Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 6. januar 2006.
Arbejdstid, opgaver og feriedage for 1.900 medarbejdere i Carlsberg skal fremover registreres i dataopsamlingssystemet ProMark. Det skal give bedre planlægning i produktionen.
Når Carlsbergs bryggeriarbejdere forvandler humle og malt til masser af øl, der efter mange arbejdstimer bliver tappet og sendt ud til øl-tørstige kunder verden over, skal arbejdstid og arbejdsopgave for hver enkelt medarbejder opgøres i detaljer. Det skaber mulighed for bedre anvendelse af medarbejderressourcerne, hvilket er et must på et marked, hvor konkurrencen er øget markant de seneste år.
Og netop et ønske om bedre planlægning og præcis dataopsamling til lønbehandlingen fik Carlsberg Danmark til at gå på jagt efter et nyt it-værktøj.
- Vores primære mål var at finde et nutidigt it-værktøj, der kunne opfange og behandle data fra produktionen hurtigere, end vi hidtil har gjort. Vi har haft nogle problemer med forsinkelser - og måtte arbejde med data, der typisk var en måned forsinkede, forklarer Lasse Geelmuyden, der er lønningschef i Carlsberg Accounting Service Centre A/S.
Valget faldt på systemet ProMark fra Mark Information. Det kan integreres med SAP, som Carlsberg gennem 10 år har anvendt på ERP-fronten.
- Store ERP-systemer kan dog være komplicerede at arbejde med - og kræver ofte en teknisk specialist, når der skal foretages justeringer. På området dataopsamling oplevede vi et behov for mere fleksibilitet, så vi selv kunne foretage justeringerne efter behov, forklarer Lasse Geelmuyden, som også fremhæver, at et lettere tilgængeligt system skaber besparelser på udgifterne til eksterne konsulenter.
Carlsberg har lavet en business case på projektet, hvor målet har været at få et hurtigt dataopsamlingsssystem baseret på "realtime".
Ifølge lønningschefen vil dataopsamlingen give gevinst både i form af besparelser på konsulentkontoen og i forbindelse med bedre udnyttelse af medarbejderressourcerne. Lasse Geelmuyden siger, at tilbagebetalingstiden vil være på halvandet år.
Bedre planlægning i produktionen og i ruteplanlægningen for chaufførerne, der bringer øllet ud til folket, er blandt de fordele, som Carlsberg Danmark forventer at høste i fremtiden. Det skyldes, at alle data om arbejdstid og opgaver for den enkelte medarbejder opfanges og bearbejdes af systemet. Ligesom systemet henter grunddata fra SAP-systemets HR-del - for eksempel kompetenceprofiler. På den måde fungerer systemet som et hjælpemiddel, når ledere i blandt andet produktionen skal udforme en disponeringsplan.
- Opstår der pludselig en overarbejdssituation, kan man hurtigt få et overblik over, hvilken medarbejder der er til rådighed, om han har truck-certifikat eller andre kvalifikationer, der passer til den pågældende jobfunktion, forklarer Steffen Meyer, som er administrerende direktør for Mark Information, der har omkring 200 kunder i Danmark.
ProMark skal bruges af godt 1.900 medarbejdere i Carlsberg Danmarks afdelinger logistik og supply chain. For Carlsberg-medarbejderne betyder det konkret, at de klikker sig ind på en terminal eller på deres pc, når de møder på arbejde - og når de går hjem. Men samtidig har de selv overblik over alle informationer, der vedrører deres lønseddel, som eksempelvis arbejdstid, afspadsering, ferie og fridage. Det skal blandt andet skabe mindre kø ved lønafdelingen.
- Tidligere stod medarbejderne og bankede på hos lønadministrationen for at få gennemgået oplysningerne på deres lønsedler. I dag kan de finde den information, når de kører deres kort igennem på terminalen, lyder det fra Lasse Geelmuyden og tilføjer, at medarbejderne nu selv får mere ansvar for at input til lønbehandlingen og dermed lønsedlen er korrekt.
Det skyldes blandt andet, at medarbejderne selv skal lave en kvitteringsliste for mødetider på terminalen. Og den skal de i fremtiden medbringe, når de henvender sig for at få hjælp i lønadministrationen.
- Medarbejderne har dermed et ansvar for at foretage korrekte input via ProMark terminalen, og lederne godkender kun afvigelser i systemet, siger Lasse Geelmuyden.
Mere ansvar hos de enkelte medarbejdere stiller dog også krav til systemets brugervenlighed.
- Hvis et it-system er årsag til, at de ansatte ikke kan registrere deres timetal og få lønnen udbetalt - så bliver der ballade, lyder det fra Steffen Meyer, der peger på, at terminalerne derfor er designet til at være meget lette at anvende for medarbejderne.
- Der er tale om folk, hvis primære opgave intet har at gøre med it. Derfor skal de have et værktøj, der er lige så let at anvende i hverdagen, som en kuglepen eller en skruetrækker, siger Steffen Meyer.
Og Carlsberg Danmark har da heller ikke brugt omfattende ressourcer på oplæring af medarbejderne. Ifølge lønningschefen Lasse Geelmuyden har man udnævnt en række terminal-
superbrugere, som er tilknyttet de forskellige afdelinger og vagthold, således at de øvrige medarbejdere altid kan få hjælp, hvis behovet opstår.
I øjeblikket har 1.000 af omkring 1.900 medarbejdere i afdelingerne logistik og supply chain taget systemet i brug. De resterende forventes at blive koblet på systemet løbende frem til 1. maj 2006.
- Herefter skal vi vurdere hvorvidt ProMark kan anvendes inden for andre områder i Carlsberg, siger Lasse Geelmuyden.
Billedtekst:
overblik Via terminaler får
Carlsberg-medarbejderne selv overblik over alle informationer, der vedrører deres lønseddel, som eksempelvis arbejdstid,
afspadsering, ferie og fridage. På billedet ses Lasse Geelmuyden (tv.), lønningschef i Carlsberg Accounting Service Centre og Steffen Meyer, administrerende direktør for Mark Information. Foto: Torben Klint
Boks:
promark
ProMark foretager tidsregistrering, jobregistrering, projektregistrering, bemandingsplanlægning og adgangskontrol. Systemet kan integreres til en lang række af markedets løn- og ERP-systemer.
Kernen i systemet er opsamling og behandling af real time data
relateret til medarbejdere, ressourcer og varer. Uden om kernen er der bygget en række værktøjer til blandt andet opfølgning og planlægning.
