Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 16. december 2005.
E-FAKTURA Der var ikke tid til test; først efter et halvt år fungerede infrastrukturen helt; og virksomhederne blev taget med bukserne nede.
Alligevel endte det hele godt: Danmark vandt en eEurope Award for e-faktura.
Ikke mange kunne ved årets begyndelse have forudset, at e-faktura ville vinde en fornem digitaliseringspris fra EU i november 2005.
Ikke desto mindre skete netop det ved den årlige ministerkonference om e-government i Manchester den 24.-25. november, da Økonomistyrelsen fik en eEurope Award for e-faktura.
Hele foråret lignede e-faktura ellers mest et taberprojekt.
Først to uger før den 1. februar, gik det for alvor op for Danmarks 400.000 virksomheder, hvad loven om e-faktura betød.
Da det blev klart for virksomhederne - og ikke mindst for deres organisationer - at de fra og med skæringsdagen skulle fremsende alle fakturaer til den offentlige sektor elektronisk og forsynet med de rigtige EAN-numre, fyldtes det offentlige rum af jammerklage.
- Det kan vi ikke nå, det er ikke rimeligt, det påfører os ekstra udgifter, lød det fra virksomhederne.
På et møde i 11. time den 21. januar mellem finansminister Thor Pedersen og HTS, DI, Dansk Byggeri, Håndværksrådet og De Samvirkende Købmænd, fik e-faktura en blød landing, endnu inden den var gået i luften.
Datoen for e-faktura blev ikke flyttet, men Thor Pedersen ville skrive til alle myndigheder og institutioner, at de skulle udvise fleksibilitet og alligevel betale de papirregninger, de modtog de første par måneder efter 1. februar.
En rundringning, som Computerworld foretog sidst i januar til 21 mindre leverandører viste da også, at kun knap en femtedel var klar til at sende regninger elektronisk.
Ikke så snart var e-fakturas mavelanding og fleksibiliteten dog annonceret, før amter og kommuner begyndte at beklage sig over, at de besparelser, som jo allerede var indregnet i deres budgetter 1. februar, nu forsvandt ud i den blå luft.
Kommuner og amter var allerede trukket henholdsvis 137 og 48 millioner kroner i bloktilskud.
Besparelserne kunne ikke realiseres, hvis kravene til virksomhederne ikke blev fastholdt, lød det fra amter og kommuner, som derfor krævede 20 millioner kroner af finansminister Thor Pedersen for hver måned, ordningen med digital fakturering ikke var på plads.
Telefonerne glødede, og systemerne blev testet til ud på natten til den 1. februar hos læs ind-bureauet JWN Data i Skovlunde vest for København.
- Selvfølgelig er vi trætte. Det blev sent i går, men vi har egentlig løbet stærkt siden starten af december for at være sikre på at nå det inden skæringsdatoen her til morgen. Nu er vores system er oppe at køre og kan håndtere fakturaerne, sagde administrerende direktør Jan Werum med et tilfreds smil om morgenen den 1. februar til avisens udsendte.
Syv mennesker sad klar til at scanne fakturaerne ind og få dem oversat til OIOXML. I andre læs ind-bureauer var der også travlhed.
Alligevel gik indførelsen af e-faktura ikke efter en snor.
Først skulle regningerne jo omkring læs ind-bureauerne, og så skulle de sendes til modtageren, hvor de i mange tilfælde blev printet ud og skubbet rundt i organisationen på papir - fuldstændig som hvis de oprindeligt havde været modtaget på papir med posten.
Men nu med den forskel, at de var blevet forsinket af turen omkring læs ind-bureauerne.
Danske virksomheder kunne i løbet af foråret også fortælle historier om regninger, der ikke alene blev for sent betalt, men ganske enkelt forsvandt i cyberspace, lige så uforklarligt som højrevanter forsvinder henne i skolen.
En del private virksomheder valgte at lægge ekstra gebyrer på deres elektroniske regninger. Interflora begyndte således i marts at opkræve 45 kroner ekstra, når det offentlige ville sige det med blomster.
Mange mente også, at det var gået for stærkt med at indføre e-faktura - og at årsagen til hastværket var, at besparelserne allerede var høstet på forhånd i det offentliges budgetter. Der var ikke tid til en testperiode, hvor de værste fejl kunne have været fanget.
- Vi erkender, at det gik for stærkt. Processen med e-faktura var for presset fra vores side, både for de offentlige indkøbere og for virksomhederne. Der burde have været en længere indkøringsperiode, og der skulle også have været et længere varsel om e-faktura. Man kan ikke gennemføre forandringer så hurtigt, som vi prøvede med e-faktura, og så regne med, at det hele virker fra dag et, indrømmer Økonomistyrelsens direktør, Claus Juhl, i november.
Læs ind-bureauerne kunne rapportere, at en almindelig fejlkilde for eksempel var, at nogle myndigheder ikke havde aktiveret deres EAN-lokationsnumre. Det fik deres regninger til at cykle hvileløst rundt i systemerne en rum tid, før de blev betalt. Andre myndigheder havde forsømt at hente et nyt program hos Økonomistyrelsen, der gjorde dem i stand til at læse regningerne fra læs ind-bureauerne.
