Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 16. december 2005.
Et nyt it-system til apotekerne har flere steder givet problemer med nedbrud på kassen og fejl i lager og bogholderi. Ifølge leverandørerne er problemerne tæt på at være løst.
En dag er det tre kasser læskedrik, der dumper ind af døren på Hesselager Apotek. En vare som apoteket slet ikke har behov for. En anden dag er der en difference på 1.300 kroner i regnskabet over dagens omsætning. Et beløb der ikke er til at spore i bogholderi-systemet. Andre dage er det nedbrud på kassen og ventetid i butikken, der giver personalet sved på panden. Sådan er det gået, siden Hesselager Apotek på Sydfyn 28. september 2005 fik rullet it-systemet PharmaNet ud i butikken. Og fynboerne er ikke de eneste, der har været nødt til at holde kunderne hen med snak, mens de stod foran en sort skærm på kasseapparatet. Computerworld har været i kontakt med en række apoteker, der alle melder om problemer i forbindelse med konverteringen.
- Det er jo ikke til at leve med, at man står med kæmpe differencer i omsætningen - og fejl i regnskaberne, så vi ikke kan svare moms eller indberette til Lægemiddelstyrelsen, hvor meget vi har omsat for, lyder det fra Allan Kelbæk, der er apoteker i Hesselager.
It-systemerne skal skiftes ud hos cirka 230 af landets 267 apotekere. 65 er allerede skiftet enten fra systemet "Søren Thygesen" eller PharmaSys til det nye system PharmaNet. Mens knap 40 apoteker har valgt at køre videre på deres eksisterende systemer fra Apoteksdata eller Bo Soft.
Problemerne med det nye it-system PharmaNet har imidlertid fået nogle apotekere til at opfordre de resterende til at udsætte konverteringen. Det fremgår af en intern mail sendt til samtlige apoteker 18. november 2005 samt i et anonymt brev til Computerworld. Heri beskrives den nuværende situation med driften af PhamaNet som "helt uacceptabelt".
"Vi skal derfor opfordre alle, der har planlagt en konvertering fra PhamaSys/4 til PharmaNet inden for den nærmeste fremtid, til at overveje en udsættelse indtil videre. Hvis apotekets nuværende system kører tilfredsstillende, er der ingen grund til at konvertere til et system, der stadig kæmper med sine børnesygdomme," lyder det blandt andet i mailen.
I 2003 besluttede flertallet af apotekerne at outsource alle it-aktiviteter i datterselskabet DataPharm til it-konsulenthuset Accenture, som fik til opgave at udvikle det nye it-system, PharmaNet, som består af en .Net-del til ekspeditionsdelen, der blev egenudviklet fra bunden, samt et bogholderi-, lager- og logistiksystem, der bygger på systemet Axapta. Planen var, at omkring 230 apoteker skulle være konverteret til PharmaNet inden udgangen af 2004. I dag har omkring 65 apoteker taget systemet i brug.
At udrulningen har trukket ud skaber dog ikke bekymringer hos Accenture.
- Vi havde forventet, at vi kunne bygge systemet hurtigere. Men der har været nogle bump på vejen - blandt andet i forbindelse med integrationen til Lægemiddelstyrelsen. Og det er i fuld overensstemmelse med Danmarks Apotekerforening. Vi forventer, at systemet er rullet ud hos cirka 230 apoteker inden sommer 2006. Og det er vi godt tilfredse med i dag, siger partner i Accenture Peter Mogensen, der dog ikke lægger skjul på, at udviklingen af systemet har været mere komplekst end forventet.
- Listen med ændringsønsker fra apotekerne er lang, og vi arbejder i øjeblikket på at få samlet op på områder, hvor apotekerne har været utilfredse, siger Peter Mogensen fra Accenture, som i januar 2006 er klar med en opdatering af PharmaNet. Den skal blandt andet udbedre de problemer, som apotekerne har haft med logistik-, lager- og bogholderisystemet Axapata.
Bestyrelsesformanden for DataPharm, Paul Bundgaard, der er apoteker på Roskilde Dom Apotek og tidligere formand for Danmarks Apotekerforening, ønsker ikke at afvise, at nogle af apotekerne har haft problemer med overgangen til det nye system. Men han understreger, at der arbejdes på højtryk for at få løst problemerne.
- Der har været nogle problemer - og det er der stadig. Og det må man forvente og være forberedt på, når man skal indføre et helt nyt it-system og ændre radikalt på arbejdsgangen i sit apotek, siger Paul Bundgaard, der oplyser, at der pt. er en pause i konverteringen for at få de opståede fejl rettet og samtidig gøre mere ved oplæringen af medarbejderne. Det forventes, at udrulningen fortsætter i januar 2006.
