Læs også: Samarbejds-systemernes verden af blandede bolsjer.
Samarbejde og teamwork i virksomhederne er in. Bedømt ud fra den aktuelle efterspørgsel efter samarbejdssoftware har virksomhederne i øjeblikket enormt fokus på at gøre det så let som muligt at samarbejde.
SharePoint er Microsofts hurtigst sælgende produkt nogensinde, lignende løsninger fra de andre større leverandører rykker godt, og Google er begyndt at røre på sig i markedet.
Udviklingen skyldes ikke mindst, at der bliver arbejdet på tværs af enheder i organisationen og på tværs af landegrænser.
Vejen fra beslutning til projektstart skal være kort. Og så er der kommet en ny generation af medarbejdere, der er vokset op med web 2.0-teknologier og sociale netværk på nettet.
Men er samarbejdssoftware nu blevet en nødvendighed for at kunne arbejde sammen? Hvad skete der egentlig med det gode møde og e-mailen med det vedhængte dokument?
Adfærd bringes ind i virksomhederne
De lever stadig, og har det efter omstændighederne godt. Men der er ingen tvivl om, at vores private brug af nettet med wikis, blogs og sociale netværk inspirerer mange virksomheder til at udnytte de nye værktøjer til at få medarbejdere til at dele de gode idéer med kollegerne og få projektarbejdet til at glide bedre.
Medarbejderne bringer i stigende grad deres private netadfærd ind i virksomhederne og forventer at kunne kommunikere uformelt og i real-tid med kolleger og kunder.
Uffe Sørensen, Lotus messaging and collaboration director hos IBM, mener, at den store interesse for samarbejdssoftware skal ses i lyset af den udvikling, mange virksomheder har været igennem de senere år.
"Nu har det i flere år handlet om automatisering af backend-systemer og effektivisering af de mere produktionsorienterede processer.
Der har været tænkt meget på bundlinjen, og de fleste virksomheder har efterhånden fået effektiviseret ind til benet. Så hvor skal man nu søge hen for at optimere sin forretning?
Naturligvis til de steder, hvor de fleste gode nye idéer opstår: I kommunikationen og samarbejdet mellem medarbejdere og mellem virksomheden og dens kunder. Og her er de nye sociale teknologier en glimrende platform," siger han.
Læs også: Samarbejds-systemernes verden af blandede bolsjer.
Den udvidede virksomhed
Læs også: Samarbejds-systemernes verden af blandede bolsjer.
Der har været talt og skrevet meget om den såkaldte generation y, der er vokset op i en web 2.0-verden med fuld blæs på alle kommunikationskanaler og en ubændig trang til at dele deres liv med andre på blogs og sociale netværk som Facebook og MySpace.
For den generation er arbejdsliv og privatliv ikke nødvendigvis skarpt adskilte størrelser.
De forventer at have en platform, hvor de kan kaste holdninger og idéer ud i et mere uformelt forum end det traditionelle møde med fast dagsorden og taletid efter tur.
Men det vil være forkert at betragte anvendelsen af samarbejdssoftware udelukkende som udtryk for ung mode.
Det vurderer Karl Deacon, som er teknologi-direktør (CTO) for konsulentvirksomheden Capgeminis britiske outsourcing-forretning.
"Virksomhederne har altid brugt teknologi til at understøtte samarbejdet. Det har bare antaget forskellige former, og vi ser nu fremkomsten af meget billige og gode værktøjer til at gøre samarbejdet nemmere. Og så skal det ses i forhold til den helt dominerende trend de senere år, hvor kunden i den grad er kommet i fokus. Her er de nye teknologier en mulighed for at inddrage kunderne i, hvad man kunne kalde den udvidede virksomhed og dermed skabe en god binding mellem virksomhed og kunde," siger han til Computerworld.
Vidensdeling som værktøj
Ændrede virksomhedsstrukturer har også betydet, at behovet for teknologiske bindemidler er blevet større.
Jo større spredning geografisk og organisatorisk, jo vigtigere bliver det at give medarbejderne nogle nemt tilgængelige samarbejdsværktøjer.
Især har projektorienterede virksomheder taget samarbejds-softwaren til sig, mens virksomheder med en mere hierarkisk organisation i mindre grad går på de nye platforme.
