Computerworld News Service: Det er afgørelsens time for både SAP's kunder og salgspersonale over hele verden, da fundamentet for mange nye softwareaftaler og kontraktfornyelser støbes i fjerde kvartal, så de kan bogføres før afslutningen af leverandørens regnskabsår.
Men ifølge SAP er det dog langt fra ensbetydende med konfrontation.
"Vi samarbejder med vores kunder, så de fuldt ud forstår den unikke værdi og innovation ved SAP's software samt det investeringsafkast, den giver, siger talsmand Andy Kendzie i en pressemeddelelse.
"Det er vores mål at opbygge langvarige og betydningsfulde partnerskaber med langsigtet værdi for vores kunder. Det er vi overbevist om, at de forstår, når de skal forny kontrakter."
Der er visse ting, man som kunde ikke nødvendigvis vil have noget stort held med at få SAP til at ændre på, især ikke de for selskabet så lukrative årlige vedligeholdelsesafgifter.
Der er dog alligevel en række områder, hvor man som kunde kan sætte ind, for at sikre at man får den bedste aftale i hus både på kort og lang sigt.
1. Vrid værdi ud af din eksisterende SAP-investering
"Hvis du er midt i forhandlingerne, er det bedste, du kan gøre, at finde ud af præcist hvad dit faktiske forbrug er," lyder rådet fra Ray Wang, der er topchef for Constellation Research og garvet forhandler af SAP-kontrakter for klienter.
"Grundlæggende skal du finde ud af, om I udnytter licenserne fuldt ud, eller om I har behov for flere."
Det kan være, at det er muligt at droppe nogle licenser, selvom det utvivlsomt er en større fordel at få den valgmulighed indbygget i den oprindelige kontrakt.
Et andet alternativ vil ifølge Wang være at flytte ubrugte licenser over til en anden applikation, som derved måske kan være til større værdi for din virksomhed.
2. Få sælgerne til at holde, hvad de lover
Det er en gammel kliché inden for salg af software til store virksomheder, at sælgerne lover guld og grønne skove for at få det store salg i hus, men derefter gør sig usynlige indtil næste år, når der skal sælges noget nyt.
Det er ikke acceptabelt, mener analytiker Duncan Jones fra Forrester Research.
"Account manageren skal være fokuseret på at sikre din succes og løse dine problemer, og ikke på at finde nye indtjeningsmuligheder," skriver Jones i en ny rapport med råd om forhandling af SAP-kontrakter.
"Derfor skal du sørge for at få skrevet det ind i kontrakten, at SAP reflekterer aspekter såsom produktadoption i aflønningen af salgspersonalet."
Sådan får du rabatter
3. Store indkøb giver de største rabatter
Bentley Systems, der producerer CAD-software og selv bruger SAP, forhandler ikke på nuværende tidspunkt med leverandøren, "men før i tiden var det sådan, at vi altid fik de bedste aftaler ved at samle flere produktindkøb og gå hårdt ind i forhandlingen helt til sidste øjeblik," fortæller Tim Birnley, der er chef for enterprise-applikationer.
"Når SAP ændrede i sin aflønning af sælgerne, så påvirkede det aftalernes timing betydeligt," siger han.
"Nu er der større sandsynlighed for, at du gør en bedre handel i november end i december, fordi SAP på den måde kan være mere sikker på, at aftalen bliver godkendt i år."
4. Forvent ikke alverden, hvis du køber ind à la carte
"Salg og marketing er SAP's største omkostning," skriver Jones i sin rapport.
"Hvis din virksomhed gerne vil evaluere SAP fra produkt til produkt og fra site til site, så vil SAP med rette prissætte derefter og basere sine rabatter på størrelsen af hver enkelt aftale frem for på den samlede mængde af aftaler," siger han.
"#"Du kan på den måde ende med at betale det dobbelte for softwaren i forhold til en stor enterprise-aftale. Det kan dog være en pris, der er værd at betale for den deraf følgende større valgmulighed og fleksibilitet."
5. Hold fast i enkeltstående kontrakter
En af de sværeste opgaver for it-afdelinger og indkøbsspecialister er at holde styr på de evigt voksende bunker af software-licensaftaler og leverandørerne vil ofte foreslå, hvad der ligner en smertefri måde at gøre tingene enklere.
