Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 1. december 2006.
Xerox garanterer store virksomheder besparelser på 1.900 kroner pr. medarbejder årligt på printbudgettet. Men så skal Xerox til gengæld have hele printporteføljen og online adgang til virksomhedens netværk.
Hvis det stod til Xerox burde enhver større virksomhed have en CDO eller i hvert fald en DD på lønningslisten.
Hva'for noget? Sådan nogle fætre har jeg da ikke hørt om.
Nej, og det er ganske naturligt. For der findes hverken en Chief Document Officer eller Documet Director på virksomhedernes lønningsliste.
Men for "The Document Company", som er det moderne slogan for Xerox - virksomheden, der for 56 år siden sendte den første fotokopimaskine på gaden - er håndtering af dokumenter i virksomhederne så afgørende, at det fortjener at være et særligt fokusområde. Hvad enten det er digitale eller fysiske dokumenter.
- Dokumenter er vitale for virksomheder, og det kan være særdeles dyrt ikke at have styr på sine dokumenter. Dokumenter kan nemt koste 5-15 procent af virksomhedens omsætning, men det er en skjult omkostning i mange organisationer, fordi den ofte ikke bliver målt. Tit er omkostningerne delt ud på mange, og der er jo ingen Document Director til at holde styr på forbruget, siger Shaun Pantling, general manager i Xerox.
Han er øverste chef for Xerox Global Services i Europa og dermed en af frontsoldaterne i den strategiske nyorientering, som amerikanske Xerox er i fuld gang med i disse år.
Hos Xerox ser man nemlig store muligheder i ikke bare at sælge isenkram, men også at servicere virksomhederne, blandt andet ved at fjernstyre virksomhedernes dokumenthåndtering og kontorprintmiljøer.
Virksomheden skal stadig sælge flest mulig fotokopimaskiner, printere, scannere og multifunktionsmaskiner - den del af koncernen står trods alt for 80 procent af koncernens 15,7 milliarder dollars store omsætning.
Men i takt med at konkurrencen på hardware spidser til, gælder det om tilføre noget mere værdi til virksomhedernes dyre maskinpark på printområdet, eller rettere at frigøre det skjulte potentiale, der
ligger i en effektiv printstyring.
Og det er her, Xerox Global Services kommer ind i billedet. Forretningsenheden står for de resterende 20 procent af omsætningen eller 3,3 milliarder dollars.
Og skal man tro director Peter Romaine fra Xerox Global Services, er der masser at tage fat på.
- I gennemsnit arbejder en printer kun 25 minutter om dagen. Man kan spørge, om man vil bygge en ny fabrik og så investere i udstyr, der kan arbejder 25 procent om dagen?, siger Peter Romaine.
Det oplagte svar er selvfølgelig nej. Derfor handler Xerox' tilbud på området - Xerox Office Services - da også hovedsagelig om at få tryllet flere arbejdstimer ud at det dyre udstyr.
Nøgleøvelsen er - efter grundige analyser af kontorprintadfærden og printomkostningerne i virksomheden - at øge antallet af brugere pr. kopimaskine, printer eller scanner, med det formål at sænke prisen dramatisk pr. produceret side i virksomheden.
Xerox leverer maskinerne, forbrugsstoffer - eventuelt også papir - og administrerer udstyret online via kundernes eget netværk. Det har blandt andet den fordel, at Xerox kan se tekniske problemer opstå, allerede inden kunderne opdager dem, og så agere derefter.
Ulempen kan være, at medarbejdernes printadfærd nemt kan overvåges. Hvis en sekretær for eksempel sniger sig til at printe 30 farverige festinvitationer ud på en af virksomhedens printere, kan Xerox i princippet opsamle og videregive den oplysning.
Fordelen er, at skulle der opstå et teknisk problem, der kræver hjælp, sidder der op mod 600 ansatte i et teknisk supportcenter i Irland. Centret understøtter 14 europæiske lande og 11 sprog. Det inkluderer blandt andet 15 dansktalende supportere.
Resultatet af en typisk Xerox-øvelse vil være, at maskinparken skæres ned med 50 til 80 procent og antallet af brugere pr. maskine øges fra mellem 4 og 7 til mellem 17 og 19.
- Når vi har gennemført analysen i virksomheden, tilbyder vi en kontrakt med garanterede besparelser på minimum 25 procent på printbudgetter, siger Peter Romaine, der opgør de årlige besparelser pr. medarbejder til 250 euro (cirka 1.900 kroner) i gennemsnit.
Han understreger, at der er en grænse for, hvor meget man kan spare på printkontoen, hvis ikke det skal gå ud over virksomhedens produktivitet.
- Der et en balance mellem omkostninger og medarbejdernes produktivitet. De fleste medarbejdere vil for eksempel ikke gå mere end 25 meter for at hente et print, siger han.
Nu er det jo ikke sådan, at Xerox er sat i verden for at redde virksomhedernes printbudget og undergrave egne muligheder for at sælge udstyr.
Derfor er det for det første ikke gratis at få analyseret virksomhedens kontorprintadfærd. Siger man efterfølgende nej til en Xerox-servicekontrakt, kommer man til at betale for analysen.
- Og det er også et krav, at vi får adgang til hele virksomhedens printportefølje og ikke kun dele af den. Ellers er der ikke økonomi i det, siger Shaun Pantling, Xerox.
Det lyder ikke helt billigt. Hvor stor skal man være for at en Xerox-kontrakt giver mening ?
- Som en tommelfingerregel skal der være omkring 2-3.000 ansatte for at det skal give mening at kaste sig ud i det, lyder vurderingen fra Shaun Pantling.
Faktaboks:
xerox på vej ud af krisen
Xerox omsætning har stået i stampe de seneste fem år. Hele koncernen omsatte i 2005 for 15,7 milliarder dollars, hvilket er 1,3 milliarder dollars mindre end i 2001 og stort set det samme som i 2002. Samtidig er Xerox dog blevet en bedre forretning, idet resultatet er forbedret fra minus 94 millioner dollars i 2001 til plus 978 millioner dollars i 2005.
I den danske del af forretningen har tilbagegangen i omsætningen været endnu større, fra 359 millioner kroner i 2001 til 280 millioner kroner i 2005. Det er trods tilbagegangen i omsætning lykkes at lave overskud i størrelsesordenen 2 til 32 millioner kroner i de seneste fem år. Antallet af ansatte i Danmark er gået fra 302 i 2001 til 212 i 2005.
Xerox er begyndt et hamskifte fra hardware til service og software, og planen er, at omsætningen i servicedelen skal vokse fra tre milliarder dollars i 2004 til fem milliarder dollars i 2009. Endnu mangler det helt store gennembrud på servicesiden.
Kilde: Årsrapporter fra Xerox, analyser fra IDC og Gartner.
Billedtekst: Print Som en tommelfingerregel skal der være omkring 2-3.000 ansatte, for at det skal give mening at få Xerox-kontrakt. Så kan virksomheden til gengæld også spare cirka 1.900 kroner pr. medarbejder på printbudgettet.
OriginalModTime: 30-11-2006 13:49:37
