Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 31. marts 2006.
Flere funktioner og en mere effektiv administration. Det er her, Statoil opnår de største fordele af IP-telefoni, vurderer virksomhedens systemkonsulenter.
Han er på mødeturné i det danske land. Der bliver lige akkurat tid til at gøre et stop på tankstationen for give bilen nyt liv til motorvejen. Manden stiger ud af bilen, i hånden har han en PDA. Og manden er glad. For mens han alligevel er der, kan han via et hotspot på tankstationen nå at fange en kollega i London på telefonen. Og tilmed gratis, fordi hans lokalnummer kører på IP-telefoni.
Scenariet beskriver en af de fordele, en virksomhed kan høste ved at satse på IP-telefoni. Og spørger man Kenneth Molander og John From-Poulsen, der er systemkonsulenter hos Statoil A/S, er det netop ekstra funktioner, større mobilitet og besparelser i administrationen, der giver gevinster, når man går over til IP-telefoni. Samtidig advarer de dog mod at lade sig forblænde og tro, at IP-telefoni er helt gratis.
- At man kan ringe gratis til kollegaen, som sidder fire skriveborde længere nede ad gangen - det har man jo altid kunnet via de interne linjer. Og skal man ringe til fru Jensen, som sidder på en almindelig analog telefon i Gundsømagle, skal man jo fortsat bruge det offentlige net, lyder det fra Kenneth Molander, der er systemkonsulent og ansvarlig for Statoils IP-telefoni i Danmark.
- Det er smart. Det er der ingen tvivl om. Men skal virksomhedens medarbejdere eksempelvis kunne ringe fra lufthavnen via en softphone på den bærbare computer, skal der også lige laves en VPN-tunnel, så de via det offentlige internet kan komme ind til en IP-adresse på eget netværk, forklarer Kenneth Molander.
- Så skal der også lige en switch til, så de kan tage telefonen uden at tænde computeren. I det hele taget følger der rigtig mange skjulte udgifter med, tilføjer kollegaen John From-Poulsen, systemkonsulent med ansvar for Statoils netværk i Danmark.
"Telefoni over data"
De to systemkonsulenter har arbejdet med voice over IP eller IP-telefoni i Statoilkoncernen siden 1990. Dengang ønskede Statoil at spare på telefoniudgifterne og satsede derfor på "telefoni over data" via otte datalinjer, som forbandt Statoils afdelinger. I 2000 fik IP-telefoni en central rolle i strategien hos Statoil, der har dansk hovedkvarter i Sydhavnen i København. Her styres 600 lokalnumre under Statoil A/S fra en samlet central.
Kenneth Molander og John From-Poulsen ikke i tvivl om, at de største gevinster ligger i ekstra fleksibilitet og besparelser i administrationen: Tidligere tog hver afdeling imod alle lokale opkald - om det var fru Jensen eller en erhvervskunde, som manglede fyringsolie. I dag bliver opkaldet besvaret af den medarbejder, der er ledig - uanset om det er en medarbejder, der sidder i Nykøbing eller i Toftlund.
- Det betyder, at vi udnytter ressourcerne meget bedre. Er der kø på linjen i København, bliver det måske besvaret et andet sted, hvor en medarbejder er ledig. Det kan sagtens betyde, at tre oliekunder bliver betjent på de minutter, de tidligere skulle vente i køen, forklarer Kenneth Molander.
LEttere at bytte plads
Systemkonsulenterne sparer også meget tid, fordi de ikke længere behøver rykke ud, hver gang et par medarbejdere beslutter at bytte plads.
- Var det pludselig blevet Jørgens tur til at sidde ved vinduet, så måtte vi sætte kurs mod Aalborg for at flytte rundt på installationerne, så Jørgen kunne få sit lokalnummer med til sit nye skrivebord. Det var meget dyrt - såvel i transport som arbejdstid, forklarer Kenneth Molander, der i dag blot kan bede medarbejderne hive netværksstikket ud ved den gamle plads, tage telefonen under armen og sætte stikket i ved det nye skrivebord. Pris: nul kroner.
Telefoni og it smelter sammen
Ifølge de to systemkonsulenter skal man være opmærksom på, at en satsning på IP-telefoni vil skabe nye roller hos de ansvarlige for både it og telefoni.
- Nu har jeg nedlagt telefoncentralerne i de lokale afdelinger - og samlet funktionen i København. Dermed viser jeg jo vejen for, at min egen enhed vil kunne flyttes til moderselskabet i Stavanger, hvor der sidder et par tusinde it-folk i forvejen, forklarer Kenneth Molander og understreger, at det er vigtigt med et godt samspil mellem virksomhedens telefonifolk og datafolk. En oplevelse, han deler med sin kollega John From-Poulsen:
- Det hele smelter jo sammen. Selvom jeg ikke er telefonimand, så hjælper jeg i dag på det område. Og det samme er tilfældet den anden vej rundt. Vi er nødt til at hjælpe hinanden for at få det til at fungere optimalt.
Billedtekst:
Der er besparelser og nye funktioner at hente på IP-telefoni - men der er også skjulte omkostninger, fortæller Statoils John From-Poulsen (tv.) og Kenneth Molander.
Foto: Torben Klint
Boks:
Gode råd fra Statoil
Analyser nummerplanen grundigt: Har virksomheden afdelinger i flere lande, vil der næsten altid være sammenfald i lokalnumrene. Statoil har oprettet landekoder for at undgå sammenfald. Vil en medarbejder i Danmark for eksempel tale med en kollega i Norge, skal danskeren taste 123 først.
Hent inspiration i brugergruppen: Hos Statoil er IP-telefoni-løsningen baseret på et Meridian-anlæg fra Nortel Networks. Systemkonsulenterne opfordrer andre til at deltage i brugergrupper, som Statoil gør det i Meridians brugergruppe.
- Da vi ikke snakker om forretningshemmeligheder, men om systemer, er folk ikke bange for at dele såvel gode som dårlige erfaringer. Det er hudløst ærligt, siger Kenneth Molander.
Nice to have eller need to have: Markedet for IP-telefoni er i hastig udvikling, og der dukker opgraderinger op konstant. Statoil har valgt ikke altid at opgradere til de nyeste versioner. Men ønsker forretningen sig en given funktion, som kræver en opgradering - så kigger man på nye versioner.
- Det er et spørgsmål om, om det er nice to have eller need to have. Faktisk er det lidt ligesom gadgets. Den seneste, jeg købte, var en kopvarmer, som jeg kan sætte i USB-porten. Jeg har aldrig købt noget så meningsløst. Men jeg kunne da ikke leve uden den, siger Kenneth Molander.
Husk detaljerne - og de skjulte udgifter: Når man udarbejder en kravspecifikation til leverandøren skal man huske alle detaljer - også de små, der umiddelbart virker logiske.
- Eksempelvis at man altid skal kunne ringe 112 fra et benzinlager. Det kan virke som logik for burhøns, at det skal være muligt. Men man skal have det med, når man laver sin kravspecifikation over for leverandøren - ellers kan man hurtigt komme til at betale ekstra, lyder det fra Kenneth Molander.
Boks:
Statoil
Statoil A/S har 794 ansatte, heraf 319 på raffinaderiet i Kalundborg. Hovedkontoret ligger i Sydhavnen i København.
Statoil Detailhandel A/S driver Statoils tankstationer i Danmark - 258 stationer under navnet Statoil og 56 under navnet 1-2-3. Statoil Detailhandel A/S har i alt cirka 2.700 ansatte.
OriginalModTime: 03-04-2006 14:21:10
