De ansatte løber mindre på gangene i Transportministeriet.
Det skyldes, at ministeriet, der ligger et stenkast fra Christiansborg i det indre København, lige efter nytår introducerede et helt nyt ESDH-system.
Og forandringen er markant. Det bevidner både de ansatte og departementschef Jacob Heinsen, der selv var meget aktiv i processen med at indføre det nye system.
"Tidligere løb folk rundt fra kontor til kontor for at finde ud af, hvem der nu havde hvilket dokument. Men det nye system giver et real-time overblik over, hvor langt fremme sagsbehandlingen er, og hvor i organisationen dokumenterne befinder sig," fortæller Jacob Heinsen.
Før systemet blev introduceret 4. januar 2010, flød det ofte med papirer og sagsmapper rundt omkring på kontorerne i Trafikministeriet.
Det gjorde de også på departementschefens eget kontor.
"Ja, det var ofte her, sagsmapperne lå, mens de ventede på at komme over på mit bord," griner Jacob Heinsen, mens han peger over på radiatorerne i hans kontor.
Han forklarer, at der tidligere var en stor trafik af dokumenter rundt i hele organisationen. Det betød, at det var nødvendigt med fire interne postgange hver dag.
Men i dag er de fleste papirdokumenter blevet forvandlet til bits og bytes på ministeriets servere, og de fire daglige postgange er blevet minimeret til en enkelt.
Chef: Vi har været nogle nasserøve
Det nye system blev sat i søen på årets første arbejdsdag. Ifølge departementschefen skete det helt uden komplikationer.
Men op til jul havde medarbejderne også været på kursus i at bruge systemet, og de første dage gik der floorwalkers rundt i ministeriet.
Det er en slags omvandrende help-desk, som system-leverandøren, i dette tilfælde it-virksomheden cBrain, sender ud, så personalet hurtigt kan få hjælp, hvis der er noget, som de er i tvivl om.
En anden forklaringen på den smertefrie proces er også, at der ikke er tale om et system, der er skræddersyet til Trafikministeriet.
Systemet blev oprindeligt udviklet til Socialministeriet, der efter en længere proces begyndte at tage system i drift i juni 2009. Derfor har systemet allerede i en vis udstrækning bestået sin prøve.
"Ja, vi har ladet Socialministeriet tage knubsene. Så på den front har vi været lidt af nogle nasserøve," siger Jacob Heinsen
Slår processer sammen
Allerede nu kan Transportministeriet konstatere, at deres arbejdsgange er blevet betydeligt mere effektive.
Eksempelvis er den tid, det tager, fra at et dokument bliver godkendt af en kontorchef, til det havner i Folketingets Trafikudvalget, reduceret fra 3,4 til 2,2 dage.
Det skyldes blandt andet, at det nye system slår en lang række processer sammen. Nu foregår selve sagsbehandlingen, journaliseringen og kommunikationen i et samlet system.
Tidligere producerede de ansatte først et dokument, som de gemte i en mappe på fællesdrevet.
Ofte var ordenen på fællesdrevet sammenlignelig med den orden, der herskede blandt papir-dokumenterne, som flød på kontorerne rundt omkring i ministeriet, fortæller departementschefen.
Og når det så var nødvendigt, blev dokumenterne hentet fra fællesdrevet og vedhæftet e-mail-korrespondancer mellem de ansatte.
Herefter blev dokumenterne printet ud, kopieret og sendt ud af huset. Først når sagen var afsluttet, blev dokumenterne arkiveret i ESDH-systemet.
I det nye system bliver sagerne oprettet med det samme og er tilgængelige for alle i ministeriet.
Giver gennemsigtighed
Systemet er også blevet godt modtaget af de ansatte.
En intern tilfredshedsundersøgelse, foretaget to måneder efter at systemet blev taget i brug, viser, at medarbejderne på alle bedømmelsespunkterne er tilfredse med det nye system.
Men Jacob Heinsen mener ikke kun, at medarbejderne er glade for systemet, fordi de slipper for papirhelvedet.
Han mener, at det nye system bidrager med en større åbenhed i organisationen.
Den interne undersøgelse viser, at 96 procent af de adspurgte mener, at det nye ESDH-system giver bedre mulighed for "at følge forelæggelser". Det vil sige, at medarbejderne bedre kan følge med i, hvor en sag befinder sig i systemet og hvor lang tid, den har været under sagsbehandling.
Det er altid en ledelses privilegium at kunne kontrollere de ansatte.
