Undgå kaos: Gør din pc ferieklar
Julen står for døren, og alle har fri. Inden du tager afsted, er det en god ide at sikre, at du ikke har aftaler eller opgaver, der forfalder i din ferie, og at du har slået din 'Ikke tilstede'-assistent til.
I denne artikel giver vi en række gode råd til, hvordan du forbereder din arbejdsplads, din computer og din indbakke på din ferie - både til jul og resten af året.
Du kender det sikkert godt. Inden ferien skal du lige sørge for, at der er rent bord, og at du enten har løst alle de opgaver, der er forfaldet eller har sikret, at de har fået et trygt og godt hjem hos en af dine kollegaer, mens du er på ferie.
Det sidste sker nok ikke til jul, der oftest bare er en fælles arbejdspause for alle.
Men midt i alt stressen med at få ryddet bordet inden ferien starter, glemmer de fleste at få gjort en række ret elementære og meget gavnlige ting, der sikrer, at dine kollegaer er klar over dit fravær, at kunder og andre eksterne samarbejdspartnere er klar over, at du er væk, og hvem de skal henvende sig til i dit fravær, og at folk ikke står tilbage med uløste opgaver og møder, du er udeblevet fra.
Vi har derfor samlet en lille tjekliste over alle de ting, du sikkert aldrig får gjort - eller med garanti har glemt en del af.
Hvor kan man få fat i dig
Sørg altid for at din nærmeste chef eller din nærmeste kollegaer har kontaktinformationer på dig, såfremt der opstår en virkelig nødsituation.
De fleste læser ganske vist mails i deres ferie, men måske ikke hver evig eneste dag, så derfor er det altid godt at sende en mail med kontaktinformationer på feriestedet og en eller to nærmeste pårørende til den eller de kollegaer, du tør betro disse oplysninger.
Afslå alle møder, der ligger i din ferie
Afslå alle møder, du bliver inviteret til, der ligger i din ferie. Det sker nok næppe mellem jul og nytår, men har du ferie i længere tid eller på et andet tidspunkt, kan det være relevant.
Det gør du nemmest ved at åbne Kalender-sektionen i Outlook, for den periode du er på ferie, højreklikke på møderne efter tur og vælge Afslå i genvejsmenuen.
Eventuelt kan du vælge Rediger svar inden afsendelse i undermenuen og skrive, at grunden - til at du ikke kan komme - er, at du er på ferie.
Forhør dig eventuelt om, hvorvidt mødet kan udsættes eller om du kan sende en suppleant i stedet.
Er du selv arrangør af mødet, kan du foreslå et nyt tidspunkt for mødet ved at åbne det, ændre dato og eventuelt klokkeslæt for mødet og klikke på Send opdatering-knappen. Så fremsendes den nye mødedato til de øvrige deltagere i mødet.
Opdater din besked på telefonsvareren
Husk at opdatere din besked på telefonsvareren på din stationære telefon på arbejdet, samt på din arbejdsmobil, hvis du har en separat mobiltelefon til arbejdsbrug. Opdater beskeden med informatationer om, i hvilken periode du er på ferie, hvornår du kan træffes igen, og hvem de kan kontakte i stedet.
Anvender du også arbejdsmobilen privat, bør du være forsigtig med at opdatere beskeden på telefonsvareren, da tyve og andre godtfolk, der kender lidt til dig, så kan regne ud, at de i fred og ro kan bryde ind hjemme hos dig.
Husk nu at opdatere telefonsvareren igen, når du kommer hjem fra ferie!
Kontrollér at din postkasse ikke sprænger rammerne
Anvender dit firma kvoter på jeres postkasser på Exchange, er det en god ide at arkivere alle mails i postkassen, så der er god plads til de mail, du når at modtage i ferien.
Husk på, at autoarkiveringsfunktionen kun virker, når du åbner for din Outlook-klient, så du er nødt til at arkivere mailene manuelt.
Så løber postkassen ikke over, og afsenderne slipper for at får besked om, at deres mail til dig ikke kunne leveres på grund af pladsproblemer i din postkasse.
Du arkiverer nemmest dine mails ved at vælge Filer-menuen | Arkiver i Outlook 2007 og tidligere versioner. I Outlook 2010 vælger du Filer-knappen | Oprydningsværktøjer | Arkiver. Så åbnes Arkiver-dialogboksen, hvor du kan bestemme, hvilke mails, der skal arkiveres.
Kontrollér at din adgangskode ikke udløber
Ligesom det er en god ide at sikre, at din postkasse ikke løber over i ferien, er det en god ide at kontrollere, hvornår du skal forny dine adgangskoder næste gang. De fleste moderne systemer tillader nemlig kun, at man kan ændre sin adgangskode, før den udløber. Når først den er udløbet, bliver det en sag for it-afdelingen, og det er unægtelig lidt mere besværlig end at ændre den selv.
Uddeleger dine opgaver
Den her er næppe så relevant til jul, men på andre tider af året er det særdeles relevant at kontrollere din Opgave-sektion i Outlook for opgaver, der har deadline i eller lige efter din ferie. Altså opgaver, som du ikke umiddelbart kan nå at få løst inden deres tidsfrist, enten fordi den ligger i din ferie, eller fordi den ligger så tæt efter, at du umuligt kan nå at få tid til at løse opgaven.
