Der er en fantastisk udsigt ud over indsejlingen til Københavns Havn fra mødelokalet, der kun adskilt af en glasvæg ligger klos op af den nye it-direktørs hjørnekontor på Esplanaden ved Langelinie i København.
På den modsatte side af kanalen kan man se kongeskibet ligge for anker denne solskinsdag i slutningen af april.
Senior vice president og øverste chef for Mærsk-gruppens centrale it-afdeling, Group IT, Flemming Steen, kigger ud af vinduet og peger:
"Det ser det jo fredeligt ud derude, men det raser altså inden for shipping," siger han med henvisning til den økonomiske krise i verden.
Det er fire måneder siden, han tiltrådte stillingen, der har placeret ham i spidsen for det store selskabs it-strategi.
Øverst på dagsordenen står, at A.P. Møller - Mærsk skal være endnu skarpere på hvordan de mellem fem og seks milliarder kroner, som koncernen årligt bruger på it, skal anvendes og prioriteres.
"Vi skal ikke være it-defensive, men en business case skal i dag være væsentlig bedre end tidligere, hvis den skal realiseres," siger Flemming Steen.
Optimeringen af it-forretningen har også ført til en større omlægning af hele it-afdelingen. Det er sket, fordi administrerende direktør Nils Smedegaard Andersen har ønsket at adskille service-funktioner fra governance-funktioner i hele koncernen.
Tidligere omfattede Group IT's portefølje af opgaver også drift af en stribe systemer, men det er nu blevet ændret, så den fælles it-drift er blevet flyttet væk fra Esplanaden og ud til en anden adresse i København, hvilket har betydet, at antallet af it-ansatte på selve Esplanaden er blevet reduceret fra 85 til 23.
"Det var ikke hensigtsmæssigt at have begge hatte på," siger Flemming Steen, som mener, at man ikke kan være service-provider den ene dag og den næste dag forlange, at folk gør ting på en bestemt måde.
For at trimme it-strategien yderligere har Group IT helt nye funktioner, der anses for særdeles vigtige i arbejdet med at trimme it-anvendelsen.
Fokus på it-implementering
Der er således blevet oprettet en gruppe, der skal sikre mere succesfuld implementering af it-projekterne.
Gruppen skal ikke tjekke eller kontrollere igangværende it-projekter, men formulere politikker på området og arbejde med best practice og stille krav til, hvordan man implementerer it-projekter i koncernen.
"I bund og grund ønsker vi at forbedre vores succesrate med implementering af it-projekterne. Det gælder forskellige dele af processen lige fra beslutningen til selve implementeringen," siger Flemming Steen.
Det er en kendt sag, at Mærsk-gruppen oplevede massive implementerings-problemer på it-siden efter opkøbet af rederiet P&O Nedlloyd, der efterfølgende skulle fusioneres med Maersk Line.
De store it-problemer kostede Mærsk-gruppen 1,3 milliarder kroner i rene it-udgifter og betød blandt andet, at en række kunder fik den forkerte fragt til den forkerte pris og på et andet tidspunkt end aftalt.
Det fik selskabet til at lancere den såkaldte Stream Line-strategi, der regnes for at være det mest omfattende reorganiserings - og besparelsesprojekt i rederigigantens historie, for godt et år siden.
"Hvis man har fulgt os lidt, har der jo været lidt fremme om vores evne til at implementere," som Flemming Steen siger.
Det var netop som chef for Stream Line, at han i 2007 vendte tilbage til Mærsk-koncernen efter en afstikker til Junckers Industrier som finansdirektør.
Han understreger dog, at den organisatoriske ændring af Group IT er sket som en udspringer af en løbende vurdering af, hvordan man kan gøre tingene lidt anderledes og bedre. Forandringerne er altså ikke en direkte udløber af de it-problemer, som har haft med fusionen med P&O Nedlloyd at gøre, siger han.
"Jeg har haft denne stilling i fire måneder, og ingen interesser sig overhovedet for fortiden på den måde. Der blev konstateret nogle problemer, som der blev taget hånd om. Vi foretager de ændringer, der er bedst for forretningen" siger Flemming Steen.
Group IT har desuden åbnet en helt ny finansgruppe. Her skal it-direktørens folk i København følge udviklingen i it-udgifter, udarbejde både interne og eksterne benchmarks og finde modeller til at få satset på de mest lønsomme it-projekter.
"Vi skal endnu tættere på, hvordan vi bruger vores it-midler, og hvordan vi prioriterer it-kronerne," siger Flemming Steen.
