Hvordan kan man kende en øvet pc-bruger fra en klodset amatør? Eksperten spilder ikke sin tid. Tid er penge, og der findes masser af måder at gøre selv de mest fundamentale it-opgaver hurtigere.
Vi vil i det følgende udvide din ekspertviden med disse 21 simple ting, du kan gøre for at spilde mindre tid, mens du bruger din computer. Hvis blot et enkelt af disse råd sparer dig fem minutter om ugen, vil du spare timevis i løbet af et år.
1. Tæm indbakken med Inbox Zero
E-mail er et centralt værktøj, men også en stor tidsrøver. For hvert sekund du bruger produktivt på e-mail, vil du sandsynligvis spilde fem sekunder på at lede efter gamle e-mails eller forsøge at danne dig et overblik over din rodede indbakke. Hvis du organiserer din indbakke, vil du spare flere minutter, hver gang du åbner indbakken.
For det første skal du gøre, hvad der skal til for at tømme din indbakke, og derefter forsøge at holde den tom. Inbox Zero er et populært system til hvordan du kan gribe det an. Det er ligetil, let at forstå og hurtigt at komme i gang med.
2. Skær ned på møderne
Møder er en ulejlighed, der desværre ikke kan undgås, men de behøver ikke at dræbe produktiviteten, hvis du sørger for, at de er så hurtigt overstået som muligt. Less Meetinger det mødeværktøj, der har stærkest fokus på hastighed. Det indeholder standardfunktioner til at tage noter og mødereferat og indeholder herudover stopure, der hjælper dig til at komme videre i programmet, før folk falder i søvn.
3. Lær tastaturgenveje i Microsoft Office
For at blive ekspert i et computerprogram er dine fingre nødt til at kunne tastaturgenvejene: Det vil sige tastekombinationer, du kan bruge i stedet for musen. Du kender sikkert nogle af de mere grundlæggende såsom Ctrl-C for at kopiere, men der findes mange flere både i Windows og i alle programmer.
Men i stedet for at sætte dig til at studere en dokumentation af tastaturgenvejene i det givne program, så brug KeyRocket. Dette værktøj kører i baggrunden, mens du bruger Word, PowerPoint eller Excel, og foreslår tastaturgenveje, når du får brug for dem. Du kan også få vist en analyse af, hvor meget tid du sparer. Den fulde version koster godt 170 kroner.
4. Brug to computerskærme
Hvis du ofte arbejder i flere programmer samtidig, bruger du sikkert mere tid på at minimere og maksimere vinduer, end du er klar over. Man kan også miste tråden, hvis man skal minimere Outlook for at kontrollere et tal i Excel og så skifte tilbage til Outlook.
Derfor kan det godt betale sig at investere i en ekstra skærm. Hvis du har brug for virkelig meget skærmplads til videoredigering eller seriøs aktiehandel, kan du oveveje at bruge flere end to skærme. Der er ikke noget, der gør det lettere at skifte mellem forskellige opgaver og programmer.
5. Brug et visualiseringsværktøj til at rydde op på din pc
Hvis du har det med at fylde harddisken hurtigt op, og kun rydder op, når du har brug for mere plads, så kører din pc sandsynligvis også betydeligt langsommere, end hvad den ellers kunne. Frigør så meget plads som muligt ved at slette unødvendige filer. Prøv et visualiseringsværktøj såsom WizTree, der scanner din harddisk og viser dig, hvor de filer ligger, der bruger mest plads.
6. Slå adgangskodeskærmen i Windows 8 fra
Adgangskoder er vigtige, men ikke altid nødvendige. Hvis du for eksempel har din arbejdscomputer stående på et aflåst hjemmekontor, og den ikke er fuld af meget værdifulde virksomhedsdata (eller hvis dataene på computeren er beskyttede for eksempel ved hjælp af kryptering), så er adgangskodeskærmen i Windows 8 bare spild af tid.
For at undgå denne skærm skal du bruge den ærværdige Kommandoprompt, hvor du blot skal skrive en enkelt kommando og derefter ændre en indstilling i en dialogboks. Det er let og her kan du læse i detaljer om, hvordan du gør.
7. Opret separate brugerkonti
Hvis du bruger den samme pc både privat og til arbejde, så er det på tide at trække grænserne op. Opret en separat brugerkonto til arbejde, så der er så lidt som muligt, der distraherer, og så du lettere kan finde de rette dokumenter og programmer.
For at oprette en ny brugerkonto i Windows 8 skal du åbne Indstillinger og klikke på fanebladet Brugere. Nederst finder du her valgmuligheden for at tilføje en ny bruger. Windows opfordrer til at bruge en Microsoft-konto til den nye identitet, men du kan blot afvise og i stedet oprette en lokal brugerkonto.
