De fleste ved, at når store it-projekter - og alt andet i øvrigt - kører skævt, så skyldes det næsten altid dårlig kommunikation.
Derfor er der en vis respekt for de store kommunikationsplaner, der fylder flere ringbind.
Ringbind fyldt med beskrivelser af målgrupper, deres indbyrdes afhængigheder og indflydelser, medier, tidsplaner osv, osv.
Så er der jo gjort noget ... Du kan selv se planen ...
Men som salig Dan Turéll så præcist sagde det: "Nogen gange er det bare for meget - alt, alt for meget!"
Jeg havde en gang en chef, der ofte sagde:
"Jeg har lagt mange planer i mit liv. Jeg har lagt dem alle sammen derovre i skuffen".
Kloge ord ... Og meget rammende for beskrivelsen af, hvad der sker med mange både velskrevne og velmente planer.
Du er drænet for energi
Når du er færdig med planen og sætter det fyldte ringbind ind i reolen, så er du så drænet for energi, at du hurtigt glemmer, hvor du stillede det ...
Men kommunikere - det skal vi. Og hvis du er som de fleste andre ledere, så er du stressende bevidst om, at der altid er en god grund til at kommunikere.
Derfor ender det ofte med, at vi gør alt for meget og bruger en masse tid og penge på noget, som i bund og grund er overflødigt.
Konsekvensen er, at vi risikerer at fare vild i al den velmente kommunikation, vi udsættes for. Og det er mindst ligeså slemt som ingen information.
Nice to know er spild af penge og tid
Ledere, medarbejdere, kunder og andre skal have den information, der er nødvendig for, at arbejdet kan udføres og målene nås.
Får de mere end det, er det nice to know-information, og det er spild af tid og penge - både din og deres.
Så meget desto vigtigere er det, at du finder din egen vej og holder fast i den.
Og det er rigtig svært - ja nogen steder endda slet ikke tilladt. I stedet er det: "Værsgo', her har du et intranet, et personaleblad og en skabelon til et orienteringsmøde. Kom så ikke og sig, at du ikke får al den hjælp og støtte, du har brug for".
Det, du har brug for, er din egen lomme-kommunikationsplan, der gør dig i stand til at sikre dit projekt eller din organisation både tilstrækkelig og effektiv kommunikation.
Uden at du skal bruge hele dit liv og budget på det.
Og hvorfor ikke prøve noget nyt; Undgå ringbindsfælden og lav i stedet en kommunikationsplan, der ikke er større, end at du kan have den i inderlommen.
Her er fem temaer, der kan sagtens kan være der:
1. Mål
Peger præcist på, hvad du skal bruge kommunikationen til.
Hvad skal I blive bedre til? Hvad skal I nå? Mere tilfredse kunder? Flere kunder? Større forståelse af strategien? Bedre lederkommunikation? Jo mere præcise mål, jo mere præcise målinger.
2. Struktur
Processer, der forholder sig til målgrupper og medier og sikrer, at kommunikationen - internt og eksternt - hænger sammen.
3. Intern kommunikation
Kommunikation der sikrer medarbejderne tilstrækkelig information, holder organisationen ajour med strategien, med projektet, med milepæle, gode (og mindre gode) historier, hvad har vi gang i, hvor er vi på vej hen, hvad siger kunderne etc.
4. Ekstern kommunikation
Kommunikation der sikrer kunder og samarbejdspartnere tilstrækkelig information, der tager stilling til, hvad I vil med en hjemmeside, kundebreve, nyhedsbreve, struktur og linje i pr- og presseaktiviteter o.a.
5. Praktik
Hvem tager ansvar for, at tingene sker på den måde og på det tidspunkt, det er aftalt?. Hvem skriver? Hvem har kontakten med evtentuelle bureauer? Og hvordan sker det mest effektivt?
Det her er ikke en opfordring til at tage let på opgaven - tværtimod.
Det er en opfordring til at tage opgaven mere alvorligt.
En opfordring til, at virksomhederne giver lederne plads og mulighed til at løse opgaven ordentligt. Det er svært at kommunikere, men det kan læres ...
Selvfølgelig er der en masse pligtinformation, ikke mindst i projekter, som bare skal køre på en snor. Selvfølgelig.
Men når det gælder alt det andet - visioner og værdier, hvorfor vi er her?, hvor skal vi hen? og hvordan? - altså al den baggrundsmusik, som bare er så vigtig for os alle, så kunne man måske prøve at finde sin egen vej og prøve noget helt andet.
Bare en gang imellem.
Som for eksempel at printe væsentlige historier og budskaber og lægge dem på bordene? Eller hænge dem op på toiletterne.
Jeg garanterer dig, at det bliver læst ...
Bare husk, at der ikke er nogen facitliste til, hvad der er det rigtige. Det ved kun du, din mavefornemmelse og din egen organisation. God arbejdslyst.