Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 31. marts 2006.
Prisen kan man ikke komme uden om. Men pres den ikke for hårdt, lyder rådet til it-cheferne.
Da virksomhedens motivation for at vælge outsourcing ofte bæres af et ønske om at reducere omkostningerne på driften af it, vil prisen også være et parameter, når den rette leverandør skal findes.
Men pas på, lyder budskabet fra rådgiverne på området: Bliver leverandøren presset for hårdt på prisen, risikerer virksomheden at stå nederst på listen, når den aftalte service skal indkasseres.
Det handler om at skabe et kunde/leverandør-forhold eller et partnerskab, som begge parter får udbytte af.
- Presser kunden prisen for hårdt, er der risiko for, at nogle af følgefordelene forsvinder, lyder det fra Eddy Vejlager, der er ansvarlig for outsourcing i it-virksomheden Steria.
Også Ole Horsfeldt, der er advokat og partner hos Bech-Bruun, kalder det et oplagt problem, hvis kunden med alle trumfkort forsøger at pressen prisen og spille leverandører ud mod hinanden. Dermed vil virksomheden kunne regne med, at leverandøren også vil behandle virksomheden derefter i den efterfølgende kontrakthåndtering - og blive tilsvarende hårdere.
- I en diskussion om, hvorvidt en service er inden eller uden for scopet, vil leverandøren så slå på, at den er uden for scopet - og kræve ekstra betaling. Det ser man gang på gang, siger Ole Horsfeldt.
Skab en dialog
Ole Horsfeldt mærker en ny tendens, hvor rådgivere som eksempelvis McKinsey råder virksomheder til at holde igen med detaljerne i udbudsmaterialet.
Den tekniske løsning og forretningsprincipperne for samarbejdet bør udvikles i fællesskab og dialog. Dermed vil der være større mulighed for, at leverandøren eksempelvis kan levere servicen billigere, fordi virksomheden er åben over for alternative modeller og løsningsforslag. Og det vil skabe en win win-situation, hvor begge parters styrke bliver udnyttet.
Derudover peger han på, at 30-40 procent af det samlede besparelsespotentiale ligger i virksomhedens evne til at tilpasse sig leverandørens model for at gøre arbejdet billigst muligt.
- Det siger sig selv, at det kun kan realiseres, hvis virksomheden går i dialog med leverandøren. Men det forsømmes i mange outsourcingprojekter.
Boks:
Valg af leverandør
Når den interne afklaring er på plads i virksomheden, er det tid til at tage kontakt til leverandørerne. Det bør gøres meget struktureret med konstant fokus på, hvad der er virksomhedens mål med outsourcingen. Enhver kontakt til leverandøren, såvel skriftligt materiale, personlige interviews som anden form for præsentation af ydelser og service, bør vurderes og indsættes i et pointskema. Hos Siemens Business Sevices foreslår direktør Lars Smith, at it-chefen vælger en række hovedgrupper som eksempelvis:
Service, leverance og kvalitet
Effektivitet og omkostning
Fornyelse
Kontrakt og relation
Hovedgrupperne kan indeholde flere underpunkter afhængig af virksomhedens specifikke behov. Leverandørerne rangeres således i skemaet ud fra en pointskala.
- Det er nemt at blive forblændet af en flot præsentation. Men it-chefen er nødt til et komme ned under mulden og vurdere alle detaljer for at finde den rigtige leverandør, lyder det fra Lars Smith.
Boks:
kriterier for valg af leverandør
Leverandøren skal have gode kort på hånden, hvad angår pris, branchekendskab, kulturelt match, kemi, kendskab til specifikke systemer, ressourceberedskab og geografisk dækning.
Tjek leverandørens soliditet. Er der risiko for overtagelse, konkurs eller lignende, og hvordan vil virksomhedens data og systemer i så fald sikres?
Skab en win win-situation. Det er ikke til nogens gavn at presse prisen i bund. Både kunden og leverandøren skal føle, at de får noget ud af samarbejdet.
Tag på referencebesøg. Her får du historien om leverandøren set med andre kunders øjne.
Er leverandøren fleksibel? Vil du som kunde blive bundet til leverandøren i 10 år? Eller er leverandøren indforstået med at indgå korte og fleksible aftaler? Hvordan kan ydelserne skaleres op eller ned? Hvordan kan ydelser eller hele kontrakten opsiges?
Der skal være et kemisk match. Argumentet er måske lidt slidt, men det skal være der - ellers risikerer man spændinger i det fremtidige samarbejde.
Vær kritisk over for standardkontrakter: Outsourcingaftaler løber typisk over en periode på flere år, hvor der kan ske adskillige forandringer - såvel teknologisk som forretningsmæssigt. Mange kontrakter tager ikke hensyn til, at behov kan ændre sig undervejs.
Kilder: Steria, Siemens Business Services,
Rambøll Management, Bech-Bruun
OriginalModTime: 04-04-2006 09:15:53
