Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 24. februar 2006.
Unge virksomheder går nye og mere enkle veje, når der skal samarbejdes om projekter. Det gælder både internt og på tværs af firewalls, tidszoner og geografi.
Da Peter M. Ludvigsen efter 27 år hos Maersk Sealand i 2004 startede sin egen lille globale virksomhed, var han ikke i tvivl om, hvilket værktøj der skulle bruges til kommunikation og videndeling på tværs af grænser og tidszoner. Valget faldt på produktet Groove, der knap er kendt i Danmark.
Hans firma, Bestshore Business Solutions, leverer it-løsninger til transport- og logistikfirmaer og har medarbejdere i London, Cambridge, Thailand og Dubai. Desuden trækker firmaet på 65 udviklere i Bulgarien.
- Vi har blandt andet brugt Groove til et 6.000 mandetimers-projekt, og vi bruger desuden softwaren til hele vores interne administration, fortæller Peter Ludvigsen, som også bruger softwaren i flere kundeløsninger.
Groove bruges således: For hvert projekt opretter man en slags virtuelt møderum, hvor man arbejder sammen ved "tavlen" og tilretter dokumenter - Excel, Word eller noget helt tredje. Projektkalenderen hører også til i rummet, og det samme gælder kommunikation via mail eller tale. Arbejder man offline sker der en synkronisering, så snart man er tilbage online.
Fravalg
Peter Ludvigsen, der forlod Maersk Sealand fra en post som europæisk it-chef, fravalgte altså både standardsamarbejdsværktøjer som Microsoft Exchange og IBM's Lotus Notes og endnu tungere, specialdesignet software. Det er imidlertid ikke usædvanligt blandt it-kyndige iværksættere. En rundspørge viser, at der ofte satses på nyere software, der er relativ let at bruge for enhver.
Få har dog taget en hel pakke som for eksempel Groove i brug. De bruger snarere en kombination af værktøjer, der ofte er gratis.
- Til samarbejde om projektdokumenter på tværs af firewalls bruger vi typisk writely.com, fortæller iværksætteren Nikolaj Nyholm, der har mange jern i ilden både inden for og uden for landets grænser.
- Alt, hvad man behøver, er en browser, tilføjer Nyholm.
Han stiftede Speednames, der i dag er en af Europas største aktører inden for domæneregistrering og andet domænearbejde. Siden har han arbejdet med adgangskontrol til trådløse netværk og fokuserer i dag på nye webkoncepter. Samtidig er han europæisk kontaktmand for det amerikanske udgiver- og konferencehus O'Reilly.
Nyholm fortæller, at med writely.com kan enhver oprette et projektrum og lægge dokumenter ind. Deltagere inviteres via en e-mail, der giver dem - og kun dem - adgang til projektrummet.
Googles mail
Når det gælder e-mail-kommunikation, bruger han typisk Googles gratis tjeneste, Gmail.
- Den bliver ved med at få nye, gode funktioner. Man skal ikke vente på nye versioner af softwaren, forklarer Nikolaj Nyholm, der også sætter stor pris på Gmails gavmildhed med diskplads.
Andre fordele er ifølge Nyholm en effektiv søgemaskine samt et brud med det gængse princip om, at mails står sekventielt. I Gmail ligger e-mail i den sammenhæng, de indgår i. Et svar på en besked, kobles således til beskeden og det samme gør den efterfølgende kommunikation om sagen.
Populære Skype
Nikolaj Nyholm er også en flittig bruger af Skype - den populære tjeneste, der formidler telefonsamtaler og chat via internettet, og som for nylig er købt af amerikanske eBay.
Lige så flittig en bruger af Skype er iværksætteren Morten Lund, der som investor i Skype tilmed scorede stort på salget til eBay. Lund, der blandt andet står bag det London-baserede it-sikkerhedsselskab Bullguard, bruger desuden Microsofts Instant Messaging til de hurtige beskeder.
- Til det øvrige samarbejde har vi etableret et meget simpelt intranet, fortæller Morten Lund.
En tredje dansk iværksætter, David Heinemeier Hansson, har samarbejdssoftware som sin professionelle prioritet. Hansson er medstifter af Chicago-baserede 37signal, der har fået mange roser for sin software både i dagspressen og i fagpressen. Til lidt tungere projektstyring er det produktet Basecamp, omtalen gælder.
Basecamp er webbaseret og bruges til at holde styr på, hvad der skal gøres, hvem der skal gøre det, og hvornår de enkelte projektfaser skal være færdige. Softwaren håndterer også timeregnskab for de involverede, fildeling internt og med kunder samt hele kommunikationsdelen.
Etablerede Groove
Groove, som Peter Ludvigsen valgte, hører til blandt den mere etablerede del af markedet. Produktet er lavet af Ray Ozzie. Han opfandt Lotus Notes, der var et banebrydende program, da det kom frem, fordi medarbejdere kunne få samtidig adgang til et dokument.
Grundet de ældre rødder er Notes imidlertid også et meget komplekst program, som gør det svært for menigmand at oprette nye projekter, deltagerkredse og rettigheder.
Ozzie gjorde det bedre i anden omgang. Faktisk så godt, at softwaregiganten Microsoft for knap et år siden købte Groove Networks for at få både teknologien og Ray Ozzie i hus.
Peer-to-peer
Mens de helt unge værktøjer typisk er web-baserede, udnytter Groove den såkaldte peer-to-peer-teknologi, som musiktjenester som Kazaa og Napster gjorde kendt.
Forbindelsen sker fra pc til pc uden en server som et kontrollerbart knudepunkt, men selv om teknologien ikke har været populær blandt it-chefer, føler Peter M. Ludvigsen sig på sikker grund i sin satsning.
- Vi har testet Groove i en slags pilotprojekt hos Maersk Sealand, der blev indledt i januar 2002, forklarer Ludvigsen. Softwaren, der er kompatibel med Microsoft Project, blev brugt af 30 personer.
De største fordele ved den type værktøjer beskriver han således:
- Viden skabes i processen, mens man samarbejder. Her er processen dokumenteret hele vejen igennem, ikke kun resultatet. Det gør det svært at spille fedtspil, for eksempel ved at undlade at svare på en mail, ligesom det er sværere at spænde ben for andre. Alt i alt giver det god gruppedisciplin, men selvfølgelig slipper man ikke uden om på forhånd at sikre, at alle er enige om målet, siger Peter M. Ludvigsen.
Billedtekst:
- Ved hjælp af Groove når man frem til en fælles forståelse af, hvordan man har løst et givent problem. Hele processen er dokumenteret. Ikke kun resultatet, siger Peter M. Ludvigsen, der for to år siden stiftede Bestshore Business Solutions efter en lang karriere hos Maersk Sealand.
Foto: Ulrik Jantzen
Boks:
Nye veje til samarbejde
www.groove.net
Omfattende samarbejds- og projektstyringsværktøj. Peer-to-peer. Ikke gratis.
www.writely.com
Webbaseret samarbejde om dokumenter. Gratis.
www.gmail.com
Gratis e-mailtjeneste, der dog fordrer invitation fra eksisterende Gmailbruger.
www.basecamphq.com
Webbaseret mediumstørrelse samarbejds- og projektstyringsværktøj. Mindste version gratis.
www.backpackit.com
Huskeliste til planlægning med videre. Mindste version gratis.
www.eroom.com
Samarbejdssoftware fra EMC-ejede Documentum, der arbejder med sagsstyring og dokumenthåndtering. Ikke gratis.
www.verosee.com
Samarbejdssoftware for Skype-brugere. Gratis.
OriginalModTime: 24-02-2006 12:51:30
