Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 27. maj 2005.
Erfaring: En stor ERP-implementering er blot første station på en lang rejse. Den er blot platformen for en videre udvikling af forretningen. Arla Foods og Egmont fortæller om deres hidtidige ERP-erfaringer og fremtidsplaner.
Rejsen er ikke slut, når ERP-systemet er implementeret. Så har man faktisk kun lige købt billetten og står over for en masse valg: vindues- eller gangplads? Ryger eller ikke-ryger?
Oversat til ERP-sprog: ERP-implementeringen er blot en platform for en videre udvikling af forretningen - blot en billet til stationen Second Wave ERP (se boks side 52).
Den danske mejerigigant Arla Foods har flere års erfaring med ERP-implementering i en stor organisation. Allerede i 2003 gik koncernen under navnet "Ett Arla" i gang med en ERP-implementering, der omfattede 19.000 medarbejdere og implementering af SAP på tværs af hele koncernen.
Koncernen er nået to tredjedele af vejen. CIO Jesper Erichsen, der leder projektet "Ett Arla", mener ikke, at man hos Arla
Foods kan snakke om en første og en anden bølge, fordi ERP-implementeringen er delt op procesmæssigt frem for geografisk.
- Vi har delt vores ERP-implementering op således, at vi for hver primær forretningsproces og støtteproces har defineret en global skabelon, hvorefter netop denne skabelon bliver implementeret i alle de afdelinger og divisioner af virksomheden, hvor processen er relevant. Det er altså ikke sådan, at vi tager en bestemt afdeling og implementerer ERP fra top til bund. I stedet får de forskellige afdelinger implementeret ERP, efterhånden som vi får defineret en global skabelon for de forskellige processor, som afdelingen indeholder.
- Et eksempel er skabelonen for produktionen af mælk og yoghurt. Den bliver implementeret på de driftssteder, hvor der bliver lavet mælk og yoghurt. Det er fem steder i Danmark, 11 i England og ni i Sverige.
intet big bang
Jesper Erichsen mener, at den måde at implementere ERP på gør det svært at pege på et enkelt modul eller et enkelt område, som gør forskellen og skaber merværdi - det er i højere grad systemet samlet.
- Når først man har fået styr på det grundlæggende datamanagement, er det for os svært at svare på, hvor merværdien har ligget, netop fordi vi har implementeret de enkelte funktionaliteter en for en, sted for sted, successivt. Vi har ikke oplevet et Big Bang i hele virksomheden på en gang.
- Vi kan ikke dele det op i ERP-I og ERP-II eller i første og anden bølge. Vi har i stedet set på, hvad det er for en funktionalitet, vi har brug for, og så taget den funktionalitet de forskellige steder i SAP's total-suite - hvor de nu end ligger.
umodent værktøj
Alligevel peger han på en række områder og tillægsfunktionaliteter i ERP-systemet, som har hjulpet Arla Foods.
- Vi anvendte allerede fra starten Business Warehouse, Enterprise Portal, XI-modulerne med flere og valgte at tage tillægsmodulerne i brug samtidig med, at vi implementerede grund-ERP-systemet i hele organisationen. Et eksempel er HR-modulet. Det ligger i grundsystemet, men vi havde også behov for at it-understøtte vores rekrutteringsprocesser og købte derfor SAP-modulet e-recruitment. Det har vi så koblet på den HR-løsning, som vi ruller ud.
- Vi har også et modul til de indirekte indkøb, det vil sige produkter, som ikke indgår direkte i produktionen, som kontorartikler og møbler. Her har vi lavet en løsning med nogle elektroniske kataloger sammen med IBX, der bruger SAP-komponenten Enterprise Buyer Professional.
Hvis Jesper Erichsen skal pege på et enkelt redskab i ERP-systemet, som har været til særlig fordel for Arla Foods, nævner han integrationsværktøjet XI:
- Vi havde en ekstremt fragtmenteret systemverden, før vi gik i gang med ERP-implementeringen, og da vi samtidig har valgt ikke at lave et Big Bang, skal vi bygge en masse interfaces mellem den ny og gamle verden. Til det har vi brugt XI, og det har været et godt værktøj til opgaven, omend værktøjet har været noget umodent, for eksempel i relation til monitorering.