It-projekter med hurtigt afkast
Han forklarer, at ingen store it-projekter bliver søsat, hvis afkastet fra dem først kommer i 2011 eller 2012.
"Vi ved, at 2009 bliver et vanskeligt år, så vi skal bruge pengene fornuftigt," siger han.
Den 43-årige uddannede økonom har tidligere erfaring med it fra blandt andet Junckers Industrier, hvor hans hovedopgave som finansdirektør var at skære helt ind til benet og finde massive besparelser i det dengang lukningstruede selskab.
Sammen med Stream Line-projektet, hvor økonomen Flemming Steen havde en projektgruppe på godt 50 mand tilknyttet, gør det ham til en erfaren rationaliserings-ekspert. I Stream Line-projektet blev 3.000 ansatte afskediget.
Mærsk-koncernen har hidtil ikke været nødt til at afskedige så mange mennesker i en driftssituation, hvor der ikke har været foretaget en fusion eller lignende, forklarer Flemming Steen.
Han har nu fået melding om, at der skal leveres besparelser på it-området i Mærsk-gruppen. Han vil ikke røbe, hvor meget der skal findes på it-budgettet.
"Vi går i dialog med de forskellige forretningsenheder om, hvordan vi finder pengene," siger han.
Finanskrisen tages alvorligt
Mærsk-koncernen tager den nuværende økonomiske krise i verden meget alvorligt.
Bestyrelsesformand Michael Pram Rasmussen forklarede på selskabets generalforsamling 30. april, at selskabet arbejder på at beskære omkostningerne med omkring en milliard dollars på årsbasis, hvilket svarer til fem-seks milliarder danske kroner om året.
Group IT varetager de tværgående governance-opgaver, mens forretningsenhederne i Mærsk-gruppen som Dansk Supermarked, Maersk Line og olieselskaberne står for de forretningsspecifikke it-opgaver, fordi der ifølge Flemming Steen er stor forskel på at drive shipping-virksomhed og olieforretning.
Han fortæller, at der ikke bliver tale om et diktat inde fra hans centralt placerede afdeling på Esplanaden om besparelser, men at man drøfter det på normal vis, hvor alle tal skal på bordet.
"Men det skal selvfølgelig heller ikke lyde som om, at det er et demokrati, for det er det heller ikke. Det handler om at finde frem til de mest effektive arbejdsformer," siger han.
En stor del af Flemming Steens arbejde består da også i at være dialog med it-cheferne for forretningsenhederne, hvor han jævnligt taler med en gruppe på 15 til 20 CIO's placeret rundt omkring i verden.
Hver måned mødes alle it-lederne desuden i et såkaldt IT council, hvor Flemming Steen er formand.
Alle beslutninger om it-sikkerhedsregler, besparelser, standarder med videre bliver drøftet i fællesskab.
"Alle skal være med, hvis det skal virke," siger Flemming Steen.
It til 120.000 ansatte
Når man sidder i mødelokalet på Esplanaden med det obligatoriske whiteboard hængende på væggen og med plads til 8-10 personer omkring bordet, er det svært helt at forstå koncernens størrelse.
Godt nok vidner vrimlen af slips, stive jakkesæt og udenlandsk talende folk på gangene på Esplanaden om, at der er tale om en international virksomhed, men den gigantiske volumen - en omsætning på 300 milliarder kroner, 120.000 ansatte og repræsentation i 130 lande - kan alligevel være svær helt at rumme.
Organiseringen og koordinering er da også helt afgørende for koncernen.
Flemming Steen er via Group IT centralt placeret som bindeled ud til alle koncernens CIO'er i de forskellige forretningsenheder, hvor man i øvrigt har tre nye ansigter på poster i så væsentlige enheder som Maersk Line, Maersk Tankers og Maersk Logistik.
I den anden ende refererer Flemming Steen til skibsreder og finansdirektør Søren Thorup Sørensen, der også sidder i koncernes magtfulde topgruppe, ‘The Executive Board', og en række Mærsk-selskabers bestyrelser.
"Søren og jeg taler sammen næsten på daglig basis," siger Flemming Steen.
Derudover gør den nye it-direktør meget ud af at møde ikke-it-folk.
"Det er vigtigt at forstå, hvad der rører sig på andre områder, så det bruger jeg en del tid på," siger Flemming Steen.
Fokus på leverandør-aftaler
En hovedopgave for Group IT er at varetage de overordnede rammeaftaler med it-leverandørerne.
Her forhandles altså alle de store tværgående it-rammeaftaler hjem, som forretningsenhederne efterfølgende kan købe ind på.
