Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 1. juli 2005.
Energi E2 har været igennem mange it-omstillinger, hvor medarbejderne har skullet vænne sig til en masse nye brugergrænseflader og nye rutiner. Nu prøver virksomheden at samle det hele i en portal og med et udseende.
1. juni skulle Energi E2 have åbnet for sit nye intranet. Det skulle give de 1.400 medarbejder en samlet indgang til alle virksomhedens data, filer og dokumenter mv. og gøre videndelingen på tværs af organisationen endnu bedre.
Men noget gik galt i testfasen.
- Vi oplevede præstationsproblemer fra portalen og meget lange svartider, når portalen laver forespørgsler i de bagvedliggende databaser. Der var to ting, der gik galt. Dels blev vi overrasket over, hvor lang tid det tager at køre det store indeks af de i alt tre millioner dokumenter sammen med et taksonomi-opsæt, (klassifikationssystem, red.), især når der kommer mange brugere på. Så skal man have mere tid til at teste igen, når man har rettet fejlene. Dels skete der nogle fejl, da vi flyttede fra testmiljøet, som basalt kører på én maskine, over i produktionsmiljøet, som er fem maskiner. Det skaber nogle problemstillinger, som applikationsfolk ikke altid forstår, siger Energi E2's it-chef Ryan Schnipper.
Energi E2 valgte derfor at udsætte åbningen af portalen, så der var tid til fejlretning og test.
- Vi havde lagt for lidt tid ind i den oprindelige plan til de grundlæggende test og konfigurationer af systemet. Vi har været for ambitiøse, og vores leverandør Ementor sagde da også fra starten, at det var et meget presset forløb, men at de var med på den. De skulle nok ikke have været så flinke og sige ja til vores tidsplan, siger han.
- Læren af det her er, at vi til den endelige aflevering ultimo august, skal have bedre tid til at tjekke, at alting fungerer. Og det har vi nu lagt ind i vores planlægning, slår Ryan Schnipper fast, og fortæller, at portalen trods bøvlet kom op at køre i en prøveversion den 16. juni - et par uger forsinket.
På trods af forsinkelserne har Energi E2 store ambitioner med medarbejderportalen. Den skal via en ensartet brugergrænseflade og en avanceret søgefunktion give medarbejderne adgang til data fra alle underliggende systemer. Hos Energi E2 omfatter det et SAP R/3 ERP-system, der primært styrer økonomi og HR, et
ESDH-system, diverse databaser, et Notes-baseret eDoc miljødokumentationsystem, medarbejdernes e-mail og kalendersystemer, også baseret på Notes og endelig alle de dokumenter og data, som ligger på de mange fællesdrev, som virksomheden benytter. En samling og integrering af alle Energi E2's øvrige it-systemer, der i høj grad baserer sig på Microsoft SharePoint, og således bliver en af de første integreringer af Microsoft og SAP-systemer herhjemme.
Marianne Grydgaard, der er kommunikationschef hos Energi E2, og som har ledet projektet bag det nye intranet, fortæller, at intranettet skal understøtte øget videndeling på tværs af organisationen og geografien samt give medarbejderne bedre informationer om, hvem der ejer hvilken information, og hvem man skal snakke med i hvilke situationer.
Hun er spændt på at se, om medarbejderne i virksomheden vil tage portalen til sig, efter at medarbejdergruppen de senere år har været igennem den ene it-omstilling efter den anden.
- Efter at Energi E2 opstod i 2000 har vi fået en masse nye it-systemer - alt lige fra SAP R/3, elektronisk dokumenthåndtering, databaser og -systemer til miljødokumentering. Det har gjort det svært at indføre det nye intranet i en it-træt organisation, siger hun.
- Alle mulige nye systemer er tumlet ind over os. Så da jeg begyndte at snakke om intranetplanerne, var der mange, der så trætte ud.
Energi E2 har da også valgt at indføre det nye intranet gradvist. Den endelige version lanceres 1. september.
- Det passer ikke til Energi E2's kultur at lancere det hele på en gang med en stor fanfare. Medarbejderne i vores organisation vil gerne vide tidligt, hvad der er gang i, og det får de så at vide ved at få lov at teste førsteversionen af den nye portal indtil september, siger Marianne Grydgaard.
