Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 16. december 2005.
Mens resten af Danmark er i Brugsen efter bordbomber og nytårsmiddag, knokler KMD på højtryk for at søsætte den første kommunesammenlægning.
Allerede fra nytår opstår den nye Ærø Kommune, og KMD betragter projektet som en lakmusprøve.
Selv om Ærø fylder meget lidt på kortet over Danmark, indtager den øen syd for Fyn i disse dage forbløffende meget i det kommunale Danmarks bevidsthed.
Mens resten af landets nye fusionskommuner først springer ud natten mellem 2006 og 2007, tyvstarter de to kommuner Ærøskøbing og Marstal på Ærø allerede fra dette nytår deres fusionsprojekt, og det er et projekt, som alle fusionernes moder, KMD, følger med spænding.
Arbejdet på Ærø vil nemlig give et fingerpeg om, hvor godt resten af fusionsprocessen kommer til at gå, når de resterende 269 kommuner skal blive til 97.
- Vi betragter det som en lakmusprøve af vores model for kommunesammenlægninger. I store træk har vi på Ærø valgt den fremgangsmåde, som vi også bruger i resten af Danmark. Dermed bliver det første gang vores model kører i praksis, siger Hans-Ole Møller-Madsen, der er KMD's projektchef for kommunesammenlægninger.
KMD er involveret i alle kommunefusioner i Danmark og har til formålet udviklet en række køreplaner, som både kommuner og KMD selv skal overholde. Køreplanerne er helt nødvendige for KMD - dels fordi de minimerer risikoen for fejl, men også fordi de sikrer, at tidsplanen for det samlede kommunale fusionsprojekt overholdes.
Selv om det er første gang, at kommuner fusioneres under kommunalreformen, er fusioner ikke et nyt fænomen i Danmark - senest er Bornholms kommuner og amt fusioneret til blot en. Dengang var KMD også involveret i processen.
Fusionen på Ærø har dog været undervejs længe. Marstal og Ærøskøbing kommuner, der tilsammen tæller godt 7.000 sjæle, har nemlig længe vidst, at barometeret stod på fusion. Kommunerne hørte til landets mindste, og derfor har de længe gået i ægteskabstanker - tanker, der blandt andet omhandlede, hvordan de to kommuner kunne nærme sig hinanden på it-fronten, så en fusion blev lettere.
Det betød, at de allerede i 2004 kunne begynde at arbejde med konkrete planer for en sammenlægning - længe før, at kommunalreformen lå klar i 2005.
Tyvstarten betyder dog også, at den nye Ærø Kommune først fra næste nytår får alle de ekstraopgaver overført, som kommunerne nu skal overtage fra amterne. I stedet kan kommunerne udelukkende fokusere på den forestående fusionsopgave.
- Og det er lidt af en befrielse, at amternes opgaver først bliver overført om et år. Når jeg tænker på, hvor meget fusionen har krævet af medarbejderne, er jeg glad for, at vi har været foruden også at skulle håndtere dem, siger it-chef i den kommende Ærø Kommune, Bettina Rosenbæk, der forklarer, at hun forventer, at de problemer, der skal løses efter nytår, hører til i småtingsafdelingen - selv om hun samtidig vil blive overrasket, hvis ikke den første tid efter sammenlægningen vil blive travl for den nye kommunes it-folk.
Fusionsprocessen har været et nært samarbejde mellem KMD og de to kommuner. Selv om begge kommuner altovervejende har brugt KMD-systemer, har der alligevel være dele, som har været egenudviklede og hertil kommer, at systemerne har været brugt forskelligt. Blandt meget andet har det været nødvendigt at gennemgå vejnavne, ligesom børnehavenavne også er blevet tjekket igennem for at undgå sammenfald.