Med Arla Foods erfaringer i ryggen, råder Jesper Erichsen andre virksomheder til kun at benytte velafprøvede komponenter.
- Vi har af og til fået problemer, da nogle af modulerne har været relativt umodne og har haft nogle børnesygdomme. Men det har på den anden side også givet os mulighed for at påvirke modulerne og deres udvikling, siger han.
fælles erp-system er målet
Mediekoncernen Egmont er ved at implementere SAP i en industrispecifik version rettet mod medievirksomheder. Dermed bevæger standard-ERP-systemerne sig videre og dækker flere brancher end blot fremstillings- og distributionsvirksomheder.
Hidtil har Egmont ikke haft et decideret ERP-system på tværs af koncernen, men de enkelte selskaber har dog haft forskellige traditionelle økonomistyringssystemer.
- Målet for Egmont er senest med udgangen af 2007 at have et fælles ERP-system for alle koncernvirksomhederne i Skandinavien, og ERP-implementeringen lanceres derfor også under navnet OneSystem internt, fortæller Max Jacob Fischer, der er Business Development Manager hos Egmont.
- Nogle af de centrale ønsker, vi har villet opnå med indførelsen af ERP-systemet, er en fælles rapportering på tværs af selskaberne i koncernen, ligesom vi naturligvis har ønsket at optimere nogle af standardprocesserne, for eksempel godkendelsesflowet af fakturaer, fortæller Max Jacob Fischer.
Fokusér på forsyningskæden
Han mener ikke, at Egmont er nået så langt i sin ERP-udvikling, at koncernen er kommet til den egentlige anden bølge.
- ERP-systemerne er ikke helt så langt med at understøtte en virksomhed som vores, der ikke primært er fokuseret på produktionsprocessen for fysiske varer, siger Max Jacob Fischer.
Han peger dog alligevel på nogle områder, hvor Egmont kunne udvide.
- Det er for eksempel inden for abonnementsalg, annoncesalg, bladdistribution, licenser og royalty. For eksempel ville det være praktisk, at alle abonnementadresser var en integreret del af ERP-systemet, men det ligger i dag i et selvstændigt system, siger han.
Samtidig fortæller han, at Egmont er i gang med at implementere et SAP-CRM projekt for Egmonts bogklubber. At se på, hvad der skal ske efter grundimplementeringen af ERP-systemet, er helt i tråd med, hvad eksperterne anbefaler.
- Mange virksomheder har fået implementeret deres ERP og har kørt med det et stykke tid. Nu skal de fokusere på at omsætte ERP-systemerne til værdi. Alt for mange forfalder til den konklusion, at når de har brugt en masse kræfter, tid og penge på at implementere et ERP-system, så kan de godt lade det køre uden ændringer, siger Charles Møller, der forsker og underviser i ERP-systemer på Handelshøjskolen i Århus.
Men hvad er det så for moduler, som virksomhederne med fordel kan vælge at hæfte på deres standard-ERP for at udvikle forretningen?
Charles Møller peger på, at især SCM giver virksomhederne en dokumenteret merværdi. Tager en virksomhed et SCM-modul i brug, opnår den for alvor omkostningsbesparelser og strategiske fordele. Han mener, at SCM er nået så langt nu, at det er ved at vise resultater. Der er mange virksomheder, som er kommet i land med nogle store omorganiseringsprojekter, og nu begynder de at høste fordelene.
- Det er interessant, at det kommer nu, for det er allerede fem år siden, at SCM på applikationssiden blev lovet guld og grønne skove. Det er nok den gamle sang om, at man overvurderer teknologiens potentiale på kort sigt og undervurderer den på langt sigt. Producenternes og leverandørers markedsføring gør, at forventningerne bliver kalibreret helt forkert.
Han nævner også PLM og CRM som områder, der har et lignende potentiale, men han mener ikke, at de rigtigt har vist deres effekt endnu.
crm som integreret del
Steen Christensen er chefkonsulent hos Rambøll Management, der lever af at levere uafhængig ERP-rådgivning.
- CRM er et område, mange virksomheder fokuserer på, når de når til anden bølge i deres ERP-udvikling. Der kan være forskellige måder at integrere CRM i sit ERP-system. Enten som et nyt modul, et CRM-system fra en anden leverandør eller som en integreret del af sin ERP-suite som for eksempel hos SAP og Oracle, siger Steen Christensen, der dog peger på, at langt de fleste virksomheder vælger CRM som en integreret del af ERP-systemet.