Kun hvis it-produkter eller it-systemer er for forretningsspecifikke, udarbejdes aftalerne decentralt.
Da krisen for alvor har ramt verdensøkonomien, regner Flemming Steen det for sikkert, at der skal kigges på forholdet til leverandørerne.
Det betyder, at leverandørerne - lige fra Fiskehallen Gilleleje, hvis hvide varevogn denne formiddag leverer dagens ordre af fisk til Esplanaden, til it-giganter som IBM og HP - kan se frem til en snak med Mærsk-koncernens medarbejdere.
Leverandør-aftaler under lup
Flemming Steen forklarer, at det er naturligt at kigge på, om de priser, som man betaler, er i overensstemmelse med markedsprisen.
"Der er ingen hellige køer," som han siger.
Flemming Steen langer pludselig armen over bordet og gør klar til at lægge arm.
"Men det er ikke altid på denne måde," siger han med et smil.
Han pointerer, at prisen blot er et parameter i dialogen med leverandørerne, men at man ofte ved at gennemgå egne behov kan finde områder, der måske ikke er helt så vigtige for selskabet.
"Det kan være, at vi har overspecificeret. Det kan være, at der er krav om oppetid, hvor man kan spørge, om det her system virkelig skal behandles som et meget kritisk system," siger han.
Flemming Steen forklarer, at man på den måde faktisk vil kunne finde win-win-situationer med leverandørerne - altså hvor Mærsk-koncernen sparer penge ved at skære unødvendige områder væk, mens leverandørerne måske ikke behøver have et beredskab klar på et ulønsomt område.
Ikke alle arbejdsopgaverne i Group IT skal dog have et nyt fokus eller et særligt twist som følge af krisen. Når det handler om it-sikkerhed skal den nuværende linje med at være opdateret på de stadig nye trusler fortsætte, forklarer Flemming Steen.
"I al beskedenhed er det et område, som vi er godt med på. Jeg vil gerne rose vores folk for deres flotte arbejde med it-sikkerheden," siger Flemming Steen.
Han forklarer, at Group IT's sikkerhedsarbejde består i både at formulere politikker og regler på it-området, der skal gælde hele koncernen.
Desuden har man også mandskab til at sætte ind over for akutte trusler eller angreb udefra - et område, som koncernen lægger utrolig stor vægt på.
Sådan arbejder de it-ansatte
De ansatte på Esplanaden kan stadig få et glimt af den nu 95-årige skibsreder Mærsk Mc-Kinney Møller, der fortsat har sin daglige gang i kontorbygningen.
Da rederens bil denne formiddag i april kører op til den imponerende indgang på Esplanaden, hvor det nærmest skinnende græstæppe ser ud til at blive plejet konstant, fornemmer man da også medarbejdernes åbenlyse fokus på, om "Hr. Møller", som han konsekvent kaldes, nu også stiger ud af bilen.
Denne gang får de dog ikke et glimt af manden, da bilen tilsyneladende ikke i denne omgang skal hverken hente eller bringe rederen.
I dag kan medarbejderne aflive en af de gamle myter fra koncernens stolte historie om, at de syv takker i Mærsk-logoet er en tak for hver arbejdsdag i ugen. Men det betyder tilsyneladende ikke mindre resultatorienterede medarbejdere.
Flemming Steen forklarer, at grunden til, at han elsker at arbejde hos Mærsk-koncernen, er kollegaerne. Han fortæller, at han aldrig har oplevet andre steder, hvor man kan trække på så mange ressourcer i form af dygtige medarbejdere, som i selskabet.
"Der er en vilje til at få lavet tingene til tiden, som jeg ikke har oplevet magen til andre steder," siger direktøren.
Han beretter samtidig om en arbejdsplads, hvor der både er plads til familiemennesket og den singlemand eller -kvinde, der har lyst til at bruge rigtig mange timer på jobbet.
"Vi måler ikke folk på det antal timer, de er her. Vi måler på resultater og på, hvorvidt den ansatte bidrager positivt til firmaets udvikling," siger Flemming Steen, der selv har tre børn.
"Jeg har kollegaer, der arbejder rigtigt meget, fordi de er singler, og jeg har en familiefar ansat, der spurter ud af døren hver dag klokken 17. Men de er lige meget værd, selvom de har forskellige prioriteringer.
It-direktøren fortæller, at han ikke har fotos af sine børn på sit kontor.
"Det kommer af en holdning, som jeg har om, at jeg skal se mine børn i virkeligheden. Og det er ikke noget problem i forhold til arbejdet her hos Mærsk," siger den nye it-direktør.
