Sådan vil storkommune slå papir-administration ihjel

Odense Kommune er i lighed med landets øvrige 97 kommuner presset på pengepungen, og derfor relancerer kommunen nu sin medarbejderportal for at øge effektiviteten og slagte papirgrisen i samme hug.
 
Før var det kun Odenses omkring 5.000 administrative medarbejdere, der havde adgang til medarbejderportalen.
 
Med den relancerede portal skal også resten af kommunens 13.000 medarbejdere som eksempelvis SOSU-assistenter, pædodagogmedhjælper og dagplejere til at indrapportere og underskrive eksempelvis sygefravær, køresedler og ferieafholdelser digitalt med NemID.
 
Personlig portal
"Vi skal have slået papirprocessen ihjel. Hidtidige forsøg viser, at vi kan spare op til en tredjedel af tiden, når det foregår digitalt frem for på papir. Jeg er overbevist om, at vi kan opnå kontante besparelser," forklarer kommunens webchef og projektleder på medarbejderportalen, Birgit Pedersen.
 
Hun fremhæver også, at informationer på alskens opslagstavler og interne nyhedsbreve nu bliver digitaliseret for at fremme informationsniveauet og mindske papirforbruget.
 
Med portalen kan de i alt 18.000 medarbejdere i Odense Kommune hver især forvente målrettede nyheder, relevante links og genveje til deres fagsystemer i deres personaliserede portal-profiler.
 
Tager egen medicin
Birgit Pedersen erkender, at kommunen ikke har udført det helt store regnestykke for at finde de eksakte effektiviseringsgevinster.
 
Men hun er ikke i tvivl om, at den relancerede medarbejderportal bygget på Sitecores CMS (content management system) på længere sigt vil mindske kommunens administrationsomkostninger - netop som det også er tilfældet, når borgerne skal betjene sig selv på nettet.
 
"Jeg tror, at vi kan lykkedes med medarbejderportalen, fordi folk er blevet vant til at betjene sig selv på nettet. Samtidig er teknologien med eksempelvis NemID modnet til vores brug, og så står vi altså over for store besparelser og må finde på noget smart," lyder det fra Birgit Pedersen.
 
Kigger på mobiladgang
Relanceringen af medarbejderportalen er inddelt i tre faser.
 
Kommunen er ved at arbejde sig igennem første fase, der går ud på at portere og rydde op i alle informationerne fra den tidligere medarbejderportal.
 
Anden fase bliver sparket i gang efter sommerferien, når de 13.000 nye brugere skal til at bruge portalen aktivt. Da disse medarbejdere i høj grad er mobile, er kommunen ved at undersøge, hvordan medarbejderne kan benytte mobile enheder til at tilgå portalen mest optimalt.
 
Tredje fase går på at optimere driften af systemet.
 
"Det er helt afgørende, at vi ikke bare bygger en teknisk løsning, men at medarbejderportalen bliver forankret i organisationen," siger Birgit Pedersen. 
 
Papiret er kommet for at blive
I forbindelse med konkret omlægning af arbejdsprocedurer vil relevante medarbejdere modtage undervisning i systemet. Ellers er der i høj grad lagt op til, at medarbejderne selv lærer at indtaste oplysninger frem for at ringe eller maile kolleger.
 
Om medarbejderportalen helt vil erstatte papiradministrationen, tør Birgit Pedersen dog ikke at garantere.
 
"Den dag kommer nok aldrig," siger hun.