1. Bliv en haj til at kopiere og formatere i Office
Vi har skrevet om eksempelvisningen før, men kun om den eksempelvisning, du finder i Microsoft Word 2010. Den kan du benytte til at vælge formatering på den tekst, du har klippet fra et dokument og ønsker at sætte ind i et andet.
Tidligere kunne du kun vælge mellem en af tre muligheder for enten at beholde kildeformateringen, anvende destinationsformateringen eller indsætte teksten uden formatering.
Ulempen ved det var, at du alt for ofte valgte den forkerte formatering. Det kunne Microsoft spore ved simpelthen at analysere på, hvor tit folk valgte Fortryd-funktionen lige efter de havde sat noget ind i dokumentet.
Løsningen blev eksempelvisningen, der gør det muligt at se, hvordan udklippet kommer til at tage sig ud med den valgte formatering, blot ved at holde musemarkøren hen over en af de tre valgmuligheder i Eksempelvisning-galleriet, der åbnes som et i-mærke lige ved siden af den tekst, du har sat ind i dokumentet.
Derved får du vist et eksempel på, hvordan teksten kommer til at se ud, hvis du vælger en af de tre foruddefinerede formateringen, på samme måde som hvis du vælger mellem typografier i Typografi-galleriet.
Skal du se et godt eksempel på, hvordan Eksempelvisningen virker i praksis, skal du kopiere et tekstafsnit fra et Word-dokument med én slags formatering til et Word-dokument med en anden formatering - f.eks. mellem to Word-dokumenter, der anvender hver deres meget forskellige tema.
På den måde er det nemmest at se, hvad de forskellige valgmuligheder gør.
2. Indstillinger for eksempelvisningen i Word
Word er som standard sat op til at foreslå en bestemt formatering, når du kopierer mellem to steder i det samme dokument og når du kopierer mellem to forskellige dokumenter.
I begge tilfælde er det Bevar kildeformatering, fordi Microsoft ved, at det er de færreste der nogensinde vælger andre typografiindstillinger end dem, der findes i Normal.dot (standardskabelonen).
Så hvis typografierne er ens i de to dokumenter, betyder det jo ikke det store, om du vælger den ene eller den anden formatering (kilde- eller destinationsformatering) og så kan du jo lige så godt bevare kildeformateringen.
Faktisk er det jo kun når der opstår konflikt mellem de to anvendte typografisæt - altså, når der er forskel på typografierne i det dokument du kopierer fra og det du kopierer til - at det giver mening at vælge mellem at bevare kildeformateringen eller anvende destinationsformateringen på den indsatte tekst. Her anvender Word som standard destinationsformateringen.
Du kan ændre, hvilken typografi Word skal anvende som standard ved at finde Klip, kopier og sæt ind-gruppen på Avanceret-fanen i Word-indstillinger-dialogboksen.
Her kan du ændre standardindstillinger for de forskellige indsætningssituationer, som vi har gennemgået ovenfor, samt hvilken formatering Word skal foreslå som standard, når du indsætter tekst fra et andet program i dit Word-dokument.
Endvidere kan du vælge, om du vil bibeholde punktopstillinger på den tekst, du sætter ind, eller hvorvidt der skal vises et Sæt ind-i-mærke - det er den lille knap, der gør det muligt at åbne Eksempelvisning-galleriet.
3. Tilpas Smart klip og sæt ind-redigering
Du kan tilpasse Words håndtering af indsatte tekster og tekstafsnit endnu mere end bare de valgmuligheder, du har i Eksempelvisning-galleriet.
Lige under indstillingerne for Eksempelvisning-galleriet i Indstillinger-dialogboksen finder du en Indstillinger-knap til "Smart klip og sæt ind-redigering"
Klikker du på denne knap åbnes en ny Indstillinger-dialogboks for de såkaldte smarte klip og sæt ind-redigeringsfunktioner.
Disse funktioner er ment som en hjælp, der skulle gøre det meget lettere at håndtere indsatte tekster og tekstafsnit ved automatisk at tilføje forskellige formateringsparametre fra det dokument, du sætter teksten ind i.