Du uddelegerer en opgave i din opgaveliste ved at højreklikke på den og vælge Uddeleger opgave i genvejsmenuen. Så åbnes et nyt Opgave-vindue med et Til-felt, hvor du kan skrive mailadressen på den kollega, der skal overtage opgaven i dit fraværd.
Af ren høflighed anbefaler vi naturligvis, at du lige kontakter vedkommende og taler om opgaven, og om det er muligt for vedkommende at løse den i dit fravær, inden du sender uddelegeringen… med mindre du selvfølgelig er vedkommendes chef 
.
Som standard vil du nu få sendt en statusopdatering på opgaven, hver gang den person, du har uddelegeret den til, ændrer status på opgaven, for eksempel til Fuldført, når opgaven er færdig.
Markér ferien i din kalender
For at sikre dig mod, at folk booker dig til møder og andre aftaler i din ferie, er det en god ide at tilføje ferien som en heldagsaftale i din kalender og markere aftalen som 'Ikke tilstede' i Vist som-feltet, når du opretter aftalen.
Så vises det tydeligt i din kalender, at du ikke er tilstede og derfor ikke kan forventes at deltage i møder eller andre arrangementer i den pågældende periode.
Tjek dokumenter ind på SharePoint
Har du tjekket dokumenter ud fra et af jeres SharePoint dokumentbiblioteker, er det god kutyme at tjekke dem ind, inden du tager på ferie. På den måde sikrer du, at dine kollegaer kan få adgang til at rette i den seneste version af dokumentet, og at de rettelser, du har indført i din udtjekkede version af dokumentet, også kommer med, når kollegaerne arbejder videre med dokumentet.
Tjekker du ikke dokumentet ind, inden du tager på ferie, kan dine kollegaer gennemtvinge en indtjekning af dokumentet, hvilket i praksis betyder, at det er den version, der ikke indeholder dine seneste rettelser, som kollegaerne arbejder videre med.
Hvis du vil sikre dig, at dit arbejde ikke skal være helt spildt eller skal indarbejdes i dokumentet efter din ferie, så gør dig selv og dine kollegaer den tjeneste at tjekke alle de dokumenter ind, som du har tjekket ud fra jeres SharePoint dokumentbiblioteker.
Tag sikkerhedkopier
Inden du tager på ferie, er det en god ide at sikre, at du har sikkerhedskopieret alt dit arbejde. På mange virksomhedscomputere sker det helt automatisk, især de stationære.
Men er din computer bærbar er det en god ide at sikre, at der nu også er taget sikkerhedskopier af alt - også selv om computeren ikke skal med på ferie, men bare skal stå hjemme i firmaet. Snak eventuelt med jeres it-afdeling om sagen for at være helt sikker.
Du skal sikre din computer
Nu vi er ved din computer, hvad så med sikkerheden omkring den? Er det en stationær, er der jo nok ikke så meget andet at gøre end at lade den stå, men hvad med en bærbar? Tager du den med hjem i ferien, skal du overveje risikoen ved det. Hvordan står du stillet rent forsikringsmæssigt, hvis tyve tager din arbejdscomputer under et indbrud i dit ferietomme hjem? Kan du undvære den, burde du måske overveje at lade den blive på arbejdet, eventuelt låst nede i en skuffe.
Sluk for kontorudstyr og computer
En af de sidste handlinger, inden du forlader arbejdspladsen og drager på ferie, bør i disse klimabevidste tider være at undersøge, om du har slukket for alt kontorudstyr og din computer. Husk skærmen, det glemmer de fleste.
Slå Ikke tilstede-assistenten til
Det allersidste du gør, inden du lukker og slukker din computer og drager på ferie, er at slå 'Ikke tilstede'-assistenten til i Outlook. I 2007 gøres det ved at vælge Funktioner-menuen | Ikke tilstede-assistent og i 2010 klikker du på Filer-knappen | Oplysninger | Automatiske svar (Ikke tilstede)-knappen.
Så åbnes Ikke tilstede-assistent-dialogboksen. Den er opbygget af nogle felter foroven, hvor du kan vælge hvorvidt, der skal sendes automatiske besvarelse på de mails, du modtager og i hvilket tidsrum, det i så fald skal være.
Nederst i dialogboksen finder du to faner. En, hvor du kan skrive en besked, der sendes til dine kollegaer, og en, hvor du kan skrive en besked til afsendere, der ikke er ansat i firmaet. Første gang nogen skriver til dig, mens du er på ferie, sender 'Ikke tilstede'-asssistenten automatisk besked til dem om, at du er på ferie. Skriver folk til dig igen, vil de ikke modtage besked om, at du er på ferie - det har de fået at vide een gang.
I den interne besked kan du skrive en uformel besked om, at du er på ferie, måske også hvor du er, og hvornår du er tilbage på kontoret. Skriv også om du læser mails, og hvor tit du forventer at gøre det, samt hvem der passer dine sager, mens du er væk.
I den eksterne besked skriver du blot, at du er på ferie, hvornår du er tilbage, hvem der er din stedfortræder, mens du er væk, og hvorvidt du læser mails på ferien eller ej.
Har du en stedfortræder, du kan henvise til, mens du er på ferie, anbefaler vi dog, at du undlader at skrive noget om, hvorvidt og hvor tit du læser mails, for så ender det bare med, at alle sender mails til dig og ikke bruger stedfortræderen. Det betyder, at hastesager så ligger og venter, indtil næste gang du læser mails i stedet for, at folk tager fat i din stedfortræder, så vedkommende kan tage action på tingene med det samme.
