Valg af e-mail og kalender-platform til virksomheden kan være mere kompliceret end som så.
Først og fremmest fordi mange virksomheder i dag også bruger denne platform til for eksempel elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH), wiki'er, instant messaging og meget mere.
For det andet fordi de hostede løsninger fra for eksempel Google er begyndt at lure i kulissen.
Groft sagt har der hidtil været to oplagte muligheder, når det handler om e-mail og kalender-platform - eller hvad vi nu skal kalde det.
Den ene mulighed er Microsofts Outlook med en tilhørende Exchange-server, den anden er IBM's Lotus Notes med en tilhørende Domino-server. Og for de fleste er det fortsat sådan, forklarer Per Andreasen, som er projektchef i Devoteam Consulting, der rådgiver større danske virksomheder om it.
Han peger på, at valget af platform skal udspringe af virksomhedens overordnede it-strategi.
"Man skal ikke se på det isoleret for post og kalender. Det bliver hurtigt et religionsspørgsmål, hvor de kan stort set det samme - men med forskellige farver."
"Det handler om, hvad det er for et it-miljø, det skal indgå i, og hvad det er for bindinger, man har i forhold til applikationer. Rent funktionalitetsmæssigt kan det ene være ligeså godt som det andet, så det handler mere om, hvad man ellers har koblet til sin platform," siger Per Andreasen.
Fortid og fremtid spiller ind
For Per Andreasens kunder er det ofte et spørgsmål om, hvilke integrationsbehov, man har. Skal mail/kalender-systemet for eksempel bindes sammen med en Sharepoint-løsning, så er det oplagt at vælge Microsoft. Men valget er langtfra altid så simpelt, forklarer han.
"Hvis man har haft Notes i rigtig mange år, kan man have bygget mange applikationer, som er integreret med Notes-platformen. Så giver det måske ikke nogen mening at skifte, fordi der følger en masse besvær og omkostninger med at få flyttet alle sine applikationer."
"Men en anden betragtning er, hvad markedet tilbyder. Når man i det offentlige køber ESDH-sagsbehandlingssystemer, skal de være integreret til mail og kalender. Eftersom de fleste kunder har Outlook/Exchange, er det det, leverandøren laver som udgangspunkt - og det er kun, hvis der er nogen, der efterspørger det - og vil betale for det - at man laver det til Notes/Domino," forklarer Per Andreasen.
Det kan de tilbyde
Kendere af både Microsofts og IBM's produkter i denne kategori vil vide, at der er sket meget i de senere år. Og at endnu mere vil ske i den nærmeste fremtid.
IBM frigav i 2007 Lotus Notes 8 og senere version 8.5.
Ikke overraskende er der også i denne version lagt vægt på mulighederne for integration med andre applikationer og systemer.
Foruden integrationsmulighederne og et forbedret grafisk interface finder man en række nye features i Lotus Notes 8, heriblandt forbedrede identity management-løsninger som 'Shared Logon', der betyder, at dit Windows-login også anvendes til Notes.
Notes/Domino 8 skal også kunne mindske dine storage-omkostninger, gøre det lettere at udvikle web 2.0-applikationer til platformen og give dig mulighed for integration med blandt andet Googles web-kalender. Læs mere om de nye features på sidste side.
Microsoft på vej med nye versioner
Den direkte konkurrent til dette produkt bliver Microsofts Outlook 2010/Exchange Server 2010 - og Sharepoint, hvis man skal have de mere avancerede samarbejds-løsninger med. Exchange 2010 udkommer i år, mens den nye Office-pakke ikke forventes ude før i starten af 2010.
Blandt de features, som Microsoft selv peger på i Exchange Server 2010/Outlook, finder man blandt andet lavere omkostninger med en mere fleksibel udrulning og styring, bedre beskyttelse af data og understøttelse af lovgivningsmæssige krav med et nyt e-mail-arkiv.
I det nye produkt har Microsoft også inkluderet såkaldt MailTips, der advarer brugerne, hvis de ved en fejl er ved at sende en mail til store grupper, til folk, der er 'out of the office' eller til folk uden for virksomheden.
Der er også Voice Mail Preview, der lader brugeren se et tekst-preview af en voicemail i Outlook, og Ignore Conversation, en slags 'mute knap', der gør det muligt at fjerne ens egen e-mail-adresse fra en irrelevant mail-tråd, så man på den made kan undgå alle de irriterende cc-mails.
Sådan træffer du dit valg
Alle de nye features bringer os dog bare tilbage til udgangspunktet - den overordnede it-strategi.
Den del er ikke blevet mindre vigtig med årene, forklarer Per Andersen, direktør for IDC Danmark og Benelux.
Han peger på, at begge virksomheders produkter efterhånden anvendes ganske bredt.
"Der er sket det, at begge platforme har udviklet sig fra at være mailplatforme til at være collaborative-platforme, hvor det hænger sammen med alt muligt andet - fra instant messaging til videokonferencer til telefonmøder til møderum og alt muligt andet."
IDC-direktørens råd er derfor også, at man skal træffe sit valg ud fra virksomhedens overordnede it-strategi.
