I kan slås eller samarbejde om dokumenterne
Det kan være vanskeligt at holde styr på
hvem, der har skrevet hvad og hvilken version, der er den nyeste, når man arbejder flere på et dokument.
I denne artikel ser vi nærmere på korrekturfunktionerne i Word, og hvordan de kan hjælpe jer, når I er flere, der arbejder på samme dokument.
Du har sikkert allerede prøvet at sende et tekstdokument til gennemsyn hos en af dine kollegaer eller hos en god ven, der er bedre til det der med ord, end du selv synes, du er.
Det sidste er ikke så svært at styre, for når du har sendt vennen dokumentet, kan du bare holde snitterne fra det, til han eller hun er færdig med at 'redigere' i det.
Men på arbejdet kommer du sikkert tit ud for, at dokumentet passerer gennem flere forskelliges hænder, og derfor kan det være svært senere at finde ud af, hvem der egentlig har rettet eller tilføjet hvad.
Til at holde styr på ændringer og tilføjelser samt have mulighed for at fortryde dem, kan du med fordel benytte de indbyggede korrekturværktøjer i Microsoft Office.
Korrekturværktøjerne kan i høj grad hjælpe dig med at holde styr på de rettelser og ændringer, dine venner eller kollegaer har tilføjet i de dokumenter, du har sendt til gennemsyn.
Det eneste du skal huske for at benytte korrekturværktøjerne, er at slå funktionen Registrer ændringer til.
Så registrerer Office-programmet selv, hvem der har ændret eller tilføjet hvad, og for hver enkelt ændring kan du vælge, om den skal accepteres, eller om du hellere vil genskabe det oprindelige indhold.
De ændringer hver enkel bidragsyder foretager får sin egen individuelle farve, så det er let at se, hvem der har ændret hvad.
I denne artikel ser vi nærmere på, hvordan du klargør et dokument til gennemsyn, hvordan du arbejder med dokumenter, du selv får til korrektur, og hvordan du færdiggør et korrekturlæst dokument.
Selv om eksemplerne bygger på Microsoft Office Word, kan du med fordel benytte den samme fremgangsmåde og de samme metodikker, når du anvender korrekturværktøjerne i de andre Office-programmer.
Send til gennemsyn
Når du skal sende et dokument til gennemsyn hos dine kollegaer eller en god ven, er langt den smarteste fremgangsmåde først at aktivere Registrer ændringer-funktionen ved at klikke på Gennemse-fanen og derefter på Registrer ændringer-knappen i Sporing-gruppen og vælge Registrer ændringer i menuen.
Derefter gemmer du dokumentet igen og kan så sende det til den eller de modtagere, der skal gennemlæse det, ved at klikke på Office-knappen og vælge Send | E-mail. Så åbnes dokumentet automatisk med Registrer ændringer-funktionen aktiveret, når modtageren åbner det. Men altså kun, hvis du har husket at gemme det, inden du sender det.
Gemmes dokumentet på et delt netværksdrev eller et dokumentbibliotek på et SharePoint-site, kan du nøjes med at sende en genvej til dokumentet i stedet for selve dokumentet.
Så kan alle tilgå dokumentet derfra efter tur, og alle ændringer opsamles og gemmes på et sted. Husk at bruge Tjek ud/tjek ind-funktionen, så I er sikre på, at der kun er én bruger, der arbejder i dokumentet af gangen.
Når du modtager et dokument til gennemsyn
Når du modtager et dokument til gennemsyn, er det en god ide at kontrollere, at Registrer ændringer er slået til. Det gør du ved at klikke på Gennemse-fanen i Word 2007 eller 2010 og se om Registrer ændringer-knappen er 'trykket ind'.
Hvis du arbejder i Udskriftslayout-visning i Microsoft Office Word, vises ændringerne som markeringsbobler i højre side af dokumentet. Ud for de afsnit der er foretaget ændringer i, vises der en sort streg i venstre margen.
Fra hver markeringsboble fører en stiplet linje hen til det sted i dokumentet, sletningen eller ændringen er foretaget, eller hvor kommentaren er indsat.
Er der rigtig mange ændringer i dokumentet, kan det være svært at finde rundt i de mange markeringsbobler - ja, nogle gange kan de ligefrem komme til at fylde så meget, at markeringsboblerne til en side fylder mere, end de kan vises i deres fulde udstrækning på siden.
