Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 24. februar 2006.
Den Danske Presses Fællesindkøbs-Forening er den eneste af sin art i verden. Alligevel går it-chefen Gunnar Svensson målrettet efter en standardisering af ERP-systemet. Det har skabt udfordringer - men også gode resultater.
Under 1. verdenskrig gjorde u-bådskrigen det vanskeligt for de danske dagblade at skaffe papir til at trykke aviserne på. Derfor stak en række stærke avisfolk hovederne sammen den 11. april 1917 og blev enige om, at det problem kunne løses, hvis man gjorde det i fællesskab. Samme dag blev Den Danske Presses Fællesindkøbs-Forening stiftet. I dag er hovedopgaven i virksomheden fortsat den samme som dengang for næsten 90 år siden. Nemlig at sikre, at trykkerier har avispapir til trykning af de danske aviser.
Hvad der dengang blev bogført af data i sirlige protokoller, ligger i dag i virksomhedens ERP-system, som holder styr på debitorer, kreditorer og lagerbeholdning. Og da Den Danske Presses Fællesindkøbs-Forening er den eneste virksomhed af sin art i verden, kan ønsket om at indføre standardsystemer på ERP-fronten lyde som en vanskelig opgave. Alligevel er det netop, hvad it-chefen i indkøbsforeningen, Gunnar Svensson, har sigtet mod i forbindelse med en opgradering af virksomhedens Navision-løsning.
holder på standarder
- Jeg tror på, at man når længst med standarder. Det er billigst såvel på kort som på langt sigt, specielt når man ser på fremtidige opdateringer, siger Gunnar Svensson, der været it-chef hos Den Danske Presses Fællesindkøbs-Forening de seneste seks år.
I den periode har virksomheden arbejdet med to ældre versioner fra Navision. Primo oktober 2005 blev de to versioner samlet til en - og samtidig opgraderet til version 4.0.
Den største systemmæssige udfordring i processen er forbundet med de omkring 260.000 ruller avispapir, der hvert år leveres til de danske aviser.
Indkøbsforeningen er leveringsdygtig i såvel almindeligt avispapir som finpapir. Begge dele leveres i ruller, som hver især har et serienummer, der skal kunne spores hele vejen fra fabrikkerne i Norge, Sverige og Finland til de danske trykkerier. Det betyder, at hver enkelt rulle skal registreres i ERP-systemet. Og det er der en række udfordringer i, lyder det fra Gunnar Svensson.
- Vi køber papir fra fabrikkerne i kilo og ton, men vi sælger papiret i ruller. Derfor er vi lagerførende i to værdier - vægt og antal ruller. Normalt har man kun én betegnelse, og det at lagerføre i to forskellige værdier har ERP-systemerne svært ved at håndtere.
Gunnar Svensson forklarer, at medarbejderne tidligere har været nødsaget til at arbejde i to systemer - det ene til at køre rullerne ud i, det andet til at taste vægt-oplysningerne manuelt ind i.
- Det har resulteret i dobbeltarbejde, risiko for fejl i indtastningerne og for dårlige statistikker, lyder det fra it-chefen, som i dag kan håndtere alle funktioner i et og samme system.
At Den Danske Presses Fællesindkøbs-Forening er en unik størrelse, er naturligvis årsagen til, at Gunnar Svensson ikke blot kunne slå et smut forbi ERP-leverandøren og vælge et standardsystem på hylden. Til gengæld har han sammen med Munk IT gennemgået de enkelte funktioner - og valgt standardmodeller på de områder, hvor det var muligt. I den proces har medarbejderne også været involveret fra begyndelsen, hvilket har gjort det nemmere at indføre et nyt system med nye arbejdsgange.
- Det handler om at gå ind i projektet med et åbent sind og spørge om, hvad standarderne kan tilbyde os. For så langt ligger forretninger med køb og salg jo ikke fra hinanden, siger Gunnar Svensson.
Som sidegevinst har valget af øget standardisering gjort Den Danske Presses Fællesindkøbs-Forening mindre sårbar i og med, at de omkring 20 brugere har lettere ved at overtage hinandens opgaver, hvis staben rammes af ferie, sygdom og andet fravær. Det har dog samtidig stillet krav om ændringer i medarbejdernes arbejdsgange, som skulle tilpasses til systemet.
- Vi fandt ud af, at vi med nogle ændringer i arbejdsgangene bedre kunne lægge os op ad standardsystemerne. I stedet for at lave tilpasninger af systemet til arbejdsgangene, retter vi arbejdsgangene ind efter systemet, lyder det fra it-chefen.
Han fremhæver især integrationen til Excel som en fordel i virksomhedens nye ERP-system. Tidligere trak medarbejderne tal ud fra det gamle Navision-system og tastede dem manuelt ind i Excel. Den proces er i dag overflødig, og det sparer medarbejderne for tid, ligesom der er øget sikkerhed for, at alle tal er korrekte.
- Vi skal kunne lave nogle statistikker, vi kan stole på. Her og nu. Og det kan vi i dag. Det har vi revisionens ord for. Her har vi fået meget ros efter opgraderingen, lyder det fra en meget tilfreds it-chef.
Billedtekst:
- Det handler om at gå ind i projektet med et åbent sind og spørge om, hvad standarderne kan tilbyde os, siger Gunnar Svensson, it-chef hos Den Danske Presses Fællesindkøbs-Forening. Foto: Torben Klint
Boks:
Gunnar Svensson om
den største udfordring
At få en klar aftale med leverandøren er en af de væsentlige udfordringer i forbindelse med opgradering af et ERP-system, mener it-chef Gunnar Svensson fra Den Danske Presses Fællesindkøbs-Forening,
- Det, der ofte går galt, er, at man ikke får et helt klart svar fra leverandøren om, hvor meget tid man som virksomhed skal bruge på implementeringen af et nyt system. Der bliver næsten altid afsat for lidt tid, siger Gunnar Svensson.
Han tilføjer, at det er meget vigtigt at gøre sig helt klart, hvad man konkret skal have ud af implementeringen af et nyt system - og hvornår.
OriginalModTime: 24-02-2006 12:57:28