- Det er oftest langt billigere og mere tilgængeligt. Der er faktisk ikke nogen grund til at købe CRM fra en anden leverandør end ERP-leverandøren, medmindre man har helt specielle behov, siger Steen Christensen.
Han nævner også PLM som et område, virksomheder kan integrere med deres ERP for at videreudvikle forretningen.
- Det er i høj grad den store fokus på innovation og kravene til produktudvikling, der driver investeringerne i PLM. Det, et PLM-system kan, er jo nemlig at styre en produktudvikling fra vugge til grav, samtidig med at det er integreret med resten af ERP-systemet. Flere og flere virksomheder ønsker en integration mellem produktionsfolkene og udviklingsfolkene, som ellers traditionelt har tænkt på forskellig måde, siger Steen Christensen.
Han betoner den forskel, der kan være fra virksomhed til virksomhed, på, hvem der har magten og dermed indflydelsen på udviklingen af ERP-systemet - ledelsen eller udviklingsafdelingen. Det kan have betydning for, om PLM bliver indført.
- Tidligere har der it-strategisk ikke været fokus på udviklingsprocesser. Der har kun været fokus på effektivt indkøb, produktion og salg samt økonomistyring. Udviklingsfolkene har derfor levet lidt deres eget liv, også systemmæssigt, siger han.
Billedtekst:
CIO Jesper Erichsen mener ikke, at man hos Arla Foods kan snakke om en første og en
anden bølge, fordi ERP-implementeringen hos Arla Foods er delt op procesmæssigt frem for geografisk. Foto: Jens Hasse/Chili
Billedtekst:
- Nogle af de centrale ønsker, vi har villet opnå med indførelsen af ERP-systemet, er en fælles rapportering på tværs af selskaberne i kon-
cernen, fortæller Max Jacob Fischer, der er
Business Development Manager hos Egmont.
Foto: Torben Klint
Boks:
Vejviser
I den videre udvikling af ERP-systemet (Second Wave ERP) bør virksomheder overveje følgende:
• Planlæg den videre udvikling af ERP-løsningen minimum et til to år frem.
• Find områder, hvor virksomheden kan optimere arbejdsprocesserne ved hjælp af det eksisterende system.
• Overvej om der er områder, der yderligere kan give øget nytte for virksomheden, for eksempel integreret CRM eller HR.
• Overvej om ERP-systemet kan understøtte virksomhedens e-business-aktiviteter, og om rapporterings- og ledelsesinformationen kan forbedres med en business intelligence-løsning.
• Vurder om mobil adgang til ERP-systemet kan være relevant.
Kilde: HerbertNathan & Co.
Boks:
second wave erp
Second Wave ERP (også kaldet ERP-II) er et begreb, som beskriver den udvikling, en virksomheder går ind i, efter den har foretaget en større ERP-implementering. Der er en række centrale elementer, der adskiller Second Wave ERP fra ERP:
• Optimering går ud over virksomhedens grænser og involverer hele værdikæden, og processerne er ikke længere interne og lukkede, men forbundne og eksternt koordineret.
• ERP-dækker alle behov (ikke kun økonomistyring og logistik).
• ERP produceres som standard til alle typer virksomheder (og ikke kun fremstillings- og distributionsvirksomheder).
• Systemarkitekturen er åben og modulær (ikke længere lukket og monolistisk).
• Data er ikke centraliserede, men produceres, indsamles og distribueres decentralt.
Det centrale er dog stadigvæk den integrerede database og applikationsarkitekturen og transaktionssystemet.
Kilde: Bogen "ERP - Danske erfaringer med
implementering og anvendelse"
Bks:
typisk erp-historik
Den typiske udvikling i virksomheder for implementering af ERP:
1. Egenudviklet ERP.
2. Standard ERP-system, men uden at forretningsgange og organisation tilpasses ERP-systemet. Alt for mange tilretninger.
3. Re-implementering af standard ERP-system, denne gang med de nødvendige ændringer i organisation og forretningsgangene.
4. Second Wave ERP.