"Som udgangspunkt må man sige, at hvis man kan få tingene, så det hænger tæt sammen med det, man har i forvejen, typisk baseret på den samme platform, så er det alt andet lige nemmere. Hvis man skal vælge noget andet, skal der være positive argumenter for det."
"Der vil være nogle virksomheder, der vælger Microsoft, fordi man har en Microsoft-strategi, mens der vil være andre, der siger, at det er så kritiske værktøjer for samarbejdet mellem medarbejderne, at hvis man ikke kan få den funktionalitet, der er behov for, så er man nødt til at vælge det andet produkt," siger Per Andersen.
Per Andreasen, Devoteam, har samme holdning. Han mener, at mange danske virksomheder kva Microsofts popularitet her i landet ofte vil have Microsoft-løsningen som det mest oplagte bud.
"Hvis du har en Microsoft-strategi og for eksmepel bruger Sharepoint som samarbejdsværktøj, så giver det altså bedst mening at bruge Microsofts kalender- og mail-system, fordi det bare hænger sammen."
Per Andreasen mener dog ikke, at det, at man bruger Microsofts Office-pakke, i sig selv er nok til, at man dermed også skal vælge en Outlook/Exchange-løsning.
"Det skal hænge sammen med den strategi, man vælger; Vil man være et rent Microsoft-hus og for eksempel have Dynamics og Sharepoint, så hænger tingene bare bedre sammen med Outlook/Exchange. Hvis du er mere IBM- eller non-Microsoft-orienteret, så vil det være naturligt at vælge Notes/Domino," forklarer han.
Hvad med Google og de andre outsidere?
Ifølge Per Andersen, direktør for IDC Nordic og Benelux, har markeds-tendensen i Danmark indtil nu været, at Microsoft stille og roligt har taget markedsandele fra IBM.
Men i 2008 tog IBM faktisk markedsandele fra Microsoft, så Microsoft gik fra en markedsandel på 57 procent til 55 procent, mens IBM gik fra 39 til 40 procent - hvad angår omsætningen. Når det kommer til antallet af kunder, har Microsoft en langt større markedsandel.
Som nævnt i starten af artiklen, så er der dog andre muligheder end de to fra henholdsvis Microsoft og IBM.
Googles Gmail, Dokumenter og Kalender er i de senere år blevet en stadig mere interessant cocktail hos specielt mindre virksomheder, fordi det er en billig løsning, som er let at anvende - og som mange brugere allerede kender fra privatlivet.
Med det kommende produkt, Google Wave, der tager online-kommunikationen et skridt videre, kan Google blive et endnu stærkere alternativ.
SaaS-produkterne fra Zoho er også et muligt alternativ til Microsoft og IBM, mens også Mozillas Thunderbird kan tilfredstille nogle virksomheders e-mail-behov.
Per Andersen, IDC, peger på, at der er god ræson i de hostede løsninger, når det kommer til samarbejds-løsninger.
"Netop collaborative værktøjer er jo relativt oplagte til at køre som en service, så det vil gøre, at der vil være en markant tendens i den retning - det er også derfor, at Microsoft er begyndt at se på, hvad man kan tilbyde af sine produkter som det, de kalder software + service."
"Så kan man jo spekulere lidt på, hvad IBM gør i den forbindelse," siger Per Andersen med henvisning til, at der ganske vist findes en webklient til Notes, men at den godt vil kunne forbedres.
Han tvivler dog ikke på, at Microsoft og IBM også fremover vil være de store.
"Den måde, som Notes og Exchange vil differentiere sig på fremover, er på områder som tele- og videokonferencer. Der er jo ingen, der gider at holde møde i et virtuelt system, der hele tiden går ned," siger han.
Per Andreasen fra Devoteam Consulting ser indtil videre Google som et mindre relevant alternativ for hans kunder, der er de større danske virksomheder.
"Jeg vil vurdere, at det er for tidligt. Der er nok mange, der snakker om det, men det er de færreste, der kaster sig ud i det," siger Per Andreasen.
Få mere at vide
IBM's side om Lotus Notes 8.5
Microsofts side om Outlook 2010
Infoworld-artikel om Lotus Notes 8
Infoworld-artikel om Exchange 2010 Beta
Computerworld US-anmeldelse af Office 2010 Beta
Læs også Computerworlds artikler:
Optimer din Lotus Notes-oplevelse
Computerworld har set på, hvordan man kan optimere Lotus Notes.
Se alle de nye features i Exchange Server 2010
Microsoft har frigivet beta-versionen af Exchange Server 2010, der sammen med den kommende version af Outlook skal kæmpe mod IBMs Lotus Notes/Domino. Læs om de nye features her.
Sharepoint og Lotus låst i langvarig fejde
Efter den evindelige krig mellem Outlook og Notes, er der nu en ny kamp på vej mellem IBM's Lotus og Microsofts Sharepoint Server som den foretrukne samarbejds-platform blandt store virksomheder.
Microsofts præsentation Outlook 2010:
IBM's præsentation af Lotus Notes 8:
