Derfor skal du helst placere ansvaret for CV'er i tilbudsafdelingen: Og husk nu at tage den med på råd

De organisationer, jeg har set, der fungerer allerbedst i forhold til brugen af CV’er, er netop virksomheder, der har placeret ansvaret for CV’erne i tilbudsafdelingen

MEN – hvis man vil forfølge denne model, kræver det, at man afsætter flere ressourcer til tilbudsafdelingen end man normalt er vant til, da de ansatte her pludselig skal til at vedligeholde/kvalitetssikre et stort antal CV’er.

Det er vigtigt at nævne, at ansvaret for CV’erne godt kan ligge i tilbudsafdelingen uden, at det fysisk er tilbudsafdelingen, der skal udarbejde dem.

Placeret direkte hos medarbejderen
Noget af det værste, jeg har set, er til gengæld det modsatte:

At ansvaret for et godt CV er placeret direkte hos medarbejderen, og tilbudsafdelingen, frustreret og metaltræt har givet op og er resigneret til ukritisk at bruge det, der ligger på fællesdrevet under valgsproget ”not my problem”, og at så ”finder organisationen jo nok snart ud af det på den hårde måde”.

Dette skal man ikke have læst en master i organisationsteori for at gennemskue er dybt dysfunktionelt, men det er også et helt naturligt reaktionsmønster, når man som medarbejder føler, at man kæmper mod vindmøller, og at ens faglighed ikke bliver anerkendt.

Tilbudsafdelingen er virksomhedens frontkæmpere, når det drejer sig om at bruge CV’erne og interagere med kunderne, og derfor bør de ansatte her tages med på råd, når strategien for styring og vedligehold af CV’er lægges, da de ofte sidder med en stor viden om, hvad kunderne ønsker.

I forbindelse med dette strategiarbejde kan følgende spørgsmål og områder være gode at forholde sig til:

- Hvor ofte vurderer tilbudsafdelingen, at man har de CV’er, der skal bruges, og i den kvalitet, der ønskes?

- Hvor er flaskehalsene i forhold til at få lavet gode CV’er?

- Identificer de afdelinger, hvor folk er gode til det med CV’er, og find ud af hvorfor – 80 procent af gangene bunder det i en afdelingsledelse, der prioriterer det, men der kan være andre grunde.

- Er de skabeloner, der anvendes til CV’erne, tidssvarende?

- Hvor meget efterbearbejdning laves der normalt på CV’erne, inden de sendes ud, og hvad skal der til for at reducere dette arbejde?

De fleste store virksomheder har i løbet af de sidste fem-otte år etableret softwareløsninger til styring og vedligehold af CV’er. De fleste er egenudviklede løsninger baseret på en databasestruktur med en brugerflade ovenpå.

Disse løsninger kan være temmelig bekostelige at udvikle, og vi ser desværre, at de ofte er bundet op på nogle få nøglepersoner, hvilket betyder at når/hvis disse personer forlader firmaet, så har CV-systemet det med at ”sande til”.

Dog er der også eksempler på, at man kan få succes med at udvikle selv.

Blandt andet COWI har i løbet af de sidste knap 10 år etableret en stor løsning, der samler medarbejdere på tværs af hele koncernen i ét system. Løsningen fungerer virkelig godt og får meget ros af både nuværende og tidligere medarbejdere.

Dog kræver den slags udviklingsprojekter, at den helt store tegnebog kommer frem.

Hvis man gerne vil etablere en CV-løsning til en mere overkommelig pris, bør man derfor sigte efter standardsoftware.

Mange vælger at opbygge løsninger i Sharepoint, men dette er ofte tidskrævende, og der kan være temmelig store udfordringer i forhold til integration med andre datakilder samt muligheden for at eksportere/generere CV’erne i et layoutet format som for eksempel Word eller InDesign.

Man skal huske på, at Sharepoint mere er en værktøjskasse end et egentligt system. Men det kan komme til at fungere.

Der findes to standardløsninger på det nordiske marked, som jeg har kendskab til, hvoraf virksomheden, hvor jeg arbejder, har udviklet den ene:

Norsk system, cloudbaseret, inkluderer også referencer og mulighed for integration med eksempelvis ERP eller HR. Lightweight, men relativt billigt og får pæne ord med på vejen fra de virksomheder, der bruger det, og som jeg har talt med.

Dansk system, cloudbaseret, inkluderer også referencer og mulighed for integration med eksempelvis ERP eller HR, samt mulighed for variationsstyring, sprogversionering, certifikat- og kompetencestyring m.m. Orbit indeholder desuden en række andre forretningsmoduler.

Behøver ikke nødvendigvis softwareløsning

Dog er der ting man rent procesmæssigt kan gøre uden at etablere en softwareløsning.

Manglende opdatering af CV’er skyldes sjældent direkte uvilje, men ofte blot forglemmelse og/eller at man har andre ting, der vurderes som vigtigere.

En simpel, men dog effektiv løsning kan være at sætte en automatisk mailudsending op, som minder folk om at opdatere deres CV hver tredje eller sjette måned.

En sådan notifikation kan udvides til at benytte eksempelvis timeregistreringer fra økonomi-/sagsstyring, således at mailen indeholder en liste over de sager, man er kommet på siden sidst. På den vis er det nemmere for folk at huske, hvad de skal have skrevet ind på deres CV.

En anden ting der kan være meget fornuftigt at tage fat på er, hvordan CV’er gemmes og navngives. Har man ikke en softwareløsning vil CV’erne typisk blive gemt på et fællesdrev.

Dette kan give nogle problemer på længere sigt – især når man begynder at tilpasse CV’erne. Det er her vigtigt, at man har en fast procedure for, hvornår man laver nye versioner, og hvornår man skriver oveni. En model kan være at have en mappe per person og heri have følgende mapper:

•Nyeste master CV (heri har man ét master CV for hvert sprog)

•Variationer (forskellige udgaver/vinklinger af personen)

•Arkiv (gamle/forældede CV’er)

På den vis bliver det nemmere for alle at finde frem til, hvilke CV-versioner, der er de nyeste, og hvad der skal bruges. Ligeledes bliver det mere overskueligt at slette persondata når en person stopper i virksomheden.

Den kommende persondataforordning (maj 2018) fordrer også, at man skal stoppe med at kopiere CV’er ind i tilbudsmapper, da man så skal rundt og slette filer rigtig mange steder, når en medarbejder stopper i virksomheden.

Forsøg at holde jer til én version af hvert CV, og lad den kun ligge ét sted.

Det gør det meget nemmere at rydde op senere. Ydermere kan persondataforordningen give en række udfordringer i forhold til at lade CV’er ligge centralt hvor alle har adgang til dem. Fremadrettet må man kun have adgang til persondata, hvis man i sit professionelle virke skal bruge dem.

Styring af CV’er er ikke nødvendigvis svært, men det er noget, der kræver, at man lægger en aktiv strategi for det, og det er noget der kræver fokus og ressourcer.

En lang række virksomheder og organisationer lever i den illusion, at CV’er er noget, der nærmest laver sig selv, hvis blot man beder folk om det. Min erfaring fra de sidste mange år er, at det så godt som aldrig er tilfældet.

Blot fordi CV’erne faktisk bliver lavet af mere eller mindre usynlige sekretærer og tilbudsfolk i 11. time, er det ikke det samme som, at processen er styret, at kvaliteten er stabil eller at modellen er holdbar i længden.

Mine bedste råd vil derfor være:

•Tag opgaven seriøst - gode CV'er laver ikke sig selv.

•Vurder hvad gode CV’er betyder for jeres virksomhed.

Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling. 

Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt? 

Læs vores klumme-guidelines og send os noget tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.