Men bid ikke på krogen, advarer Wang:
"Hvad end du gør, så lad være med at sammenlæg dine kontrakter," råder han.
"Det kan godt være, at det lyder som en god idé, men det nedsætter din fleksibilitet. Du får kun én regning, men du bliver også låst fast til din leverandør."
Tænk længere end lige netop denne kontrakt
6. Få det store perspektiv med
En succesfuld forhandling med SAP handler ikke bare om at vride den bedst mulige rabat ud af en sælger.
Hvad angår nye aftaler, bør man som kunde sikre sig kontraktvilkår, der dækker hele applikationens livscyklus fra indkøb over implementering til eventuel fremtidig udskiftning, siger Wang.
Man bør også overveje alternative scenarier, såsom hvad der sker, hvis man indgår i en fusion.
"Den slags skal der være styr på fra begyndelsen."
Man bør også ifølge Jones fremtidssikre sine indkøb.
Det sker, at softwareleverandører udfaser produkter, hvorefter kunderne er nødt til at betale ekstra for produktets efterfølger, skriver Jones.
Men det er lykkedes visse af SAP's kunder at forhandle sig til kontraktvilkår, der "gør det muligt for dem at udskifte produkter med enhver ny løsning med tilsvarende funktionalitet, hvorved de imødegår forældelsesrisikoen."
7. Brug kun trusler, du er klar til at gøre alvor af
SAP's sælgere er vant til kunder, der truer med at droppe leverandøren til fordel for en anden, men en sådan taktik fungerer kun, hvis det ikke bare er bluff.
Det virker selvindlysende, men det kan være nødvendigt at påpege, at "for at komme ud af en kontrakt er du nødt til at være klar til at forlade den," fremhæver Wang.
Derudover tilføjer han, at man må være sig bevidst, at hvis ens forhold til SAP er blevet så skidt, at det peger i retning af et brud, så er det usandsynligt, at forholdet nogensinde bliver helt godt igen.
Når alt kommer til alt, så er det dig, der betaler dem. Det er dig, der har kontrollen.
Du er aldrig for alvor fanget. Det er op til dig selv," siger Wang.
"Men den første regel er, at man ikke skal indgå i et forhold til en leverandør, hvis man ikke tror på, at den leverandør kan levere den lovede vare."
8. Det kan betale sig at være 'early adopter'
SAP har udrullet en lang række nye produkter i det forløbne år på områder såsom mobilitet og leverandørens in-memory computing engine, HANA, og sælgerne opreklamerer sikkert dem alle sammen hårdt, i håbet om at få kunder med grundlæggende ERP-systemer til at åbne tegnebogen og for at vise markedsanalytikerne, at SAP's strategi virker.
Man bør dog modstå dette pres, da selv store rabatter på et nyt produkt tilbudt af en ivrig sælger, på lang sigt ikke kan gøre det op for de heftige vedligeholdelsesafgifter.
Men "hvis du har penge til at købe ny software, giver det mening at hoppe om bord i en beta, på trods af den hovedpine der også følger med, fordi du på den måde kan være med til at forme produktet," påpeger Wang.
Herudover ønsker SAP selvfølgelig at kunne fremvise succesfulde tidlige kunder af nye produkter og vil derfor hjælpe dem med services. Beta-brugere kan ifølge Wang også opnå fordelagtige prisvilkår.
9. Tal fortroligt med SAP
Et stærkt forhold til SAP er nødt til at række udover de årlige kontraktforhandlinger.
Kunderne gør klogt i at arrangere møder om "strategisk afstemning" mellem deres egne chefer og deres ligemænd hos SAP, skriver Jones.
"Ikke alene vil det hjælpe til at afklare interessenternes mening om SAP, men det vil også forbedre SAP's vurdering af kunden som potentiel katalysator frem for blot at være den anden part i kontraktforhandlinger."
10. Gør dig klar til næste år
Det er vigtigt, at man som kunde gør sig klart, præcist hvor vigtig SAP egentlig er for forretningen generelt, fremhæver Jones.
Her henviser han som et eksempel til en virksomhed, der hovedsageligt bruger SAP til sine backoffice-applikationer, men stort set ikke bruger SAP på sine fjernkontorer.
"Med et klart overblik over SAP's rolle blev det muligt for det kommercielle team at definere passende fremtidige forhandlingsstrategier," påpeger Jones.
Oversat af Thomas Bøndergaard