Nogle virksomheder pegede i frustration på læs ind-bureauerne som de skyldige, når deres regninger ikke nåede frem til myndighederne.
Andre gik så vidt som til at droppe deres offentlige kunder, fordi deres fortjenester blev ædt op af renter.
- E-fakturering er en ren katastrofe. I dag har jeg måttet afvise tre kommuner, der ville handle på e-faktura, fordi vi simpelthen ikke får pengene, eller vi får dem for sent, sagde Henrik Møller, administrerende direktør i it-leverandørvirksomheden Informatic DK, frustreret til Computerworld den 18. marts.
Dansk Handel & Service kritiserede især, at fejlene ramte leverandørerne hårdt.
Mange offentlige kunder havde hverken fået systemerne eller deres organisationer gjort klar. Økonomistyrelsen og læs ind-bureauerne imødegik dog kritikken med, at der kun var tale om indkøringsvanskeligheder.
Vicedirektør Henrik Pinholt i Økonomistyrelsen sagde i marts, at "man hele tiden har vidst, at det ikke ville virke perfekt fra dag ét".
Som reaktion på kritiske artikler blandt andet i Computerworld opfordrede regnskabschef Lisbeth Mortensen Hejndorf, Århus Amt, i et læserbrev til, at Computerworld og andre, der burde vide bedre, indstillede kritikken.
"Vi oplever i amtets centrale regnskabsfunktion allerede på nuværende tidspunkt en helt ny mulighed for koncernoverblik over samtlige fakturaer modtaget til amtets 251 institutioner/enheder, samt deres behandlingsstatus (vare modtaget, konteret, attesteret, anvist, bogført). Dette digitale online-koncernoverblik giver nye muligheder for økonomistyring og cash management, eksempelvis. Værdien for den offentlige sektor på længere sigt, når disse nye potentialer konstateres og udnyttes lokalt, er betydelige", skrev regnskabschefen, der også slog fast at e-faktura efter hendes mening var den største digitale revolution for regnskabsfunktionerne i den offentlige sektor siden 1970'erne.
Mens andre offentlige regnskabsansvarlige i foråret og sommeren kom ud af busken og fortalte om fordelene ved e-faktura, blev der langsomt længere mellem frontlinjeberetningerne om hvordan e-faktura sinkede det offentliges betalinger.
Økonomistyrelsen og KL erkender i juli åbent, at den fællesoffentlige infrastruktur til at få regningerne frem til rette myndighed ikke har været på plads fra starten. Det er den nu kommet, lyder meldingen, om end der forsat er problemer i begge ender.
Mange fakturaer er fra leverandørernes hånd mangelfulde - og mange offentlige myndigheder er i gang med at implementere nye forretningsgange og it-systemer. Derfor er der stadig problemer med at få betalt regninger til tiden mange steder.
Henrik Pinholt fra Økonomistyrelsen forsvarer modellen med at indføre e-faktura på én gang frem for en model, hvor den enkelte myndighed kunne have sat sin egen frist.
- Det ville have givet den fordel, at myndighederne var mere parate, men ville have fået projektet til at strække sig over meget lang tid og skabt problemer for leverandørerne med forskellige regler hos forskellige myndigheder, siger Henrik Pinholt.
Her hvor året lakker mod enden, har roen atter sænket sig over kongeriget. 90 procent af regningerne til det offentlige eller 15 millioner styk blev i 2005 gjort elektroniske. Roen vil dog ikke vare ved. Allerede i starten af næste år skal der vælges standard til et e-ordre-initiativ fra Økonomistyrelsen, der skal gøre det offentliges ordrer elektroniske.
XML's ophavsmand, Jon Bosak fra Sun Microsystems, har fremhævet, at Danmark har potentiale til at blive internationalt lokomotiv for e-ordrer og e-fakturaer mellem den private og den offentlige sektor.
- Det, der gør den danske model unik, er kombinationen af et bevidst valg af en international standard kombineret med et lovkrav om at bruge den, skrev Bosak i efteråret i en kronik, der blev offentliggjort på forskellige nyhedssites.
Billedtekst:
ANERKENDT Sidst i november
modtog Sune Jensen, Betina
Rehné og Claus Juhl på vegne
af Økonomistyrelsen en eEurope Award for e-faktura-projektet.
Boks:
E-faktura - et led i den store plan
E-faktura er første skridt til med tiden at effektivisere og rationalisere indkøbsprocessen i den offentlige forvaltning og gøre den elektronisk.
I 2006 vil Økonomistyrelsen lancere et e-ordre-initiativ, der skal gøre det offentliges ordregivning elektronisk.
Også private virksomheder får fordele af e-faktura. Erhvervs- og Økonomiministeriet vurderer, at virksomhederne på længere sigt vil opnå løbende administrative lettelser på cirka 97 millioner kroner om året og spare cirka 119 millioner kroner om året alene på porto.
Der venter flere besparelser, hvis virksomhederne også sender e-ordrer og
e-fakturaer til hinanden og dermed udnytter den digitale infrastruktur, som
er blevet bygget op på rekordtid, fordi e-faktura blev indført ved lov.