Det er ikke nyt, at virksomhederne forsøger at understøtte informationsflowet og vidensdelingen i organisationen med teknologi.
Der er talrige eksempler på store og ofte kuldsejlede projekter, hvor det har handlet om såkaldt knowledge management.
Projekterne har ofte været drevet af angsten for at miste værdifuld viden, hvis nøglemedarbejdere fandt på at forlade virksomheden.
Læs også: Samarbejds-systemernes verden af blandede bolsjer.
At grave viden ud af vidensbanken
Læs også: Samarbejds-systemernes verden af blandede bolsjer.
Men det helt store problem har dels været at få medarbejderne til at bidrage med skriftliggjort viden, dels - og måske i endnu højere grad - at grave viden ud af den store vidensbank.
Og her markerer de nye samarbejdsteknologier et nødvendigt brud med forældede tankegange, mener Christian Dalsgaard, der er post-doc ved Institut for Informations- og Medievidenskab ved Aarhus Universitet.
"Det er vigtigt ikke at tænke i vidensdeling som klumper af statisk viden, man lægger ned i store vidensdatabaser. Idéen om den store galaktiske vidensdatabase er faktisk død. Der er ved at ske et skift til fokus på samarbejde og kommunikation, og her er det meget mere interessant at se på systemerne som procesværktøjer. Brugerne skal føle, at vidensdeling er en del af deres arbejde og ikke en ekstra aktivitet, som der så aldrig rigtig bliver tid til," siger han.
Ifølge Christian Dalsgaard er det meget vigtigt, at samarbejdsværktøjerne understøtter den måde, som organisationen fungerer på. Det giver ingen mening at indføre dem, hvis organisationen ikke lægger op til teamwork og projektarbejde.
Strategi før system
Janus Boye, direktør for netværksfirmaet J. Boye, der er vært for 24 erfa-grupper i Danmark med fokus på onlinemedier inklusive samarbejdssoftware, har også det strategiske og organisatoriske som første punkt på den tjekliste, virksomheden skal igennem, inden den går ud for at shoppe løsninger.
"Man skal først have sin strategi på plads. Hvad ønsker man at opnå, og hvilke arbejdsgange i organisationen ønsker man at understøtte? Derefter skal man beslutte sig for, hvilke typer dokumenter og information, man vil lægge ud på sin samarbejdsplatform. Og det kan faktisk være temmelig lavpraktiske spørgsmål, man skal have styr på, som eksempelvis hvor vigtige e-mails skal gemmes. Først derefter kan man begynde at lede efter den rigtige løsning. Vores erfaring er desværre, at rigtig mange vælger værktøjet, før de har fået defineret opgaven," siger han.
Janus Boye er heller ikke specielt imponeret over virksomhedernes evne til at udarbejde en fornuftig business case på indkøb af samarbejdsløsninger.
Men det skyldes delvist, at det notorisk er et vanskeligt område at udarbejde en præcis business case på. For hvordan sætter man kroner og øre på en friere udveksling af idéer og bedre informationsflow i projekterne?
Det eneste område, hvor man med en vis sikkerhed kan tale om return on investment, er rejsekontoen, som gerne skulle nyde godt af øgede muligheder for at mødes i de virtuelle møderum.
Mange udfordringer
Vejen til succes med samarbejdssoftware er som så mange andre projekter brolagt med udfordringer. Ikke mindst kan indgroede vaner i organisationen stå i vejen.
Der kan være bekymring for at lægge for meget ud i halvoffentlige rum, og der kan grundlæggende være tvivl om, hvilke typer opgaver, man skal benytte samarbejdsløsningerne til.
Ifølge Janus Boye er det heller ikke alle typer dokumenter og arbejdsgange, der egner sig til at blive understøttet af løsninger a la SharePoint.
"Nogle af disse løsninger tilbyder det, jeg vil betragte som letvægts-dokumenthåndtering. De opfylder helt sikkert et behov for kommunikation om et projekt og et logisk opbevaringssted for de relevante dokumenter. Men i mere regulerede miljøer - som i mange offentlige institutioner og i farmaindustrien - er der så strenge krav til journalisering og versionsstyring, at man der skal over i egentlige ESDH-systemer," siger han.