Så vises en lille Gå-knap nederst til højre i de enkelte markeringsbobler. Når du klikker på knappen, åbnes Korrekturruden til venstre i programvinduet. Du kan flytte den til bunden af dokumentvinduet ved at vælge Gennemse-menuen | Korrekturrude og så vælge Vandret korrekturrude i menuen. Men som i Microsoft Office Outlook giver det faktisk bedre overblik at vælge den lodrette version, så vi anbefaler at du altid har valgt Lodret korrekturrude.
Korrekturruden giver et mere detaljeret overblik over ændringerne, og du kan lettere læse de enkelte kommentarer og ændringer. Til gengæld fylder den en del i dokumentvinduet.
Brug kommentarer
Har du brug for at indsætte en kommentar til teksten, kan du indsætte den ved at klikke på Ny kommentar-knappen på Gennemse-fanen. Så indsættes kommentaren sammen med korrekturrettelserne som en markeringsboble til højre i dokumentvinduet.
Du kan med fordel benytte Kommentar-funktionen i Word til spørgsmål, bemærkninger eller andre informationer, der omhandler dokumentet, men ikke hører hjemme i selve teksten i dokumentet. Du kan læse mere om hvordan du anvender kommentarer på OfficeTips.dk.
Brug skærmtip
Du kan også få vist kommentarer, ændringer og andre korrekturanmærkninger ved at holde musemarkøren stille over det tekstafsnit, du kan se, der er ændret eller indsat en kommentar i. Så vises ændringen eller kommentaren som et skærmtip efter et lille øjeblik.
I skærmtippet kan du endvidere se hvilke af kollegaerne, der har foretaget ændringen eller skrevet kommentaren.
Når du er færdig med at rette
Når du er færdig med at gennemlæse et dokument, du har modtaget til gennemsyn, gemmer du dokumentet og sender det retur ved at klikke på Office-knappen og vælge Send | E-mail. Har du hentet dokumentet fra et dokumentbibliotek på SharePoint, gemmer du dokumentet i biblioteket, og tjekker det ind, så dine kollegaer kan se, at du er færdig med at rette i det.
Afslut gennemsyn
Når du modtager et tekstdokument retur, der har været sendt til gennemsyn hos andre, kan du gennemse ændringer, kommentarer med videre og acceptere eller afvise hver enkelt ændring eller tilføjelse. Det gøres ved hjælp af Accepter ændring- og Afvis kommentar til ændring/sletning-knapperne på Gennemse-fanen.
Når du klikker på for eksempel Accepter ændring-knappen, accepterer du ændringen, og korrekturmarkeringen (farvelægningen) af den pågældende ændring forsvinder. På tilsvarende måde genskabes den oprindelige tekst, når du klikker på Afvis kommentar til ændring/sletning-knappen. Du kan altid fortryde dit valg ved at klikke Ctrl+Z.
Ved hjælp af genvejsmenuen på Accepter- og Afvis/b]-knapperne der åbnes ved at klikke på listepilen til højre på knappen, kan du også vælge at acceptere eller afvise alle ændringer på én gang.
Ved hjælp af [b]Sporing-gruppen på Gennemse-fanen kan du vælge, om du vil se ændringerne på baggrund af det originale eller det endelige dokument, hvilke korrekturmarkeringer der skal vises i dokumentet, samt hvorvidt du vil se ændringer foretaget af en bestemt person eller se ændringer fra alle på én gang.
Fjern skjulte informationer
Når du har taget stilling til de rettelser og tilføjelser, der er indkommet, sidder du tilbage med det færdige dokument, der nu kan udskrives eller sendes videre til den eller de personer, som dokumentet er udarbejdet til. Inden du sender selve Word-dokumentet til andre, er det en god ide at fjerne alle optegnelser om de rettelser og tilføjelser, der er foretaget samt fjerne eventuelt gemte tidligere versioner i dokumentet.
Du kan selvfølgelig fjerne disse oplysninger ved at gemme dokumentet i et andet og mere 'primitivt' format. For eksempel kan du med fordel gemme Word-dokumenter i RTF-format. Så forsvinder alle de skjulte oplysninger.
Skal du sende dokumentet videre i Word-format er det en god ide at rense dit dokument fuldkommen klinisk for korrekturoplysninger, vælger du Office-knappen | Forbered | Undersøg dokument. Så gennemsøges dokumentet for skjulte informationer og personlige oplysninger, og du kan derefter vælge hvilke informationer, der skal fjernes fra dokumentet og fjerne dem.
Så har du et rent dokument, hvor ingen kan spore, hvem der har ændret hvad eller hitte ud af, hvad der stod før.
