Forhandlinger og formulering af aftaler med it-leverandører er en ting, som de fleste it-chefer prøver kræfter med, og de fleste ved, hvor vigtigt det er, at man er pertenlig med formuleringerne i de kontrakter, der bliver indgået.
Begge parter hænger nemlig på den, nnår først aftalen er indgået og kontrakten underskrevet.
Her hjælper ingen kære mor, hvis detaljerne ikke er tilstrækkeligt udspecificerede, eller hvis der mangler nøjagtighed, afgrænsning eller andet.
Bliver forhandlinger ikke grebet an på en ordentlig måde, kan resultatet af enhver kontrakt-forhandling få stor betydning på både budgetter og på den måde, hvorpå opgaverne skal løses.
Derfor gælder det om at være påpasselig, nøjagtig og systematisk.
Advokat Peter Lind Nielsen, partner i advokatfirmaet Bender von Haller Dragsted og ekspert i it-kontrakter, mener, at mange opfatter it-kontrakterne som det rene juristeri og som en formalitet, der skal arkiveres i en skuffe, når først de er underskrevet.
Det hænder endda, at kontrakten først bliver bragt på banen dagen før, et projekt skal begynde, fortæller han.
"Det giver et helt urimelig presset forhandlingsforløb, hvor der er væsentlig risiko for, at tingene ikke bliver tænkt ordentlig igennem, og hvor man risikerer at ende med en rigtig dårlig kontrakt," lyder det fra advokaten.
Han påpeger, at man risikerer, at en hel stribe forhold skal genforhandles, hvos kontrakten først bringes på banen til allersidst.
Disse ting forhandles altid
Ifølge advokaten er der en række områder, der kun sjældent forhandles samt en række ting, der altid forhandles, og som man derfor bør skænke opmærksomhed.
Det gælder naturligvis pris og tidsplan, samt nedenstående emner, der ifølge Peter Lind Nielsen altid er genstand for forhandling forud for en kontrakt.
- Ansvaret for uafdækkede forhold /gaps og grænseflader til andre systemer.
- Omfanget af kundens medvirken og regulering, hvis kunden ikke medvirker.
- Placering og rækkevidden af projektlederansvaret.
- Konsekvenser ved forsinkelser - herunder dagbod og kundens øvrige sanktioner.
- Hvordan skal afprøvning foregå, og hvad der skal ske, hvis prøverne ikke godkendes.
- Ansvar for fejl og mangler ved standardsoftware.
Disse ting skal du være opmærksom på
1. Hvad skal der leveres?
Kunden bør klart beskrive behov og krav til det nye it-system. Det er helt afgørende for en forventningsafstemning, at parterne når til enighed om hvilke krav og behov, det nye system skal opfylde.
Her skal det overvejes, om man køber en samlet it-løsning, eller om man køber hardware, software og konsulentydelser - herunder om der er tale om totalleverance-kontrakt eller om man sammenstykker løsningen af enkelte komponenter.
2. Hvordan skal der leveres?
Skal leveringen ske efter "vandfaldsmodellen," hvor kunden og leverandøren ved kontrakt-underskrift er nået til enighed om kravene til kundens løsning? Eller skal levering ske som et såkaldt agilt/iterativt projekt, hvor parterne først under projektet løbende når til enighed om kravene til løsningen?
3. Hvordan er magtforholdet mellem parterne?
Som kunde skal man overveje magtforholdet. Det vil nemlig være afgørende for den indflydelse, som man som kunde kan få på kontraktens vilkår. Er der tale om en løsning bestående af standardsoftware, skal man som kunde være opmærksom på, at licens-betingelserne ofte ikke kan forhandles - bortset fra måske prisen.
4. Få kontrakten hurtigt på banen
Mange opfatter kontrakten som det rene juristeri og som noget, der bare skal i skuffen, når den er underskrevet. Kontrakten hænger imidlertid nøje sammen med de tekniske aspekter - herunder overvejelserne under punkt 1 og punkt 2 - samt de kommercielle forhold, herunder hvilke sanktioner kunden skal have ved misligholdelse og lignende.
Det er derfor vigtigt, at kontrakten udarbejdes, så den passer på det konkrete projekt. Det er ligeledes vigtigt, at den kommer hurtigt på banen. Bliver kontrakten først bragt på banen til allersidst, betyder det ofte, at alle de forudgående forhold skal genforhandles.
5. Valg af kontrakt
Vælger man en standardkontrakt - som for eksempel K01 - er det vigtigt altid konkret at gennemgå kontrakten, så den afspejler det konkrete projekt. Er projektet for eksempel opdelt i faser med del-leveringer, skal kontrakten afspejle dette.
Det er livsfarligt blot at tage en standardkontrakt eller gammel kontrakt ned fra hylden og anvende den uden videre.
Er projektet et agilt/iterativt forløb, hvor der typisk ikke vil ligge en klar kravspecifikation ved kontraktindgåelsen, kan K01 eller K02 ikke anvendes, og en sådan kontrakt er væsentlig forskellig fra for eksempel K01, som er baseret på "vandfaldsmodellen" - altså hvor der ligger en kravspecifikation fra begyndelsen.
6. Kan advokaterne ikke bare klare kontrakten selv?
Der gælder særlige juridiske forhold for it-kontrakter. Vælger man at entreere med en advokat til at hjælpe med at udarbejde, kommentere og forhandle kontrakten, skal man holde sig for øje, at advokaten hverken kan eller skal forhandle kontrakten alene, i det kontrakten netop hænger sammen med, hvordan det konkrete projekt er sat sammen, ligesom kontrakten hænger sammen med de tekniske og kommercielle aspekter.
Det vil ofte være de tekniske og/eller kommercielle aspekter, der vil være helt afgørende for de konkrete vilkår i kontrakten.
7. Sørg for at udarbejde et udkast
Aftal med den anden part, hvem der udarbejder et udkast til aftale. Parterne kan herefter forhandle ud fra dette udkast. Det er håbløst blot at sidde og forhandle parterne i mellem, uden at der foreligger et udkast, som man kan forhandle ud fra.
8. Kommentering af kontraktudkast
Inden forhandling af kontrakten bør den anden part have haft lejlighed til at gennemgå den og kommentere den. Når man kommenterer en kontrakt bør man komme med konkrete ændringsforslag.
Det er ikke synderligt anvendeligt for den anden part, hvis man blot skriver "uacceptabelt" ud for bestemte vilkår i kontrakten, hvis man ikke samtidig skriver, hvad der så kan være "acceptabelt." Brug også altid ændringsmarkering, så man kan se, hvad der ændres.
9. Hvordan forhandles kontrakten, og hvem skal deltage
Sæt god tid af til kontraktforhandlingen. Vær sikker på, at begge parter er repræsenteret af kompetente personer og personer, der har kompetencer til at træffe beslutninger på både det tekniske og det kommercielle plan.
Advokaten bør være med til disse forhandlinger, så juridiske spørgsmål løbende kan afklares.
Det kan være en god ide, at en af deltagerne sidder med kontrakten og retter i den med den andens accept efterhånden som der opnås enighed.
Det kan trække forhandlingen ud og give anledning til mange misforståelser, hvis begge parter sidder og tager noter for efterfølgende hver især at gå hjem for at rette kontrakten til efter hvad de troede, man er blevet enig om.