Men ifølge Jacob Heinsen giver det nye system ikke blot mulighed for at lederne kan følge med i, hvor hurtige de ansatte er til at behandle en sag. Det giver også medarbejderne mulighed for at kontrollere ledelsen og følge med i, hvordan sagerne bliver behandlet længere oppe i systemet.
Chat giver anarkisme
En anden funktion, der er populær blandt de ansatte i ministeriet, er systemets indbyggede chat-funktion.
Ifølge medarbejder-undersøgelsen er 87 procent af medarbejder tilfredse eller meget tilfredse med chat-funktion.
Og det er en funktion, der er kommet som lidt af en overraskelse for ministeriet.
"Det er jo den slags ting, som man ofte glemmer at kravspecificerer. Derfor var det en uventet bonus, at den funktion var bygget ind i systemet," siger Jacob Heinsen.
Chatten ligger som et slags ekstra lag oven på den enkelte sag og gør det muligt for medarbejderne at kommunikere direkte med hinanden om den enkelte sag.
Chat-samtalen kan arkiveres sammen med sagen, men kun hvis den enkelte medarbejder ønsker det.
Det gør det også muligt at kommunikere om den enkelte sag på mere uformel vis.
"Chatten er en mere anarkistisk måde at kommunikere på. En organisation er andet end kommunikation oppefra og ned. Chatten styrker de mere uformelle kommunikationsveje, der går på kryds og tværs mellem de forskellige medarbejdere," siger Jacob Heinsen.
Han forklarer, at det er en mere tillidvækkende kommunikationsvej for mange medarbejdere, fordi det gør muligt, at udveksle erfaringer og stille "dumme spørgsmål" til hinanden, uden at cheferne kan høre det.
Det er dog ikke alle dele af det nye ESDH-system, som medarbejderne er tilfredse med.
Det nye system har indbygget mail-klient og kalender-funktion. Men ministeriet har været tvunget til sideløbende at bruge Outlook, fordi både mail- og kalenderfunktionen har vist sig at være for ringe.
Men under alle omstændigheder er det nye system en markant forbedring i forhold til det tidligere system, som den interne medarbejderundersøgelse viser, at det var udpræget utilfredshed med.
Effektivisering kan ramme ansatte
Computerworld har tidligere fortalt, hvordan ESDH-systemer i det offentlige kan udvikle sig til en plage for de ansatte, der tvinges ud i et hav af besværlige arbejdsgange.
Det er en problematik, som Jacob Heinsen kan nikke genkendende til.
Det var især problemet med det gamle ESDH-system. Det byggede i høj grad på, hvad Jacob Heinsen kalder en "arkivskabs-tankegang".
Her blev sagen først til sidst i sagsbehandlings-processen arkiveret i ESDH-systemet. Formålet med systemet var ikke at gøre sagsbehandlingen lettere, men at sikre at dokumenterne i fremtiden vil være lette at finde frem.
Nødvendigt med ny organisation
Men hvis de nye systemer ikke skal være en plage for medarbejderne, så kræver det, at de offentlige ledere også grundigt overvejer, hvilke organisationsmæssige konsekvenser digitaliseringsprocessen bør have.
Det har Roskilde Kommunes it-chef Ole Bech, der også har forsket i de danske kommuners brug ESDH-systemer, tidligere forklaret til Computerworld.
Han mener, at det offentlige først kan høste effektiviseringsgevinsterne af de nye systemer, når lederne også har modet til at foretage de nødvendige organisationændringer.
Det er Jacob Heinsen helt enig i.
Han forklarer, at Transportministeriet netop derfor har oprettet en ny sagstyringsenhed, der skal fungere som en slags kobling mellem det nye ESDH-system og ministeriets øvrige forretningsgange.
Enheden sikrer, at den menige medarbejder ikke blive lagt til last med nye jobopgaver.
De nye arbejdsopgaver bliver i stedet overtaget af den ye enhed.
Sagsstyringsenheden scanner eksempelvis dokumenterne ind i systemet, hvis de modtages med posten.
Transportministeriet er underlagt en række sparekrav på det administrative niveau. Og Jacob Heinsen mener, at digitaliserings-projekter af denne type kan være med til at få regnestykket til at gå op.
"På den her måde kan vi fastholde produktionen, selvom vi skal leve op til nogle sparekrav," siger han.
Betyder det ligefrem, at I kan spare i medarbejderstaben?
"Det er der ikke nogen grund til at lægge skjul på. Der er ingen tvivl om, at det er muligt at hente en effektiviseringsgevinst. Men jeg mener ikke, at digitaliserings-projekter som dette skal drives af det. Indholdet er det vigtigste," siger han.
