Som Computerworld har fortalt, fik Vejdirektoratet nedsat en ekstraregning til licenser fra tæt på en milion kroner til lidt over 90.000 kroner.
Ifølge flere kilder i branchen er det ikke usædvanligt, at prisen for underlicensering kan forhandles. De opfordrer kunderne til at indgå i dialog med software-leverandøren efter en licens-audit.
"Final report" ikke endegyldig
I stedet for blot at betale, hvad softwareleverandøren er kommet frem til, er der god grund til at se rapporten og resultaterne af auditen ekstra grundigt igennem.
Komplicerede licensregler med mulighed for fortolkning samt misforståelser og fejltagelser, der fører til forkerte installationer, giver rig mulighed for forhandling.
I Vejdirektoratets tilfælde sendte Oracle en 'Oracle License Review - Final Report' som afslutning på licens-gennemgangen.
Den endelige rapport blev dog efterfølgende tilrettet i tre omgange, hvilket gav Vejdirektoratet en 90 procents reduktion i forhold til Oracles oprindelige licenskrav.
Ændringerne fremkom, da der i en efterfølgende afklaringsfase fremkom nye oplysninger om Vejdirektoratets software-installationer og parterne nåede til enighed om fortolkning af licensreglerne.
En stor del af reduktionen i licenskravet skyldtes at processor-licenser for Enterprise Edition og Partitioning option frafaldt.
Fejlagtig installation
Mogens Nørgaard, administrerende direktør i Miracle, påpeger, at det ofte sker, at Oracle-databaser installeres med flere features, end der rent faktisk er brug for.
"Selv i store virksomheder sker det, at installationen af en Oracle-database sker, uden at det vurderes, om det reelt er en Enterprise Edition med alle features, der skal installeres, eller om en Standard Edition vil være nok. Og om der nu engang kun er betalt for en Standard Edition," siger Mogens Nørgaard.
Ved installation af en Oracle-database bliver Enterprise Edition valgt som standard, hvis man ikke aktivt går ind og vælger fra. Samtidig vil en installation af Enterprise Edition også automatisk installere en række features som Partitioning, hvilket der skal betales ekstra for, medmindre man aktivt vælger dem fra.
"Der er masser af eksempler på, at konsulenter fra alle mulige steder blot trykker retur, retur, retur ved installation. De har blot fået besked på, at de skal installere Oracle-databasen og så har de fået en skive hvor begge udgaver ligger på," fortæller Mogens Nørgaard.
Claus Dyhr fra Basecare, der blandt andet rådgiver kunder om Oracle-licenser, påpeger, at det er kommunikationen mellem indkøberne og teknikerne, der kan være problemet:
"Selv virksomheder af anseelig størrelse har ikke en it-afdeling, men blot en økonomichef med ansvar for it. Når en ekstern it-konsulent spørger, om han skal installere en Enterprise Edition, svarer økonomichefen måske blot ja, uden reelt at vide hvad han taler om."
Større bladhus overvejede at skifte til MySQL
Selvom virksomheden reelt ikke bruger de ekstra faciliteter i en Enterprise Edition, vil en licens-audit vise, at kunden har købt en Standard Edition, men installeret en Enterprise Edition.
Det skal der betales for.
Der er en prisforskel på 41.700 dollars (221.000 kroner) per processor-licens mellem Standard Edition og Enterprise Edition, så det kan hurtigt løbe op til nogle voldsomme ekstraregninger.
De ekstra features kan også løbe op. Partitioning option koster eksempelvis 11.500 dollars (62.000 kroner) per processorlicens.
Det er dog muligt at checke, om de forskellige ekstra features som eksempelvis partitioning reelt er blevet brugt i en Oracle-database. Derved kan man slippe for at betale for de uanvendte features, men prisforskellen på Standard Edition og Enterprise Edition må kunden som regel betale.
"Det er vores erfaring, at man kan slippe for at betale for de ekstra features, men man slipper som udgangspunkt ikke for at betale for prisforskellen mellem Standard Edition og Enterprise Edition," lyder det fra Claus Dyhr.
Rasende teknikere
Det kan godt give leverandøren knubs hos kunderne, når en stor ekstraregning præsenteres.
"Der var et større avishus, hvor de var kommet til at installere Enterprise Edition af databasen, da det er default ved installation. De havde dog kun betalt for Standard Edition. Det er så spørgsmålet om, hvor tydeligt det var kommunikeret fra indkøb, at teknikerne kun skulle installere Standard Edition. Og om indkøbsafdelingen var klar over forskellene," siger Mogens Nørgaard.
Ifølge Mogens Nørgaard var teknikerne så rasende over Oracles fremgangsmåde og krav, at de overvejede helt at droppe Oracle og skifte til MySQL.
Det blev ikke tilfældet, men i stedet blev databasen nedgraderet til en Standard Edition.
