11 tips til at skrive bedre mails
Der farer alt for mange dårlige mails rundt. Her taler jeg ikke om spam og andre former for uønsket mail. Nej, det er den slags mails, du sikkert modtager flere af hver evig eneste dag; hvor du efter læsningen har flere spørgsmål end svar - hvis du da i det hele taget har forstået en meter af, hvad der stod i mailen.
I kampen mod dårlige mails har vi samlet en lille tjekliste, du bør holde alle dine mails op imod. Del den med kollegaerne og se, hvad det gør for den overordnede kvalitet af de mails, der flyver frem og tilbage mellem jer.
1: Begræns antallet af modtagere - også dem i CC
Begræns antallet af modtagere på de mails, du sender. Jo flere modtagere, jo større en syndflod af mail-samtaler kan du få startet - hvis folk da i det hele taget husker at klikke på Besvar alle-knappen, når de besvarer din mail - og derved starter flere separate tråde op af mailen i din indbakke - og tilsvarende øger risikoen for, at alle modtagere ikke får alle detaljer med.
Brug altid den gyldne regel om, at:
- Dem, du forventer et svar eller en handling fra, skal stå i Til-feltet
- Dem, du ønsker at informere om mailens indhold, skal stå i CC-feltet
CC-feltet benyttes oftest til at sende en kopi til chefen for de modtagere, der står i Til-feltet, hvis man sender mails til folk, man ikke selv har direkte under sig. Men oftest ender man med at få alt for mange med i CC-feltet eller at sætte mellemledere og andre chefer i organisationen med i CC-feltet på alt for mange mails, der reelt kun ender som støj i deres indbakke.
Derfor: Overvej alle de modtagere, du sætter i CC-feltet en ekstra gang, inden du gør det. Do they really need to know?
2: Send aldrig en mail uden tekst i emnefeltet
Nogle gange går det rigtigt stærkt, og vi har nok alle sammen haft så travlt, at vi er kommet til at sende en mail helt uden tekst i Emne-feltet.
Nej, ingen kan sige sig fri for det, men det er altså en af de største dødssynder, der findes inden for mail-skrivningen. Især i dag hvor de fleste anvender Outlooks standardvisning af mail i samtaler.
Det betyder, at modtagne mails grupperes efter teksten i Emne-feltet og når der ingen tekst er, grupperes den modtagne mails sammen med alle de andre mails du har modtaget i tidens løb uden tekst i emnefeltet. Det gør mailen totalt umulig at genfinde ved bare at lade blikket løbe ned over meddelelseslisten - også selv om du kan huske, at der ikke var nogen tekst i Emne-feltet.
Så husk det nu: Send ALDRIG en mail uden tekst i emnefeltet!
3: Gør teksten i emnefeltet så korfattet, beskrivende og handlingsorienteret som mulig!
Sørg for, at modtagerne af mailen med det samme kan se, hvem mailen er rettet til, hvad den drejer sig om og hvad de forventes at skulle gøre - og hvornår du forventer, at det er gjort. På den måde bliver det meget nemmere for modtageren at prioritere mailen, end hvis de først skal læse hele mailen igennem for at få informationerne.
Skriv f.eks. "Salgsteam: Indsend forecast for september i dag!"
"Salgsteam" er dem, der skal reagere på mailen. Grunden til at det skal stå i emnelinjen er, at eventuelle CC'ede modtagere så kan se, hvem mailen er henvendt til (og ja, de burde vide at de ikke skal handle, når de "kun er i CC", men der er altid nogen, der reagerer alligevel, om ikke andet så for at brokke sig over at have fået mailen).
"Indsend forecast for september" er den handling du ønsker, at modtagerne skal udføre.
"i dag" er deadline for, hvornår du forventer, at handlingen er udført.
Du kan også starte emnefeltet med "FYI" (For Your Information), "Til øjeblikkelig handling" eller lignende, så modtagerne lettere kan prioritere mailen. Derefter skriver du en uddybende beskrivelse af mailens emne.
Husk: Ønsker du, at modtageren skal foretage en bestemt handling, så skriv i emnefeltet, hvad det drejer sig om.
4: Skift emneteksten på en mail-streng, hvis emnet ændres undervejs
Hvor tit har du ikke forgæves ledt efter en eller anden gammel mail - for så at finde ud af, at det du ledte efter havde gemt sig i en hel anden mailstreng med en total irrelevant tekst i emnet?
