For at kunne følge med teknologi-tempoet har mange virksomheder valgt at outsource nøgleaktiviteter, som ellers ville have optaget mange, interne ressourcer. Og styring af it-infrastrukturen er et af de områder, som med fordel kan outsources til tredjepart. Undersøgelser fra Nasscom-McKinsey viser, at op mod 80-85 procent af styringen ikke behøver klares indefra, så der er en oplagt mulighed for at spare penge.
Og med nye teknologier som cloud computing, SaaS og utility computing er det nu muligt for virksomhederne at flytte deres it ved at abonnere på it-servicekomponenter uden at skulle ud og investere i hardware. Det har vist sig at være en god løsning, især i en tid, hvor man hver/hver anden dag skal forholde sig til nye, teknologiske forkortelser.
De hårdt pressede CIO'er skal fortsat øge produktiviteten og nedbringe omkostningerne, men på den måde kan man ikke nødvendigvis køre store projekter på en økonomisk forsvarlig måde.
Afprøvede strategier
Der findes dog kendte, afprøvede strategier, CIO'er kan bruge, så de kan styre butikken for færre midler. Vi anbefaler, at man griber det an i tre trin, så man får tacklet opgaverne med at optimere omkostningerne, innovation og strømlining af it'en bedst muligt, så man kan nå det overordnede mål med at få en effektiv it, der driver virksomhedens vækst.
Men inden disse strategier implementeres, skal CIO'en foretage en grundig vurdering af risici og fordele for at kunne afgøre, hvordan de vil påvirke organisationen.
Flere af strategierne forudsætter, at virksomheden har muligheden for at gennemføre et ændringsprogram. Men det er afgørende nødvendigt, at CIO'en foretager en realistisk kapacitetsanalyse og om nødvendigt tilpasser målene, og han skal forberede en detaljeret plan over, hvordan man får fat på de nødvendige funktioner.
Det er også nødvendigt at finde balancen mellem de taktiske mål og de langsigtede, strategiske mål. Med nedgangstiderne har mange CIO'er været nødt til at skære dybt i omkostningerne for at opnå en taktisk fordel, men det er også vigtigt, at de ikke går på kompromis med de langsigtede strategier, så virksomheden står svagere, når opsvinget kommer.
Vi mener, at en CIO, ved at følge disse tre trin, hvor hvert trin bygger oven på de andre, kan levere de lovede fordele til virksomheden.
Kort sigt: Oprydning
Fjern vilkårlige udgifter
Det er relativt let, men det er vigtigt at være omhyggelig med, hvilke projekter der bliver skrinlagt.
Når der er applikations-opgraderinger på vej, skal man nøje gennemgå fordelene ved de enkelte projekter og udskyde implementeringer af projekterne, hvis de ikke er afgørende for virksomheden.
CIO'erne bør gennemgå alle projekter og prioritere dem ud fra en cost-benefit-analyse.
Fjern applikationer, der kun bruges lidt eller aldrig
Det er nødvendigt at fjerne redundante applikationer, når der skal ryddes op i applikationerne, og omkostningerne skal ned. Det er et meget værdifuldt håndtag at bruge, hvis man er i en virksomhed, der er vokset gennem opkøb og fusioner.
Se på supportudgifterne
Se på, hvad det koster at styre applikationsporteføljen, og tilpas serviceniveauet i forhold til, hvor vigtige disse applikationer er.
En metode kan være at registrere alle applikationerne, klassificere vedligeholdelses- og support-behovene og derudfra opbygge passende supportmodeller.
Det giver mulighed for at reducere serviceniveauerne med op til 30-40 procent af applikationsporteføljen, hvilket kan give en besparelse på op til 20 procent.
Mellemlangt sigt: Reducer kompleksiteten
Konsolider support, platforme og teknologier
Efter at have fjernet redundante applikationer vil det være klogt at konsolidere applikationsinfrastrukturen og supporten.
Strategier for konsolidering kan være:
Shared services. Opsætning af en shared sevices-model til applikations-support og vedligeholdelsesaktiviteter:
Implementering af en moden shared services-model betyder, at man kan reducere support-medarbejderstaben. Den arbejdskraft kan så overflyttes til strategiske projekter.
Konsolidering af infrastruktur:
Konsolidering af applikations-infrastrukturen og brug af virtualisering, når det passer, hjælper til at nedbringe udgifterne til datacentret.
Konsolidering af applikationssupport:
Når processerne er blevet standardiseret, bør it-lederne se på konsolidering af support og vedligehold både inden for og på tværs af applikationsporteføljerne.
Konsolidering medfører, at der på driftsomkostninger kan spares mellem 5 og 10 procent.
Hvorfor ikke open source?
Open source-produkter er afgjort brugbare alternativer til lukkede produkter.
Niche-implementeringer af open source på web og middleware-platforme har givet licensbesparelser på op til 25 procent.
Standardiser it-processer og -operationer
Benyt for eksempel six sigma og lean-principperne til at strømline processerne ved vedligehold og support.
Her kan typisk opnås store besparelser, fordi produktiviteten øges.
Automatiser manuelle it-opgaver.
Det er nødvendigt at automatisere rutinearbejde for at opnå højere procesmodenhed. Nogle af de aktiviteter, som er oplagte at automatisere, er rapportering, ugentlige og daglige applikations-tjek, alarmovervågning, problemidentificering etc.
Vi har set virksomheder, som har sparet 10-20 procent ved at automatisere processer.
Langt sigt: Innovation
CIO'erne er nødt til at overveje vekslende leveringsmodeller, hvis der hurtigt skal opnås fordele. Nogle af de modeller, der med held kan anvendes, er:
Transaktionsbaserede prismodeller til support og vedligehold.
Katalogbaserede prismodeller.
Cloud computing: Kør e-mail- og kontorapplikationer i skyen.
Vores erfaring viser, at der er store fordele at hente ved at vælge strategier, som kan implementeres, uden at man behøver indføre de store ændringer. Men selv om strategierne giver markante besparelser på både kort og mellemlangt sigt, er det vigtigt at have rammerne klar til at kunne fastholde disse aktiviteter.
Mange virksomheder søger hurtige resultater gennem it-ændringer, men er ikke opmærksomme på, hvor meget det kræver både arbejds- og investeringsmæssigt at fastholde resultaterne.
Dokumenter forretningsværdi
Det er vigtigt at kunne dokumentere forretningsværdien af de nævnte strategier. Nogle strategier giver umiddelbare besparelser, andre ikke, men de kan godt være vigtige alligevel.
For eksempel kan det kræve mange engangsressourcer at bygge et framework op omkring en configuration management database (CMDB), men gevinsten bliver tydelig, når man skal migrere til en anden platform.
Derfor er det vigtigt i disse økonomisk svære tider, at CIO'erne bruger alle tilgængelige strategier og metoder til at levere mere med færre midler. De skal benytte lejligheden til at opbygge et stærkt teknologisk fundament, så deres virksomhed er klar til opsvinget.
Oversat af Birte Matsen