Ifølge Paul Bundgaard har enkelte apoteker ikke være godt nok forberedte på at få det nye system.
- Det har givet alt for mange supportopkald, og derfor er DataPharm blevet pålagt at udbyde kurser for disse apoteker, så supportjenesten ikke belastes så meget, siger bestyrelsesformanden, der ikke har haft store problemer med konvertering på sit eget apotek i Roskilde.
Helt den samme oplevelse kan hverken Christianshavn Apotek eller Slagelse Rådhus Apotek genkende. Begge apoteker var godt tilfredse med deres gamle system "Søren Thygesen" og kunne i dag godt ønske, at de kunne have ventet med at skifte, til alle problemer var løst.
- Problemer med oppetid - og lange svartider på nogle apoteker har gjort, at flere apoteker har valgt at udskyde deres konvertering. Hvis jeg kunne, ville jeg have gjort det samme. Der er jo ingen grund til at smide noget væk, der kører godt - for så at komme over på et system, der ikke virker optimalt endnu, siger apoteker Niels Philip Søgaard fra Slagelse Rådhus Apotek.
Samme melding kommer fra apoteker Hardy Madsen fra Christianshavn Apotek. Han påpeger, at den største bekymring ligger i forhold til kunderne, som flere gange er blevet mødt med lange ventetider, fordi systemet bragede ned - eller havde lange svartider.
- Det var jo kedeligt for os at være blandt de første, der gik over til det nye system - og derfor også blev ramt af problemerne. Kunderne var jo ikke særligt tilfredse med at skulle stå og vente - og det stresser også personalet, forklarer Hardy Madsen, der dog oplever, at det går den rigtige vej med systemet, der i dag kører bedre, end det gjorde de første mange måneder efter 27. maj, hvor Christianhavn Apotek rullede det nye system ud.
Hos formanden for Danmarks Apotekerforening, Niels Kristensen, gør det naturligvis indtryk, at udrulningen af PharmaNet har været så svær en fødsel på nogle apoteker.
- Jeg hæfter mig dog ved, at der også er apotekere, som er meget tilfredse med PharmaNet, og jeg har fuld tiltro til, at problemerne bliver løst, siger Niels Kristensen, der påpeger, at PhamaNet giver apotekerne en fremtidig sikkerhed, fordi systemet fortsat kan udbygges og forbedres.
På Slagelse Svane Apotek havde Birgit Mensberg ikke de store skrupler med at kaste sig ud i konverteringen. Hun påpeger, at PharmaNet netop indeholder en lang række fordele, når vi lærer at bruge dem - specielt på det faglige område.
Apotekerne får adgang til en række faglige informationer - blandt andet oplysninger om den enkelte kundes medicinprofil eller lægemidlernes virkning sammen med andre lægemidler. Informationerne kan hentes direkte frem på computerskærmen.
Ifølge Birgit Mensberg har det nye system været forholdsvist let at gå til, fordi der er mange ligheder mellem apotekets gamle system PharmaSys og det nye PharmaNet. Og selvom apoteket da også oplever tilfælde, hvor systemet går ned, er det sjældent ret længe ad gangen.
- Det er klart, at udskiftningen af et it-system vil give problemer. Men man er nødt til at kaste sig ud i det, og så må det tage lidt tid, inden man har helt styr på det, lyder det optimistisk fra Birgit Mensberg, der har oplevet en forholdsvis stabil drift. Dog vælger systemet netop at brage ned en enkelt gang, samme dag som Computerworld kontakter apotekeren.
Boks:
PharmaNet og Axapta har
svært ved at tale sammen
Apotekernes nye it-system har fået navnet PharmaNet. Det består af .Net-delen, der administrerer håndteringen af recepter og vareekspedition - og er fødeorganet til logistik-, lager- og bogholderisystemet Axapta, som er blevet tilpasset til apotekerne. Ifølge bestyrelsesformanden hos DataPharm, Paul Bundgaard, er det samspillet mellem Axapta og .Net- delen, der har skabt problemer hos apotekerne.
- De to systemer har haft lidt problemer med kommunikationen, hvilket især har givet nogle problemer på logistik-siden, forklarer Paul Bundgaard, som samtidig påpeger, at det særligt er de apoteker, der har skiftet fra systemet kaldet "Søren Thygesen", som har haft de største problemer.
- De apoteker arbejdede tidligere i DOS og skulle skifte til Windows. Og det har givet betydelig større problemer end på de apoteker, der er skiftet fra systemet PharmaSys, hvorfra nogle principper også bruges i det nye PharmaNet, forklarer Paul Bundgaard.
Derudover har der været problemer i forbindelse med en opgradering af en server, hvilket har medført nedbrud og langsom kørsel på apotekerne.
