BREAKINGKathrine Forsberg stopper som CEO i Atea

Artikel top billede

Slut med at overskrive gamle dokumenter

Ups - der røg det gamle dokument, som du lige ville bruge som skabelon for et nyt. Sådan undgår du problemet.

Ja, den kender du sikkert godt. Du skal skrive et nyt dokument, der for en stor dels vedkommende er genbrug af et gammelt.

Du åbner det gamle dokument, som du måske har brugt en del forarbejde på at finde frem til formålet, og begynder at rette i det, så det kommer til at passe til det nye dokument, som du er ved at skrive. Og så gemmer du det...

Ups!

Hov, der røg det gamle dokument vist til de evige digitale jagtmarker - med mindre du naturligvis har en sikkerhedskopi af det originale dokument liggende eller kan rulle det en version tilbage, fordi det ligger på en server eller på SharePoint.

Under alle omstændigheder giver det lille klik på Gem-knappen dig noget ekstraarbejde og det skyldes jo - hånden på hjertet - at du har været mere fokuseret på at komme i gang med at løse din opgave end lige at tænke dig om en ekstra gang og gemme dokumentet som en ny version, FØR du går i gang med at rette i det.

Det er ellers let nok

Der er ellers masser af måder, du kan undgå denne ærgerlige situation på. Den simpleste er naturligvis at starte med at gemme en ny version af det oprindelige dokument, så snart du har åbnet det. Så er du i hvert fald helt sikker på ikke at komme til at overskrive det oprindelige dokument ved et uheld.
Bare vælg Filer-knappen og klik på Gem som-knappen, vælg den placering, den nye version af dokumentet skal have og giv det et nyt navn. Så enkelt og lige til, men altså oftest lige præcis den lille detalje, vi glemmer, når det skal gå stærkt. Og det skal det jo i vore dage...

Åbn en kopi fra Seneste-listen

Er du så heldig, at du har arbejdet med det oprindelige dokument for nylig, er der en stor chance for, at du kan finde det ved at klikke på Filer-knappen | Seneste. Kan du finde det i oversigten, højreklikker du på dokumentet og vælger Åbn en kopi.

Så åbnes en kopi af dokumentet, og du kan ikke overskrive det oprindelige dokument, men bliver afkrævet et nyt navn og kan vælge en ny placering på dokumentet, første gang du klikker på Gem-knappen.

Åbn en kopi fra Åbn-dialogboksen

Du kan også anvende denne mulighed, selv om dokumentet ikke er et af de seneste dokumenter, du har arbejdet med. Du skal bare huske at åbne det oprindelige dokument inde fra Word ved at vælge Filer-knappen | Åbn og klikke dig frem til dokumentet i Åbn-dialogboksen.

Men i stedet for at klikke på Åbn-knappen klikker du på den lille pil ned-knap til højre på Åbn-knappen og vælger Åbn som kopi i genvejsmenuen. Så åbnes en ny kopi af det oprindelige dokument, og du bliver afkrævet et nyt navn, første gang du vil gemme det.

Opret en skabelon

Har du ofte brug for at tage udgangspunkt i det samme oprindelige dokument, eller bruger du altid den forrige version af dokumentet, når du skal oprette et nyt dokument af samme type, kan du med fordel oprette en skabelon og anvende den i stedet.

Skabelonen fungerer ligesom et almindeligt dokument. Fordelen er, at du altid bliver afkrævet et nyt navn på dokumentet, første gang du klikker på Gem-knappen. Så du kommer aldrig til at overskrive skabelonen og dermed det oprindelige dokument.

Du kan konvertere et hvilket som helst dokument til en skabelon ved at vælge Filer-knappen | Gem som og vælge Word-skabelon i Filtype-feltet. I stedet for .docx hedder skabelonen .dotx til efternavn.

Markér dokumentet som færdigt

En smart måde at forhindre, at du kommer til at overskrive det oprindelige dokument, når du benytter det som udgangspunkt for et nyt, er ved at markere dine dokumenter som færdige, når du afslutter dem.

Har du først markeret dem som færdige, deaktiveres alle funktioner i Båndet, herunder Gem-funktionen.  Det eneste du kan gøre med det "færdige" dokument er at gemme en kopi af det eller deaktivere "Markeret som færdig", så du kan redigere dokumentet igen.

Du markerer et dokument som færdig ved at klikke på Filer-knappen og klikke på Beskyt dokument-knappen på Oplysninger-fanen og vælge Marker som færdig i genvejsmenuen.




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
KEYBALANCE A/S
Udvikling og salg af økonomisystemer samt CRM og MPS. Systemer til blandt andet maskinhandlere, vvs-branchen, vognmænd, låsesmede,handelsvirksomheder

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Hybrid, on-premise eller public cloud. Bliv klogere på fremtidens datacenter

Få indblik i, hvordan du planlægger, designer og drifter dit datacenter, så det kan følge med virksomhedens vækst, støtter bæredygtighedsindsatsen og lever op til krav om effektiv datahåndtering.

25. februar 2025 | Læs mere


Computerworld Cyber Briefing

Én gang om måneden leverer Computerworld Event et 30 minutters Cyber Briefing, hvor du får overblik over de mest aktuelle angreb, største trusler og tendenser samt giver dig gode råd, der kan implementeres direkte i din it-sikkerhedsafdeling.

03. marts 2025 | Læs mere


Identity Festival 2025

Er du klar til en dag, der udfordrer din forståelse af, hvad Identity & Access Management (IAM) kan gøre for din organisation? En dag fyldt med indsigt, inspiration og løsninger, der sætter kursen for, hvordan vi arbejder med IAM i de kommende år.

05. marts 2025 | Læs mere






White paper
Sikkerhed gjort enkelt: Beskyt din virksomhed direkte i browseren