Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 31. marts 2006.
Et klart mål for, hvad outsourcing kan og skal gøre for virksomheden, er essentielt, hvis det bedste udbytte skal
høstes. Derfor lyder rådet til it-chefen: Lav en sourcingstrategi,
inden virksomheden kaster sig ud i outsourcing.
Det første skridt mod outsourcing af it bør være en intern afklaringsproces, hvor it-chefen i samarbejde med ledelsen sætter ord på virksomhedens nuværende status og mål.
Hvad er virksomhedens kerneopgaver, hvordan understøttes de bedst af it, hvilke udfordringer står firmaet overfor - og hvor ønsker ledelsen, at det bevæger sig hen?
Det er helt centralt for at opnå succes med outsourcing, at virksomheden har et klart mål. Det mener Nicolai Brehm Suhr, chefkonsulent hos Rambøll Management, der kommer med følgende budskab:
•?Lav en sourcingstrategi, der angiver principper og retningslinjer for intern og ekstern opgavevaretagelse. Og lav den, før der outsources.
•?Sourcingstrategien skal understøtte de forretningsmæssige mål og vurderes ud fra virksomhedens kernekompetencer og afgørende processer.
•?Fastlæg derudfra, hvordan de bedst understøttes med interne og eksterne kompetencer - nu og i fremtiden. Det skal ske ud fra en vurdering af, hvad markedet kan levere i forhold til it-afdelingens muligheder.
•?Foretag en cost-benefit-analyse af forskellige scenarier og vurder alternativer på baggrund af dem.
•?Opstil målsætninger og principper, som er tilstrækkeligt operationelle til, at alle kan forholde sig til dem.
•?Sørg for løbende at evaluere sourcingstrategien.
Før en virksomhed kaster sig ud i at outsource hjørner af sin it-drift, bør den gennemgå alle husets it-funktioner og for hver enkelt tage stilling til, om den bedste løsning er at outsource - eller at beholde it-driften på egne hænder. Det pointerer Lars Smith, der er direktør for Siemens Business Services i Danmark:
- Typisk kan man begynde fra bunden og kigge på eksterne serviceaftaler for derefter at bevæge sig til infrastrukturen og driften.
Boks:
Fordele og ulemper
Hvad kan vi outsource? Det kan man kun finde ud af ved at gøre sig klart, hvorfor man vil outsource it-driften. Er det et ønske om at reducere it-omkostningerne, bedre adgang til teknologi og kompetence, øget fleksibilitet eller måske øget fokus på egne kernekompetencer?
Ifølge forfatterne bag bogen "Strategisk it-udlicitering", Mikkel Lucas Overby, Jan Vang og Volker Mahnke, bør udgangspunktet for at analysere mulighederne for outsourcing være en vægtning af fordele og ulemper af såvel insourcing som outsourcing. Det er vigtigt, fordi fordelene ved outsourcing ikke nødvendigvis er de samme som ulemperne ved insourcing.
Insourcing
+ Positive effekter af personlige relationer
+ Kontrol over teknologi
+ Hurtigere kommunikation
÷ Brug af it-afdeling anses for gratis
÷ It-folk arbejder ikke for it-afdelingen
÷ Relativt høje faste omkostninger
outsourcing
+ Kontrol med omkostninger
+ Adgang til kompetence
+ Fokus på kernekompetencer
+ Øget
fleksibilitet
÷ Tab af kontrol
over aktiviteter
÷ Mangel på
ekspertise
÷ Risiko for
opportunisme
÷ Transaktionsomkostninger
De ti bud
Der ligger mange svære udfordringer i arbejdet, når en virksomhed vælger at outsource. Dansk Industri har i rapporten "Guide til outsourcing og etablering" udarbejdet en række råd, der er værd
at have in mente:
1 Ledelsen skal vide, hvad den vil!
2 Sørg for korrekt og tilstrækkelig manpower til at gennemføre udflytningsprocessen.
3 Hav styr på egen dokumentation og egen omkostningsstruktur.
4 Identificer virksomhedens kernekompetencer og vurder nøje, hvad der kan outsources, og hvad der kræver etablering.
5 Udvælg leverandører omhyggeligt og
integrer dem med relevante funktioner
i virksomheden.
6 Husk at magtforholdet i relationen mellem partnere kan ændres over tid - man skal
altid være beredt til at kunne outsource videre eller etablere sig et nyt sted.
7 Ting tager tid!
8 Sørg for forsyningssikkerhed - sørg for sikkerhed i kvalitet.
9 Start med udflytning af mindre opgaver
og gør dem gradvist større.
10 Se udflytningen som en fremadskridende proces - man skal sikkert være et andet sted om syv til ti år.
Kilde: Rapporten "Guide til outsourcing og etablering", Dansk Industri
hvad er målet?
Beslutningen om at gennemføre et outsourcing-projekt skal baseres på grundig analyse af virksomhedens behov. Det første skridt er derfor at lave en sourcingstrategi og slå fast, hvorfor virksomheden ønsker at outsource.
Ifølge Leslie P. Willcocks, professor i information managment og eBusinnes ved Warwick Business School, bør virksomheden først sikre sig, at den er i stand til at:
formulere og forhandle en kontrakt effektivt for at opnå det, virksomheden ønsker
forstå it-servicemarkedet, strategierne og kompetencerne hos de forskellige leverandører - og hvad der kendetegner en god og en dårlig aftale
foretage it-sourcingbeslutninger og formulere en sourcingstrategi
udforme en handlingsplan for, hvordan risici bliver minimeret, og det bedste forretningsmæssige udbytte sikres i aftalen med leverandøren.
Kilde: Magasinet "Outsourcing Essentials"
fra The Outsourcing Institute
Outsourcing-modeller
Nogle virksomheder vil få størst fordel af at outsource enkelte aktiviteter på it-fronten, andre bør slet ikke vælge outsourcing, mens nogle med fordel kan outsource hele it-afdelingen. Et outsourcing-projekt gennemføres typisk med udgangspunkt i en af følgende modeller:
Full scale outsourcing: Kunden overdrager aktiver - eksempelvis hardware, software, lejemål og medarbejdere - til leverandøren.
Kapacitetsoutsourcing: Leverandøren forpligter sig til at stille den kapacitet til rådighed, som kunden til enhver tid har behov for. Den type kontrakter har karakter af leje eller finansieringsaftaler mere end egentlige outsourcing-aftaler.
Joint venture-projekter: Både kunden og leverandøren tilføjer projektet aktiver og kompetencer.
Spin off-modellen: Virksomhedens interne it-afdeling omorganiseres som en selvstændig juridisk enhed.
Application Service Provider (ASP): Kunden erhverver sig adgang til at bruge en applikation, der ejes og driftsafvikles af leverandøren. Modellen ligger i virkeligheden tættere på softwarelicensering end på outsourcing.
Da der er stor forskel på de enkelte virksomheders behov, bør valget baseres på en grundig analyse af virksomhedens it-anvendelse.
Kilde: "IT Outsourcing - Forhandling og styring af outsourcingkontrakter" af Ole Horsfeldt, Forlaget Thomson 2005.
OriginalModTime: 04-04-2006 09:14:37