Ifølge Hans-Ole Møller-Madsen er en ting som ejendomsregistrering et helt konkret eksempel. Nogle kommuner registrer stråtage på huse, mens andre ikke gør. Et andet eksempel er bilag, hvor det i nogle kommuner er rigeligt, at to har godkendt, mens andre kræver at flere personer er indover - eller gebyrer, hvor der er forskel i priserne fra kommune til kommune. Alt dette - og astronomisk meget mere - er omfattet af KMD's reformmodeller, som tilpasses hvert enkelt fusionsprojekt.
- Men i praksis, stiller fusionerne store krav til de enkelte kommuner. I forberedelsesfasen kan vi ikke gøre meget andet end at rådgive. Alle de beslutninger, der vedrører fusionen, skal kommunerne selv træffe, og mange af dem, er helt nede på dataniveau. Det trækker en masse ressourcer ud hos både os og kommunerne.
Hans-Ole Møller-Madsen fortæller, at der i sidste weekend blev holdt en generalprøve på fusionen, som var en tro kopi af det, der kommer til at ske mellem jul og nytår. Generalprøven forløb stort set problemfrit.
- Derfor anser vi risikoen for minimal, når den endelige fusion skal gå i luften. Det skulle den også gerne være, for den 30. december ved midnat er at betragte som point of no return, siger Hans-Ole Møller-Madsen og forklarer, at de på denne dag modtager de data fra CPR-registret, der gør projektet permanent. I praksis er det nemlig ikke kun Ærøs data, der skal ændres, men hele den danske befolknings. Det skyldes, at data går på kryds og tværs af hele landet: Nogle skylder penge på Ærø. Nogle har børn der - og nogle ejer ejendom, men bor et andet sted - og meget, meget andet. Når først oplysninger er ændret i CPR-registret, ændres de også i resten af landet, og så er Ærø Kommune permanent opstået - og processen kan ikke vendes om eller udskydes.
Selv om de foreløbige test ikke har givet anledning til bekymring, har KMD alligevel opstillet worst-case-scenarios og oprettet omfattende nødplaner, hvor der både er etableret et kommandocenter, og hvor KMD's direktion står standby med mobiltelefoner, hvis hurtige og kritiske beslutninger skal træffes.
- Vi er efterhånden blevet så afhængige af it, at vi ikke kan have nogen plan B, hvis det går galt. Derfor er vi nødt til at stole på, at KMD kan håndtere opgaven, til når vi møder på arbejde den 2. januar, siger kommende kommunaldirektør i Ærø, Lars Rud, der dog godt tør love, at de ældre får mad, og at kommunen vil gøre, hvad den kan, for at borgerne ikke bliver berørt, hvis det skulle gå galt.
Lars Rud er overbevist om, at den nye kommune får en lang række nye muligheder for at opnå rationaliseringer som følge af reformen, og vurderer, at fusionen alene i it har kostet et beløb, der ligger i nærheden af et par millioner. Han tør dog ikke gætte på, hvad samkøringen af it-systemer i længden kommer til at betyde i kroner og øre.
KMD's Hans-Ole Møller-Madsen er dog efter denne første erfaring meget positiv over for de muligheder, som kommunalreformen vil skabe - både på Ærø og på landsplan.
Selv om projektet er arbejdskrævende og omfattende, og mange spørgsmål endnu er uafklarede, kan de nye større kommuner, og deres strømlinede it-systemer og arbejdsgange næsten på længere sigt kun blive en fordel, mener han.
- Jeg er sikker på, at grundlaget for en øget digital forvaltning bliver skabt. Det kommer til at være til gavn for den enkelte borger, fordi det gør det lettere at lave digital borgerservice.
Selv om arbejdet med Ærø Kommune er en tyvstart, er resten af landets kommuner allerede nu i fuld gang med tilsvarende arbejde. Disse projekter kommer i bølger i løbet af 2006, men først næste nytårsaften trykker KMD på den ultimative fusionsknap.
Billedtekst:
Nogle kommuner registrerer stråtækte huse, mens andre ikke gør. Det er eksempelvis den slags småting, der skal
koordineres, når de sammenlagte kommuners it-systemer skal
samkøres.