Men ofte vil man faktisk se, at nogle dokumenter lever et første liv som arbejdsdokumenter i et projektrum på en samarbejdsplatform, for så på et tidspunkt at blive overført til virksomhedens øvrige systemer, eksempelvis ESDH, CRM, ERP eller CMS.
Det kan også være en udfordring at finde den rette balance mellem at skabe en overordnet ramme for aktiviteterne på samarbejdsplatformene, der afspejler nogle strukturer og værdier i virksomheden samtidig med, at man giver den nødvendige frihed til, at kreativiteten kan blomstre i anvendelsen af løsningerne.
Og så har flere danske virksomheder måttet sande, at når først man har givet mulighed for at oprette samarbejdswebsteder, kan antallet vokse eksplosivt til et punkt, hvor det bliver svært at overskue for brugerne og vanskeligt at vedligeholde for systemadministratorerne.
Kamp om markedet
I øjeblikket er kampen om markedet for samarbejdssoftware en del af en større kamp mellem de traditionelle udbydere af client/server-løsninger og så de nye frække drenge i klassen, der som Google satser på at tilbyde en platform i skyen.
Google har ikke som Microsoft, Oracle, IBM og de andre tunge drenge erfaring i at håndtere virksomhedsløsninger.
Men Google har med Google Apps og Google Sites lagt an til noget, der med tiden kan blive interessant for større virksomheder.
Under alle omstændigheder kan man se på de løsninger, som de andre store udbydere lancerer nu, at selve idéen med at tilbyde rene web-baserede SaaS-løsninger er stærkt på vej ind som et seriøst alternativ eller supplement til de traditionelle in-house eller hostede løsninger.
Læs også: Samarbejds-systemernes verden af blandede bolsjer.
Samarbejdssoftware - de mest udbredte systemer
Læs også: Samarbejds-systemernes verden af blandede bolsjer.
De to største leverandører på det danske marked for samarbejdssoftware er Microsoft og IBM. Dertil kommer en række mindre og til dels nicheprægede spillere.
Microsoft: Microsoft Office SharePoint Server 2007 - også kaldet SharePoint eller MOSS - er selskabets hurtigst sælgende produkt nogensinde.
Microsoft holder de danske salgstal tæt på kroppen, men IDC Nordic vurderer, at selskabet i 2007 sad på 51 procent af det danske marked for "collaborative applications" (der dog er svært at afgrænse klart).
Og i marts sidste år meddelte Microsofts nestor, Bill Gates, at SharePoint var solgt i over 100 millioner licenser og havde genereret en omsætning på over én milliard dollar.
IBM: Den anden gamle gigant har med rod i sin Lotus-serie fortsat godt fat i danske virksomheder.
Ifølge IDC Nordic havde IBM i 2007 27 procent af det danske marked for "collaborative applications". IBM's samarbejdsplatform inkluderer Lotus-produkterne Quickr, Connections, Notes og Sametime.
Google: Google Apps er den nye, web-baserede spiller, der via den store udbredelse af især Gmail på privatmarkedet også trænger sig på i virksomhederne. Google tilbyder slet ikke samme funktionalitet og integration til andre systemer som Microsoft og IBM.
Til gengæld er implementeringen af Googles basale funktioner hurtige, enkle og billige (hvis ikke gratis). Google Apps består af Gmail, Google Docs, Google Sites, Google Calendar, Google Talk og Google Video.
Oracle: Med produkter som Portal, WebCenter og Beehive forsøger Oracle at ramme især store virksomheders behov for portaler og intranet, der tilbyder moderne web 2.0-inspirerede muligheder for videndeling, netværk og samarbejde.
Cisco: Via sine tæt integrerede kommunikationsløsninger - unified communications - arbejder også Cisco tæt på markedet for samarbejdssoftware.
Open source CMS: Content management-systemerne MediaWiki (kendt fra Wikipedia), Drupal og Plone vinder større og større udbredelse som samarbejdsplatforme. Alle tre er open source.
Webtop og Intranote: To eksempler på danske leverandører af content management-systemer med fokus på videndeling og samarbejde. Begge arbejder både med SharePoint og deres egne software-løsninger.
Læs også: Samarbejds-systemernes verden af blandede bolsjer.