Komplicerede licensregler genstand for forhandling
Ifølge Computerworlds oplysninger kan Oracle komme med nogle voldsomme krav i starten, men hvis man som kunde tager dialogen, så er det muligt at få forhandlet sig til en ordentlig aftale. Det kræver dog, at man er godt inde i licensreglerne.
Nogle licensregler, der kan være ganske komplicerede at sætte sig ind i.
Eksempelvis henviser Oracle sine kunder til en Software Investment Guide på lidt over 60 sider, der forklarer Oracles overordnede pris- og licenspolitikker. Inde i selve guiden er der links til uddybende beskrivelser af forskellige emner.
Oracle forbeholder sig ret til løbende at ændre indholdet af guiden og opfordrer derfor sine kunder til jævnligt at checke om der er sket ændringer i guiden.
Da der ikke er en historik over ændringer i guiden, så kan den opgave godt være en udfordring.
Hertil kommer så den egentlige kontrakt mellem kunden og Oracle med de præcise betingelser for den pågældende aftale.
Det er derfor firmaer som Basecare og Miracle blandt andet rådgiver deres kunder om licensforhold.
"Det kan være meget meget svært for kunder at finde ud af licensreglerne. Der er mange forskellige regler at sætte sig ind i. En virksomhed har måske Oracle, Windows og alle mulige andre softwarepakker med licensregler, så det kan være dødsvært at finde ud af, hvordan de enkelte regler egentlig er stykket sammen," siger Claus Dyhr.
Derfor ser man også i stigende grad, at virksomhederne ansætter folk, der skal holde styr på software-licenserne og licensreglerne.
Og give softwareleverandørerne modspil.
Også problemer med Microsoft-licenser
"Et par år tilbage var den licensansvarlige eller asset manager en eller anden tilfældig person, måske en afdelingsleder, som fik et ekstra ansvarsområde. Det blev så lidt venstrehåndsarbejde sammen med de øvrige opgaver.
Der var ikke det rette fokus på det at styre sine assets. Det er begyndt at ændre sig og vi ser det især blandt de store virksomheder, blandt det vi kalder enterprise-segmentet, der går man ud og ansætter deciderede software assets-managere," siger Mads Holmen Jensen, Business Unit Manager hos PCware, der rådgiver om Microsoft-licenser.
Han mener, at Microsoft-licensreglerne også er komplicerede og kan være genstand for fortolkning.
"Arrogant at sige, at Microsoft-licenser ikke er komplicerede"
Tidligere har Microsofts Annemette Stoltze fra Microsoft udtalt, at licensreglerne ikke er så komplicerede.
"Nu så jeg for nylig, at Annemette Stoltze fra Microsoft udtalte, at Microsofts licensprogrammer er meget simple. Jeg synes måske, at det grænser sig til arrogance at udtale sig sådan, hvis jeg skal være ærlig. Det er ikke hvad vi ser hos vores kunder. Licensprogrammerne er ikke simple, det er komplekst," siger Mads Holmen Jensen og peger blandt andet på licenser i forbindelse med virtualisering som et problematisk område.
"Min personlige holdning er, at Software Asset Management ikke altid er simpelt og det kan absolut ikke sidestilles med en asset opgørelse af eksempelvis fysiske varer, der ligger på et lager. Der findes i dag teknologiske muligheder, som licensreglerne ikke tager højde for. Et eksempel på det er, hvis man kører serverbaserede Microsoft-applikationer via Citrix, så er det stort set umuligt, at efterleve licensreglerne for Microsoft applikationer, hvis man tilgår Citrix udenfor firmaets domæne. Det betyder, at også Microsoft bliver nødt til at gå i dialog med kunderne om licensering og prissætning for nogle løsninger," siger Mads Holmen Jensen.
Også forhandling i forbindelse med Microsoft-audits
I Microsoft-verdenen kender man ifølge Mads Holmen Jensen også til licens-audits, der stiller krav om store licensindkøb for derefter gennem en forhandlingsrunde at blive barberet ned til mindre licensinvesteringer.
"Der er også eksempler på, at deciderede audits annonceret overfor kunder, er endt ud i en noget blødere dialog om compliance niveauet hos kunderne. Igen er det min personlige holdning, at det skyldes en kombination af, at det også for producenterne kan være ekstremt svært at dokumentere licenskrav i givne løsninger og så en kommerciel hensyntagen i forhold til de fremadrettede interesser i kunden," lyder det fra Mads Holmen Jensen.
Leverandør glemmer hensyn til langvarigt kundeforhold
Det er dog ikke altid, at leverandøren får tænkt over "de fremadrettede interesser" hos kunden.
Senest har Oracle fået ødelagt forholdet til det nyligt fusionerede Post Danmark og svenske Posten AB grundet for bogstavelig håndhævelse af licensregler.
Med et krav om et to-cifret millionbeløb fordi de nu to fusionerede virksomheder skifter navn, jager Oracle tilsyneladende en storkunde væk.