Mail-samtaler med flere deltagere har det med at udvikle sig, og nogle gange skifter emnet, eller samtalen udvikler sig ud af en tangent. Så snart det sker, er det vigtigt, at man ændrer teksten i emnefeltet eller starter en helt ny mail-konversation. Derved bliver det nemmere at genfinde de informationer, der er i mailen, hvis du skulle få brug for dem senere.
5: Skriv det vigtigste først!
Opbyg din mail på samme måde, som en journalist opbygger en nyhedsartikel: Start med det vigtigste først og uddyb derefter med detaljer og den baggrundsinformation, der er mindre vigtig for forståelsen af budskabet i mailen.
Skriv kort og kontant - og puds brillerne
6: Gør mailen så kort som muligt
Skriv ikke mere, end modtageren har behov for at få at vide, og undlad hyggesludder i mails, der sendes til flere personer. Jo mere irrelevant folk skal filtrere fra i din mail, jo mere spilder du folks tid - og jo flere du sender sådan en mail til, jo mere tid spildes der.
Derfor: Hold dig til emnet og gør det så kort og konkret som muligt!
7: Fremhæv vigtig information med fed skrift
Sender du en mail til flere personer, hvor du inkluderer separate opgaver eller spørgsmål til hver enkelt af modtagerne, så skriv folks navn med fed skrift foran den handling, du ønsker, at de skal udføre, eller foran det spørgsmål du stiller specifikt til dem.
Fremhæv også vigtige informationer med fed skrift, f.eks. datoer og klokkeslæt, handlinger og andre ting, du ønsker, at modtagerne skal lægge specielt mærke til. Det gør det lettere for modtagerne at overskue mailen og fokusere på de vigtigste ting.
8: Brug punktopstillinger til handlinger, spørgsmål og andet, du ønsker at modtageren skal bemærke
Det er en god idé at bruge punktopstillinger eller nummererede lister til konkrete handlinger eller handlinger, der skal udføres i en bestemt rækkefølge.
Du kan også bruge punktopstillinger til vigtige budskaber, informationer eller andet, hvor der er flere forskellige ting, modtageren skal lægge mærke til eller hæfte sig ved. Den gør det lettere for modtageren at opdage eller genfinde den konkrete information igen.
9: Læs din meddelelse igennem en ekstra gang, inden du sender den
Du bør gøre det til en vane ALDRIG at sende en mail, før du har læst korrektur på den - eller i det mindste bare har læst den igennem en gang til. For der smutter nemt et bogstav, eller du kommer til at skrive det samme ord to gange, fordi du vælger at omformulere teksten undervejs.
Der er med andre ord masser af muligheder for, at der indsniger sig meningsforstyrrende eller irriterende småfejl undervejs, der kan give modtagerne problemer (eller undskyldninger) med at forstå budskabet i mailen.
Husk på, at tekst er som et par briller: Det er først, når de er fedtede, man bemærker, at man har dem på! Oversat: Når man først skal tænke over, hvad der står i teksten, bruger man alle kræfterne på det og ikke på at forstå, hvad budskabet er.
10: Brug kun "Høj prioritet", når det er virkelig nødvendigt!
Råb ikke "ulven kommer", hver gang du sender en mail. Det, der er vigtigt for dig, behøver ikke nødvendigvis at være det for andre - og hvis hovedparten af dine mails er markeret med rødt udråbstegn, tager folk det ikke alvorligt længere.
Brug kun "Høj prioritet", når det er virkelig, virkelig, virkelig vigtigt - og kun da!
11: Brug kun en signatur, når det er nødvendigt
Sender du mails internt i firmaet, er der ingen grund til at bruge en signatur med alle dine kors, bånd og stjerner på.
Outlook kan håndtere både en formel og en uformel signatur, så brug sidstnævnte internt og brug kun den fulde, formelle signatur, første gang du sender en mail til nogen, du ikke har sendt mail til før - eller som det er længe siden, du har sendt en mail til.
I øvrigt bør du din signatur kun indeholde de mest nødvendige informationer - og ved ikke at sætte firmalogo eller anden grafik i den undgår du, at signaturen ødelægges på vej til modtageren af en eller anden gammel mailserver, der ikke kan håndtere billeder.
