Sådan undgår du "Sh*t!-dén-mail-skulle-ikke-være-sendt"
Du kender fornemmelsen: Du kom til at sende en mail, uden at du havde fået korrekturlæst indholdet. Eller du kom til at sende mailen til den forkerte person.
Et halvt sekund efter du har trykket på send, indser du, at nogle af dine formuleringer ikke er de bedste. Ja, modtageren kan måske ligefrem blive såret eller fornærmet over din mail.
Panikken breder sig også hurtigt, hvis du kommer til at sende udkastet til den nye forretningsplan til en, der absolut ikke skal kende noget til din virksomheds fremtidige planer.
Her er det en ringe trøst, at mennesker altid har begået fejl, og at computere kan være med til at gøre skaden så meget større og så meget hurtigere.
Svar-til-alle er en af de farlige
Men computeren kan også hjælpe dig til at undgå de situationer, hvor du tager dig til hovedet og tænker: "Hvor dum kan jeg være."
Eksempelvis kan du få et add-in til Outlook, der holder særligt øje med mails, som du sender som et svar-til-alle. Reply To All Monitor spørger et par ekstra gange, om du nu er helt sikker på, at du vil sende en svar-mail til alle.
Hvis du er sat på en mail som skjult modtager med bcc: er det måske heller ikke smart at sende en svarmail til alle. Der var formentlig en grund til, at du var sat på som bcc. Den slags fanger Reply To All Monitoren også og spørger, om du nu er sikker på, at du vil sende mailen.
Spørgsmålet er, om de 14,95 dollar er godt givet ud. Hvis du ofte anvender svar-til-alle uden problemer, vil de ekstra prompts hurtigt irritere dig, og du vil hurtigt ukritisk begynde at klikke ja til spørgsmålene, om du virkelig vil sende mailen - også i de tilfælde, hvor du måske skulle have tænkt dig om en ekstra gang.
Vær opmærksom på tonen i dine mails
Ironiske bemærkninger eller forsøg på at være frisk og sjov kan misforstås af modtageren. Tonen i din mail kan komme til at virke arrogant, uden at du er klar over det.
Også her er der hjælp at hente fra et Outlook-plugin.
ToneCheck-pluginet gør, hvad navnet siger. Den tjekker tonen i din mail og markerer eventuelle sætninger, der kan virke provokerende eller oprørende på modtageren. ToneCheck fås som plugin til Outlook 2007 og 2010 og fungerer kun til engelsksprogede mails.
Er du sikker på at du vil sende denne mail ud af huset?
Firmaet bag Reply To All Monitor tilbyder også en anden sikkerhedsplugin til mail. Safeguard Send spørger en ekstra gang, om du virkelig vil sende en mail, hvis den sendes til bestemte mail-adresser eller blot sendes ud af virksomheden.
Safeguard Send kan også konfigureres til at aktivere en popup-skærm, hvis en mail indeholder bestemte nøgleord. Eksempelvis kan du sætte Safeguard Send til kun at sende mails med ordet "fortroligt", når brugeren aktivt bekræfter, at det er i orden.
Safeguard Send fungerer med Outlook 2000 eller senere versioner.
Få mere information om mail-modtagere
Ved at trække på information fra sociale netværk kan du måske undgå at sende mails til de forkerte personer. Xobni præsenterer Facebook-informationer om dine mail-modtagere, så du forhåbentlig er helt klar over, hvem du sender mails til. Xobni fås både som en plugin til Outlook og som en app til Blackberry.
Et lignende værktøj til Gmail er Rapportive, der også kan præsentere ekstra information om dine mailmodtagere fra forskellige sociale netværk.
"Denne mail selvdestruerer om få sekunder"
Hvis du ikke er interesseret i, at din mail på et tidspunkt kan blive lækket fra din modtagers mailserver, lover VaporStream en James Bond-lignende funktionalitet. En Vaporstream-mail kan ikke videresendes, kopieres eller gemmes, hvilket betyder, at modtageren kan læse mailen, hvorefter den forsvinder.
Gratis alternativer til VaporStream er KickNotes og Vanish.
Det eneste problem Business Center kan se med de løsninger er, at man skal stole på, at serviceudbyderen vitterligt ikke gemmer beskederne.