Lynhurtig opstart og præcise søgninger
8. Gør opstartstiden kortere
Når du har brugt en computer i nogle måneder for slet ikke at tale om år, er den sandsynligvis blevet langsom til at starte op. Skurken er programmer, der indstiller sig selv til automatisk at starte op, når du tænder computeren. Mange af dem er endda blot opdaterings-tjenester og værktøjer til for eksempel printere, du måske slet ikke bruger.
Download et gratis program såsom Autoruns, som du kan bruge til at rense ud i de programmer, der tager sig disse friheder. Du kan også bruge et program som Startup Delayer til at udskyde, hvornår disse programmer automatisk starter, så de ikke alle sammen starter samtidig.
9. Undgå for mange faneblade i Chrome
Faneblade i browseren gør det let og overskueligt at have mange websites åbne samtidig. Man kan dog hurtigt ende med 20 eller flere åbne faneblade. Det sluger RAM og gør computeren langsom, men det gør det også svært for brugeren at finde den rette side mellem alle de faneblade.
OneTab er en tilføjelse til Googles browser, Chrome, der kan afhjælpe dette problem. Når du har fået lidt for mange faneblade åbnet, klikker du bare på det lille OneTab-ikon. Det lukker alle åbne faneblade, som gemmes væk på en overskuelig liste. Herfra kan du let åbne et ønsket faneblad eller dem alle sammen.
10. Brug en OCR-app til at scanne visitkort
Det er svært at forstå, hvorfor det stadig er så populært at bruge fysiske visitkort. Hvis man har tænkt sig at kontakte hinanden på et tidspunkt, ender den andens kontaktoplysninger jo sandsynligvis alligevel før eller siden i Outlook eller i telefonens adressebog.
Hvis du bruger tid på manuelt at indtaste oplysninger fra visitkort, så spilder du tiden. Brug i stedet en app til optisk tegngenkendelse (OCR). Med Evernote Hello (findes både til iOS og Android) tager du blot et billede af visitkortet, hvorefter app'en scanner teksten, digitaliserer den og føjer oplysningerne til din adressebog.
11. Tjek for malware
Selvom din computer måske ikke viser de klassiske tegn på infektion - såsom software, der crasher, eller bizar browseradfærd - så kan der let være malware, der dræner dine systemressourcer. Det kan godt betale sig at bruge et øjeblik på at køre en scanning.
Hvis du bruger et godt, opdateret antivirusprogram, har du allerede et godt sikkerhedsfundament. Nogle former for malware kan dog slippe igennem sprækkerne. Derfor kan det være en god idé at køre en månedlig malware-scanning med for eksempel det gratis program fra Malwarebytes.
12. Søg med præcision i Windows
En sikker måde at spare tid på i Windows er at tænke sig om, når man skal finde noget. Brug søgefunktionen så meget som muligt. Søgning på Windows har tidligere været noget rod. Men nu er det som regel hurtigst at finde et dokument eller et program ved at søge efter det. Tastaturgenvejen til søgning er Windows-F i Windows 7 og bare Windows-tasten i Windows 8.
Du kan med fordel læse op på avancerede søgeoperatører i Windows. Disse kommandoer gør det muligt at søge specifikt efter filer af bestemte typer, der er oprettet på et bestemt tidspunkt eller har en bestemt størrelse.
13. Gem skabeloner af almindeligt anvendte dokumenter
Hvis du jævnligt opretter bestemte former for dokumenter såsom udgiftsbilag eller fakturaer, så er det fristende at åbne et eksisterende dokument af den rette type, foretage sine ændringer og gemme det under et nyt navn. Men der findes en bedre måde, så du ikke risikerer at glemme at ændre et navn i dokumentet eller noget lignende.
Du gemmer blot et dokument som en skabelon. Det gør det muligt at genbruge centrale dele af dokumentet, mens du undgår de værste bommerter.
14. Brug online-lagerplads så du altid har adgang til vigtige filer
Der er i dag ingen grund til, at det skulle stikke en kæp i hjulet, at det dokument, du har brug for, ikke ligger på den computer, du sidder ved. Men det er spild af tid at e-maile dokumenter til sig selv, hver gang man skifter computer.
Brug i stedet lagerplads og synkroniseringstjenester på nettet. Du kan for eksempel lægge dine dokumenter på Dropbox, Microsoft SkyDrive eller Google Drev, hvorfra du har adgang til dem fra enhver computer, smartphone eller tablet med en browser. Evernote og Microsoft OneNote kan køre på næsten enhver platform og er begge ideelle til at holde styr på oplysninger, du har nedfældet på farten.
