Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.
Da rådhusklokkerne ringede 2024 ind, blev det også startskuddet på et år, der byder på ikrafttrædelse af en af de mest længeventede lovgivninger i mange år: Den nye bogføringslov som de fleste danske virksomheder skal overholde fra den 1. juli.
I helt korte træk betyder den nye lovgivning, at stort set alt, der vedrører virksomheders bogføring, skal registreres, behandles og opbevares digitalt.
Enten ved, at virksomheden benytter et standardsystem, godkendt af Erhvervsstyrelsen, som altid vil opfylde styrelsens krav, eller ved at anvende eget system, hvor virksomheden selv sikrer, at systemet løbende efterlever kravene.
Det er altså slut med tunge ringbind, papirkvitteringer og analoge pengekasser.
Desuden kommer der nu helt klare regler for backup af regnskaber, bilag og anden data, der relaterer sig til bogholderi.
Og det er i min optik en god ting.
De cyberkriminelle rammer i langt højere grad danske virksomheder – og gennem det seneste år har vi set flere tilfælde på virksomheder, der har fået låst deres regnskabssystemer af ransomware.
Her er det især et problem, hvis virksomhederne ikke har en sikker backup af systemet. For udover at det naturligvis er svært at føre det daglige bogholderi, kan det i værste tilfælde føre til, at virksomhederne ikke kan lave deres årsregnskaber, som loven kræver.
Som at bygge i blinde
Gennem de seneste år har især mange mindre virksomheder skiftet til digital bogføring, fordi der findes nemme og billige løsninger, der dækker deres behov.
For dem bliver overgangen til den nye lovgivning ikke den store udfordring.
Derimod er der ingen tvivl om, at større virksomheder står overfor en udfordring, der kræver, at de bliver langt mere digitaliserede end hidtil.
Det er vores erfaring, at op mod 75 procent af danske virksomheder i dag ikke vil kunne overholde den nye lovgivning.
En stor del af disse virksomheder har forældede systemer, der vil kræve store investeringer, hvis de skal leve op til lovkravene – og desuden kender vi ikke samtlige krav, der vil blive indfaset frem mod 2026.
At bygge videre på sådan et system vil være som at renovere et badeværelse i blinde.
Tre gode råd til at komme i gang med processen
Det kræver altså nogle grundige overvejelser, når man som virksomhed skal sikre, at man lever op til lovgivningen fra 1. juli.
Det kan måske virke uoverskueligt, når man både skal have styr på it og selve bogføringsprocesserne – især, hvis man ikke har et stort bogholderi.
Derfor vil jeg gerne dele tre gode råd, som jeg selv har givet danske virksomheder, når de har spurgt mig om bogføringsloven.
- Kontakt jeres revisor og bed denne om at konkretisere, hvad der skal til for, at jeres virksomhed lever op til den nye lovgivning. Revisoren vil dog ikke kunne rådgive om jeres it-løsninger. Her vil I skulle bruge ekstern hjælp fra for eksempel en it-serviceleverandør eller en ERP-ekspert.
- Hvis jeres it-system har nogle år på bagen eller ikke lever i clouden, så er tiden måske inde til at overveje en ny godkendt cloud-løsning. Alternativet er at bygge videre på det nuværende system. Her er det dog vigtigt at understrege, at dette valg for langt de fleste vil det blot være at udskyde en uundgåelig investeringen i et helt nyt system.
- Sidst, men absolut ikke mindst, vil jeg anbefale jer at tage hul på processen hurtigst muligt. Juli kan virke langt væk, men min erfaring er, at det tager tid at få et overblik, ændre procedure og ikke mindst udrulle en ny løsning – uanset om I vælger et standardsystem eller bygger videre på jeres eksisterende.
Ovenstående er naturligvis ikke en facitliste, men hvis du tager disse tre råd i betragtning, så er jeg sikker på, at jeres virksomhed er godt på vej til at blive digitaliseret og overholde den nye bogføringslovgivning.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.