Hvordan håndterer vi bedst vores overfyldte mailbakker?
Det spørgsmål har efterhånden udviklet sig til en "never ending story", og vi finder næppe et endegyldigt svar.
Men ikke desto mindre er efterspørgslen hele tiden stor efter metoder, der gør det lettere at leve et harmonisk liv uden mail-stress.
Vi dropper mailen
Senest er der kommet en såkaldt "slow tech trend", hvor folk enten fjerner email-konti og sociale medie-apps fra deres smartphones eller - i mere ekstreme tilfælde - forsøger at leve et liv uden internet.
Senest har den amerikanske journalist Paul Miller fra tech-mediet The Verge valgt at forlade internettet i et helt år, nogle virksomheder er begyndt helt at droppe e-mailen og sidste år skrev den amerikanske forfatter Susan Maushart bogen The Winter of our Disconnect.
En bog der handler om, hvordan hendes familie i en hel vinter valgte at leve uden internet, tv, mobiltelefoner og computere.
Men mange af os har har hverken lyst eller mulighed for at gå til den slags ekstremer.
Og ønsker du ligesom denne skribent forsat at kunne tjekke mails døgnet rundt, har vi i stedet fundet 10 mail-trick, som næppe endegyldigt vil befri dig for dine pinsler.
Men som måske kan gøre det til en knap så frusterende oplevelse at åbne dit mailprogram.
Se de 10 trick på de næste sider.
Skriver du også dine møde-referater forkert?
1. Skriv kort og præcist
De færreste bryder sig om at få lange mails. Specielt ikke, hvis der i forvejen flyder flere mails ind i din indbakke, end du kan nå at læse.
Derfor bør du også vise det hensyn over for dine omgivelser, at du ikke skriver alenlange mails. Men i stedet forfatter dine emails kort og præcist.
Det gør det lettere og hurtigere for modtageren at læse din e-mail, og dermed øger du også dine chancer for at få et svar.
2. Start referater med beslutningerne
Når et møde er slut, er det kutyme, at der bliver sendt en mail med et referat ud.
Her vælger mange at starte med en opsummering af, hvad der er blevet drøftet på mødet. Men det er sjældent det vigtigste eller mest interessante at læse. Derfor er der en risiko for, at modtageren aldrig får læst mailen og når de til vigtigste punkter.
I stedet bør du starte mailen med det vigtigste, og det vil som oftest være de arbejdsopgaver, der skal udføres frem til det næste møde.
Derfor bør du indlede mailen med at opsummere de arbejdsopgaver, som I har uddelegeret, og i stedet gemme det opsummerende referat til slutningen af mailen.
3. Lav nummerede punkter
Uanset om det er arbejdsopgaver eller spørgsmål til modtageren, bør du altid stille dem op i punktform.
Fletter du eksempelvis en række spørgsmål ind i et stykke tekst, risikerer du, at de bliver overset, og modtageren blot svarer på det første spørgsmål.
Men modtageren har ingen undskyldning for at overse et spørgsmål, hvis du sørger for altid at dele dem op i nummererede punkter.
4. Stil altid præcise spørgsmål
Sender du en mail ud, hvor du blot spørger "Hvad synes du om det her," mindsker du sandsynligheden for, at du får et brugbart svar.
Enten opgiver folk at svare, fordi dit spørgsmål er så bredt formuleret, at det bliver for omfangsrigt at svare på det. Eller også risikerer du, at folk ikke har forstået spørgsmålet og svarer i øst og i vest.
Derfor bør du altid forklare præmissen helt tydeligt og gerne i punktform.
Er det eksempelvis en forretningsaftale, som din chef skal forholde sig til, bør du ikke sende en lang tekst , men i stedet stille betingelserne op på en liste og spørge, om han kan sige god for betingelserne.
Når du stiller tingene meget præcist op, øger du muligvis risikoen for, at du ikke får det svar, som du ønsker. Men til gengæld stiger sandsynligheden også for at få svar på dine spørgsmål.
5. Brug deadlines
Ja, nogle mennesker vil måske opfatte dig som emsig, hvis du smider om dig med deadlines i dine mails.
Men ofte vil du gøre modtageren en tjeneste, fordi det er lettere at få en arbejdsopgave til at passe ind i sin kalender, hvis man har en deadline at regne med.
Men sørg naturligvis for at udtrykke dig høfligt, så du undgår at komme til at lyde unødigt kommanderende.
Derfor skal du ikke sende mails i weekenden
6. Gør det klart, hvis din mail ikke kræver et svar
Når du sender en mail, der ikke kræver et svar, bør du gøre det tydeligt.
Det kan du gøre ved at bruge den engelske forkortelse "FYI", der dog også bruges ofte i Danmark, i mailens emnefelt.
"FYI" er en forkortelse for "For your information", og på den måde gør du det klart, at hensigten med mailen udelukkende er at orientere modtageren og, at modtageren derfor ikke behøver bekymre sig om at skrive et svar.
7. Fortæl at du svarer senere
Du har ikke tid til at svare på alle mails med det samme. I stedet bør du gøre det til en vane at skrive en hurtig mail, hvor du kvitterer for mailen og fortæller, at du ikke har tid til at svare fyldestgørende med det samme, men at du vil vende tilbage med et svar inden et specifikt tidspunkt.
På denne måde ved afsenderen, at du har modtaget mailen, og samtidig slipper du for at undskylde, når du svarer på mailen med forsinkelse.
8. Undgå at bruge "svar alle"
Når en kollega sender et spørgsmål ud på fællesmailen, bør du svare din kollega personligt og undgå at lave et "svar til alle".
Når du laver en "svar til alle", gør du intet andet end bidrage til, at alle din kolleger får en endnu mere uoverskuelig indbakke.
Mener du, at dit svar har relevans for flere end bare modtageren, bør du i stedet sætte din lid til, at afsenderen af den første mail kan opsamle de bedste svar og informere dine kolleger om dem.
9. Send aldrig en mail, når vreden bobler
Når du føler, at du er blevet uretfærdigt behandlet, er det fristende at sætte sig til tasterne og skrive en vred mail.
Det kan være tilfredsstillende at skrive den vrede e-mail og klikke på send-knappen, men der er en risiko for, at du kommer til at fortryde og skabe unødig splid blandt dine kolleger eller venner.
Derfor bør du altid vente med at sende denne type mails til et senere tidspunkt.
Få dig et måltid mad og en god nats søvn, og bagefter vil du ofte bedre kunne vurdere, om det er klogt at sende mailen.
Desuden er det ofte klogere at tage sådan en diskussion i telefonen eller face-to-face, hvor der ofte er mindre risiko for, at dine ord bliver fejltolket.
10. Tænk over hvornår du sender dine mails
Har du en travl lederstilling, kan det nogle gange været rart at sætte sig ved computeren en lørdag eller søndag eftermiddag og sende de mails, som du ikke har haft tid til at skrive i løbet af ugen.
Men du bør være opmærksom på, at det ikke nødvendigvis er super-fedt for dine medarbejdere, når chefen pludselig sender dem en stribe mails med arbejdsrelateret indhold, mens de sidder og forsøger at slappe af med familien.
En løsning kan derfor være, at du tidsindstiller dine mails, så de bliver sendt på et tidspunkt, hvor de ikke forstyrrer eller stresser modtageren. Det er eksempelvis en funktion, der findes i Outlook og til Gmail og Google Appls, hvis du bruger en tjeneste som Boomerang for Gmail.
Læs også:
Her er årsagen til at vi har lagt e-mailen for had