Hold styr på tiden - og optimér proceslinjen
15. Udfyld browserformularer hurtigere
Det kan være frustrerende at udfylde webformularer i browseren, men det er heldigvis noget, der kan gøres lettere. Brug for det første de relevante tastaturgenveje. Med Tabulator-tasten hopper du til det næste felt i formularen. Holder du Shift nede, mens du trykker på Tabulator, hopper du tilbage til forrige felt - det er smart, når man opdager en fejl i indtastningen.
For det andet bør du sørge for, at autoudfyldningen er korrekt opsat. I Chrome finder du indstillingerne for AutoUdfyld under overskriften Adgangskoder og formularer under Vis avancerede indstillinger. I Internet Explorer kan man ikke ændre indstillingerne for autoudfyld direkte, men man kan rydde dem ved at klikke Internetindstillinger > Indhold > Indstillinger (under Autofyldførelse), så man sørger for, at der kun er lagret de oplysninger, man ønsker.
16. Optimer proceslinjen
På Windows 7 og Windows 8 bør man som bruger drage fuld nytte af proceslinjen. Det er altid hurtigere at åbne et program, der er fastgjort på proceslinjen, end at rode rundt efter programmet på skrivebordet eller i startmenuen. Men tænk dig om.
Du bør kun fastgøre de programmer, websites og dokumenter, som du bruger næsten hver dag. Hvis der er fastgjort noget på proceslinjen, som du kun sjældent bruger, så er det nu, du skal frigøre det. Du kan også finjustere indstillingerne for proceslinjen ved at højreklikke på den og vælge "egenskaber".
17. Hold styr på hvordan du bruger din tid
Alle computerens muligheder for multitasking gør det let at komme til at bruge alt for meget tid på de forkerte ting. RescueTime er et program, der kører i baggrunden, mens du arbejder, hvorfra det holder styr på hvilke programmer og websites, du bruger, og i hvor lang tid. Den gratis udgave har funktionalitet nok til at give et godt indblik i, hvor du spilder tiden. Den betalte udgave til 415 kroner om året giver desuden for eksempel oplysninger om, hvilke dokumenter du bruger din tid på.
18. Bloker distraherende websites mens du arbejder Noget tidsspilde sker selvfølgelig bare på grund af gode gammeldags overspringshandlinger. De fleste af os spilder mere tid på YouTube, Reddit eller Wikipedia, end vi vil stå ved. Heldigvis er der hjælp til at modstå fristelsen. Cold Turkey kan hjælpe dig med at begrænse dine uønskede browservaner. Værktøjet kan for eksempel gøre det umuligt at gå på Facebook efter frokost. Til forskel fra andre lignende værktøjer er dette ikke en browsertilføjelse ligesom den heller ikke kører i baggrunden, så den er meget svær at omgå.
19. Installer mange programmer samtidig
Det er altid kedeligt at skulle til at installere alle sine programmer igen, når man har købt en ny computer. Her kan det brugervenlige gratis værktøj Ninite dog hjælpe. Det downloader og konfigurerer tonsvis af de mest populære programmer.
Du besøger blot Ninites website, hvor du sætter flueben ud for hvert program, du gerne vil have installeret. Herefter klikker du på knappen Get Installer, som downloader et personligt tilpasset installationsprogram. Når du kører Ninite vil det automatisk downloade og installere alle programmerne på din liste, uden at du skal foretage dig noget. Det vil endda sørge for, at der ikke bliver installeret nogen ekstra værktøjslinjer og andet uønsket bras.
20. Få adgang til din pc via fjernadgang
Selvom man bør have sine vigtigste filer liggende på nettet, så de er tilgængelige fra enhver pc, så kan man jo nogle gange glemme noget. Når det sker, kan du undgå at skulle køre hele vejen hjem ved at bruge LogMeIn til at få adgang til din pc via enhver browser.
Dette brugervenlige værktøj til fjernadgang gør det muligt for dig at logge ind på din pc fra hvor som helst. Du opretter bare en konto og installerer LogMeIn-klienten på den pc, du vil have adgang til. Så længe den er tændt, kan du besøge LogMeIns website fra en hvilken som helst browser og herfra få adgang til din pc.
21. Hold styr på kablerne
Nogle mennesker behandler kablerne bag deres skrivebord, som var det en Zenhave, hvor alt skal være helt perfekt ordnet. Kabelstyring behøver dog ikke være så omstændeligt. Med følgende tre trin får du let styr på alle kabler.
For det første skal du sætte etiketter på dine kabler. Det kan du gøre blot med malertape og tusch. Sæt en etiket i hver ende, så du let kan identificere, hvilket apparat kablet tilhører.
For det andet skal du også sætte etiketter på dine opladere og strømforsyninger.
For det tredje skal du forhindre kabelkaos ved at samle dine kabler. Det behøver ikke være fancy: Det er tilstrækkeligt at lade kablerne løbe igennem en tom toiletpapirrulle.
Oversat af Thomas Bøndergaard
