægge skjul på, at vi selvfølgelig gerne vil anvende software så kosteffektivt som muligt, samtidigt med at vi overholder licensreglerne. Det er nemmest at gøre, hvis vi har reglerne i den ene hånd," siger Lars Frahm.
Enkle betingelser en konkurrencefordel
Coop har flere gange været udsat for licens-audit fra forskellige leverandører, hvilket Lars Frahm er indforstået med under de nuværende forhold.
"Det er fair og helt ok, at leverandørerne kommer ud og laver licens-audit. Det skriver vi under på, når vi underskriver en aftale. Men det er et stort arbejde for os, hver eneste gang det sker. Vi skal levere data, forklare, indgå i dialog og så videre. Det er ressourcekrævende arbejde, der ikke giver forretningsmæssig værdi. Vi taler jo hele tiden om at vi skal levere værdi for forretningen, og det her er bare uproduktivt," mener Lars Frahm.
Han håber, at leverandørerne kan finde ud af at lave det mere enkelt fremover.
"Jeg så gerne, at licenstyringsmekanismerne blev bygget ind i softwaren. Vi har nogle enkelte softwareprodukter, hvor licenskontrollen er bygget ind i produktet. Vi har eksempelvis en 50-brugersversion af noget software. Når bruger 51 prøver at starte programmet, får han at vide, at der ikke er flere licenser," siger Lars Frahm, der selv prøver at påvirke leverandørerne.
"Jeg taler typisk med leverandørens sælgere og prøver at få dem til at forstå vores udfordringer. Men der er jo lang vej fra Danmark til dem, der udvikler produkterne i USA," siger Lars Frahm.
Computerworld har tidligere spurgt de danske afdelinger af henholdsvis IBM, Oracle og Microsoft, hvorfor de ikke er mere lydhøre over for kunderne.
Oracle ønskede ikke at svare på Computerworlds henvendelse, mens IBM og Microsoft blandt andet udtalte, at det ikke er muligt at indbygge danske forbehold i deres globale standardkontrakter.
"Det er ikke specielle danske forhold. Den udfordring, som alle danske virksomheder har, den har alle andre virksomheder i verden. Min bøn er, at leverandørerne laver nogle enkle licensregler og bygger licensstyring ind i produkterne," siger Lars Frahm, der mener, at den leverandør, som først forstår, at simple og letgennemskuelige licensbetingelser vil lette softwarekundernes hverdag, har store chancer for at vinde markedsandele.
"Jeg er optimistisk, fordi der på et tidspunkt vil være nogle leverandører, der indser, at de får en konkurrencemæssig fordel ved at gøre licensbetingelserne enklere for kunderne," siger Lars Frahm.