Men rent faktisk er det netop disse indstillinger, der nogle gange ender med at forpeste dit arbejde og forhindrer, at du ikke kan få teksten eller afsnittet til at se ud, som du gerne ville have, f.eks. ved at tilpasse afstanden mellem sætninger og ord automatisk eller ved automatisk at flette indsatte lister med de omgivende lister, så de mister den punkt-nummerering de havde, der hvor du kopierede dem fra.
Så driller de indsatte tekster, kan der være hjælp at hente i denne dialogboks. Du kan også skifte standardindstillingerne, så de passer til tidligere Word-versioner, hvis du f.eks. henter tekst fra et gammelt Word 97-dokument over i et nyt Word 2010-dokument.
4. Eksempelvisning i Excel
Eksempelvisningen i Microsoft Excel har langt flere valgmuligheder end i Word. Til gengæld er der ingen muligheder for at ændre på de prædefinerede indstillinger af det simple grund, at det ikke rigtig giver nogen mening.
Eksempelvisning-i-mærket i Excel gør det muligt f.eks. kun at indsætte værdier, beholde formler eller beholde formler og formatering på de indsatte celler og deres indhold, samt naturligvis de samme valgmuligheder som i Microsoft Word for at anvende kilde- eller destinationsformatering på det indsatte.
En smart funktion er muligheden for at bibeholde kolonnebredden på de celler, du sætter ind. Det er rigtigt dejligt, hvis det celleområde, du vil sætte ind i regnearket, anvender mange forskellige kolonnebredder, som du ellers skal til at tilpasse manuelt bagefter.
Lige så simpelt som det lyder, lige så tidsbesparende er det.
5. Eksempelvisning i PowerPoint 2010
Eksempelvisningen i PowerPoint er ret begrænset. Faktisk kan du kun vælge mellem at beholde kilde- eller anvende destinationsformatering og så at indsætte det udklippede som et billede i præsentationen.
Det sidste kan være smart, hvis du vil sikre dig, at formateringen på det indsatte ikke ændres - heller ikke selv om du skifter tema på præsentationen.
6. Hvad har jeg på udklipsholderen
Er du i tvivl om, hvad du har liggende som det seneste udklip på udklipsholderen, kan du også anvende Eksempelvisningen til at vise det.
Højreklik et tomt sted i dokumentet og hold musemarkøren over en af valgmulighederne på Eksempelvisningen, der vises som en række knapper i genvejsmenuen.
Så dukker indholdet af det seneste udklip i udklipsholderen, ganske som hvis du havde sat det ind med Ctrl+V.
Men det finurlige er, at det ikke sætter teksten, billedet eller hvad der nu ligger som det seneste udklip i udklipsholderen ind i dokumentet. Indholdet vises kun og forsvinder igen, så snart du fjerner musemarkøren fra Eksempelvisning-galleriet i genvejsmenuen.
Men er det det rigtige udklip, du har liggende i udklipsholderen, kan du bare klikke på det valg i Eksempelvisning-galleriet i genvejsmenuen, der passer til den formatering, du har behov for. Så indsættes udklippet på indsætningspunktets placering i dokumentet.
7. Lille knap med stor virkning
Hvis du studser over, at jeg skriver "det seneste udklip i udklipsholderen", så kommer forklaringen her. Udklipsholderen i Office-programmer kan nemlig indeholde op til de seneste 24 udklip, du har foretaget.
Det betyder, at du rent faktisk altid har adgang til de seneste 24 udklip, og rent faktisk kan du vælge frit mellem dem ved at klikke på den lille Vis opgaveruden Udklipsholder-knap, som du finder til højre på titellinjen i Udklipsholder-gruppen på Startside-fanen i Word, Excel og PowerPoint.
Så åbnes Udklipsholder-opgaveruden med en oversigt over de seneste udklip, som du har foretaget i samtlige Office-programmer.
Det er smart, hvis du har en række standardtekster, du skal indsætte f.eks. i en formular eller et dokument.
Så kan du bare kopiere teksterne og have dem liggende i Udklipsholder-opgaveruden og så bare klikke på dem, hver gang du har behov for dem i dokumentet.