- På den måde får vi også nyttig feedback på områder, hvor portalen ikke fungerer optimalt. Sådan gør vi hele organisationen til en stor fokusgruppe, siger Marianne Grydgaard og tilføjer, at både den nye og den gamle indgang til alle systemer kører parallelt indtil september. Således kan en medarbejder fortsat gå via Notes-brugergrænsefladen ind og tjekke sin kalender. Men 1. september er det slut - så foregår alt via intranettet.
Energi E2 har ikke planlagt egentlig kampagner for at gøre intranettet populært blandt medarbejderne. I stedet har Energi E2 haft en meget stor følgegruppe, der har været med til at definere den forudgående kravspecifikation, og som har været med til møderne med leverandøren Ementor. Ementor blev valgt til at udføre design af intranettet samt programmere integrationen med de underliggende systemer.
- Vi var meget opsat på at få en god forankring af det her projekt i organisationen. Vi har nemlig mange forskellige typer medarbejdere på vores værker i hele Østdanmark. Derfor har vi haft en stor følgegruppe på hele 30 personer, som skal sikre, at vi får alle synspunkter med - selv fra maskinarbejderen på Asnæsværket, siger Marianne Grydgaard.
- Mange medarbejdere er allerede engageret i det her, og de begynder allerede at lægge ting ud på intranettet, siger hun men tilføjer, at hun en anden gang gerne vil have en endnu bedre forankring i organisationen - selv om der er grænser for, hvor stor en følgegruppe, man kan have.
Hun mener, at andre virksomheder kan lære af den måde, Energi E2 har arbejdet med intranet-projektet.
- Vi har været meget præcise med at udarbejde visionen for intranettet lang tid før, leverandørerne blev kontaktet. Vi har stillet os selv spørgsmålet: Hvad er det, portalen skal gøre for virksomheden, og hvad skal den bidrage med for forretningen. Det er jo ikke bare et gammelt intranet, der skal shines op - der skal tænkes helt nyt, siger Marianne Grydgaard.
- Det var en stor fordel for os, at vi var så velforberedte, da leverandørerne kom på banen. Vi var i stand til at give dem en godt modspil og holde dem op på vores krav. Det er meget muligt, at leverandørerne har nogle produkter, som kan en masse smarte ting, men kan de løse de opgaver, som er vigtige for os, spørger Marianne Grydgaard.
Billedtekst:
samlet adgang Intranettet skal give medarbejderne én samlet adgang til data fra alle underliggende systemer, eksempelvis SAP R/3 ERP-systemet, et ESDH-system, diverse databaser, et Notes-baseret
eDoc miljødokumentationsystem, medarbejdernes e-mail og kalendersystemer, også baseret på Notes samt alle dokumenter og data, på de mange fællesdrev.
Billedtekst:
kulturbrud - Det passer ikke til Energi E2's kultur at lancere det hele på en gang med en stor fanfare, siger Marianne
Grydgaard fra Energi E2
Boks:
Energi E2 - Gode råd om intranet
• Tag alt med i intranettet: Alle fællesdrev, ERP-systemer, e-mail og kalendersystemer, diverse databaser og fælles filer mmm. og lav én samlet brugergrænseflade til det hele.
• Etabler en følgegruppe med forgreninger til både ledelse og manden på gulvet. Sørg dermed for at få alle ønsker opsamlet og prioriteret, inden leverandørerne kontaktes.
• Indfør intranettet gradvist, evt. med backup fra det gamle system i en periode.
om energi E2
Energi E2 producerer el til det nordiske elmarked og varme til Østdanmark, primært København. Energi E2 ejer syv store og ti mindre kraft- og kraftvarmeværker i Østdanmark og er medejer af en række vandkraftværker i Sverige og Norge, samt vindmøller i Norden og Sydeuropa.
Virksomheden har 1.400 medarbejdere, heraf 1.000 på værkerne.
Energi E2 ejes af: NESA (36,04 pct.), Københavns Kommune (34,00 pct.), SEAS-NVE (23,86 pct.), Frederiksberg Kommune (2,26 pct.), samt en række kommuner med mindre aktieposter: Roskilde, Helsingør, Slagelse, Hillerød og Nykøbing-Rørvig kommuner.
Der er forhandlinger i gang, som efter al sandsynlighed vil føre til, at DONG kommer til at kontrollere 64 procent af aktierne i Energi E2. Samtidig er det planen, at Energi E2 skal fusionere med DONG samt Københavns Energi, Frederiksberg Forsyning, NESA og Elsam.
fog
