Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for skribentens synspunkter.
ERP-systemer er store tunge systemer, der er velegnede til forretningsprocesser.
Men når det kommer til dokumenter og dokumentstyring, så halter det.
En af årsagerne er, at de forskellige rapport-generatorer inden for ERP er komplicerede og svære at få tilpasset til kundevenlige dokumenter.
En større dansk produktionsvirksomhed med udenlandske lokationer brugte for nylig over 10 procent af den samlede ERP-implementeringsomkostninger på at kode og udvikle alle relevante dokumenter som faktura, følgeseddel etc.
14 dage efter, at de gik live, kom den første ændring af fakturaen på grund af kundekrav og dermed flere omkostninger.
Ofte kan man ikke udarbejde disse dokumenter, før alt forretnings-koden er udviklet, og dermed kan dokumenter blive en stopklods og koste forsinkelser for ERP-projektet.
Men hvad er alternativerne?
Lade ERP-leverandøren klare det
ERP-udviklere synes typisk ikke, at det at designe og kode dokumenter er den fedeste opgave. Og i tillæg er der typisk mange holdninger, så sådanne opgaver trækker i langdrag. Det er i hvert fald svært at bliver dokumentekspert indenfor ERP.
Kode det selv hos virksomheden
Ofte tænker mange virksomheder, at det kan vi selv klare.
Det kan man også – men spørgsmålet er, om det er sådanne ressourcer, der skal bruge internt i virksomheden eller man i it-afdelingen skal bruge kræfterne på noget mere proaktivt?
Teknologien og måden at udarbejde dokumenter på ændrer sig ofte fra version til version af ERP-løsningen, så det kræver efteruddannelse at holde sig ajour.
Output-management-systemer
Vi ser, at der dukker flere og flere af sådanne systemer op. Det er out-of-the box systemer, hvor man allerede har en række foruddefineret templates.
Måden at opdatere dokumenterne på er intuitiv, og ofte kan man hurtigt få brugervenlige dokumenter etableret.
Især de globale elementer i sådanne løsninger gør, at fleksibiliteten i din virksomhed kan få et forspring. Derudover kan man fra disse systemer integrere ind i ERP igen således at master data altid er opdateret.
Promotion i tillæg
Men et er at få lavet brugervenlige dokumenter – men bruger virksomhederne så også disse kundedokumenter fx faktura til indhold og promotion af virksomheden?
De fleste firmaer ser deres fakturaer igennem og kan man som leverandør udnytte dette til marketingsbudskaber er der muligheder for mersalg.
Det kræver selvfølgelig, at man løbende opdatere sine dokumenter, og at man dermed også bruger de nødvendige ressourcer.
Så hvorfor ikke udnytte denne mulighed, når vi ved, hvor svært det er at få taletid hos kunderne gennem nyhedsbreve eller andre marketingskanaler?
Workflow
Opsæt logiske workflow således, at du proaktivt kan agere overfor kunden.
Det kan være, at vi på kundens følgeseddel oplyser om de varer, der er i restordre, eller at vi eksempelvis kører med rabat, indtil en given dato ved bestilling over kr. xxxx. Husk, at advisering skal give mening og hjælpe både din virksomhed og kunden.
Så her er dine overvejelser som virksomhed:
- Begynd i god tid så alle dokumenter ikke skal udvikles til sidst, når du implementerer ERP.
- Overvej om du skal låse dine ressourcer internt på at udarbejde dokumenter.
- Sammensæt den billigste løsning, når I tæller eksterne og interne timer sammen.
- Overvej om workflow kan hjælpe processen mellem din virksomhed og kunden.
- Beregn om der ROI på et Output Management-system.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.