Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 29. april 2005.
Tænd
Sådan lød ordren fra direktøren for Patent- og Varemærkestyrelsen i oktober sidste år, da styrelsen efter seks års forberedelse havde opnået fuldstændig digital forvaltning. Derefter måtte 150 ton papir - svarende til 30 hyldekilometer - lade livet.
Tidspunkt: Den 1. Oktober 2004.
Situation: Alle medarbejdere hos Patent- og Varemærkestyrelsen i Taastrup er samlet på styrelsens terrasse.
Mission: Brænd tidligere sagspapirer.
Årsag: Alle Patent- og Varemærkestyrelsens papirer, sagsmapper og informationer er blevet gjort digitale.
I oktober sidste år brændte alle medarbejdere hos Patent- og Varemærkestyrelsen som en symbolsk og rituel handling et stykke papir på styrelsens terrasse for at markere den foreløbige kulmination på styrelsens mangeårige arbejde hen imod digital forvaltning.
Den symbolske handling markerede en milepæl i arbejdet med at digitalisere papirer, informationer og sagsmapper og i det hele taget med at indføre fuldstændig digital forvaltning i en af centraladministrationens absolut mest videntunge forvaltninger.
I oktober sidste år re-implementerede styrelsen nemlig sit digitale sagsbehandlingssystem. Det betød, at sagsbehandlingen blev fuldstændig digital. Ganske vist havde dele af sagsbehandlingen været digital allerede siden 1998, men fordi det digitale sagssystem ikke var indrettet godt nok, var det for mange medarbejdere stadig nødvendigt at have et sagsomslag med papirer i fysisk format som supplement til de digitale data.
- Vi lavede sidste efterår en gennemgribende forandring af systemet, der forbedrede mulighederne for fuldstændig digital forvaltning og tilpassede arbejdsgangene til det digitale så meget, at vi på symbolsk vis gik ud på terrassen og afskaffede papiret ved en afbrænding i en metaltønde, fortæller it-projektkoordinator Jon Finsen, der har haft digitaliseringsprojektet som sin hovedopgave og har arbejdet med projektet siden midten af 1990'erne.
- Mange af vores sager indeholder et væld af dokumenter: ansøgninger, korrespondance, tekniske tegninger, varemærker osv. Disse papirer vil mange af vores medarbejdere gerne kunne overskue på en gang. Det kunne de tidligere, hvis de bredte deres papirer ud på et skrivebord eller havde sagerne liggende i reoler i et overskueligt system, siger Jon Finsen.
- Med forbedringen af vores it-system, som vi fik sidste år i oktober, forsøger vi at efterligne den situation digitalt, og derfor vil du også se, at vores medarbejdere sidder ved meget store computer-skærme, hvor de kan overskue en sags mange dokumenter.
Jon Finsen understreger, at det især er de nye forbedringer af medarbejdernes mulighed for at overskue sagerne og dokumenterne på computeren og følge sagerne igennem systemet og prioritere dem, der sidste efterår gav mulighed for at gå over til fuldstændig digital forvaltning i styrelsen.
- Det er ikke nok, at it-systemet er et fantastisk godt redskab til at arkivere og søge i sagerne, hvis medarbejderne ikke rigtigt kan læse dem på skærmen og overskue forløbet. Derfor optimerede vi systemet sidste år.
- Medarbejderne kan overskue alle sager i forskellige indbakker og sagspuljer, der gerne skulle give samme overblik, som da papirerne lå i reolerne. Systemet vil så automatisk smide en sag over i en ny indbakke, hvis der sker noget nyt i sagen - for eksempel at vi modtager et brev. Så ved medarbejderen, at han skal se på sagen igen, og på den måde hjælper overskueligheden i systemet alle til at prioritere arbejdet, og det sikrer samtidig, at der ikke er nogen sager, der bliver væk eller forsinket.
Papiret ryger ud
I dag er styrelsen nået til et punkt i digitaliseringen, hvor den med sindsro kan smide alle de gamle papirer ud. Styrelsens it-projektkoordinator Jon Finsen viser stolt rundt i de mange gange og rum, hvor der tidligere var fyldt med papir, reoler, arkivkasser og - skuffer. På en af etagerne slår han ud med armen i et af rummene og udbryder:
- Her stod kompakt-reoler (reoler på skinner, red.) med 10.000 arkivkasser, svarende til 2,5 hyldekilometer, med patenter fra hele verden. Det var papirer, som vores medarbejdere skulle bruge, hvis de skulle undersøge, om en opfindelse af for eksempel en cykelkæde var ny. Her kunne de læse alverdens patenter. Det kan de stadig, men nu er papirerne digitaliseret, og vi har fjernet reolerne og smidt papirerne ud, siger Jon Finsen.
- Ud over at spare plads har det den fordel, at søgemulighederne er blevet bedre og hurtigere. Det giver igen større sikkerhed for, at der ikke gives patent til en opfindelse, som findes i forvejen et eller andet sted i verden.
Billedet gentager sig på alle de øvrige fem etager. De er alle blevet befriet for 2,5 hyldekilometer hver, ligesom der i kælderen er blevet ryddet ud. I alt er Patent- og Varemærkestyrelsens bygning fra 1987 blevet lettet for 25-30 hyldekilometer papir svarende til 150 ton papir. Bygningen blev oprindeligt bygget for at give plads til styrelsens stadig voksende mængder papir, som der ikke længere var plads til i det centrale København. Men fremover vil papirmængderne, og dermed pladsbehovet, ikke stige, selvom styrelsen skal gemme stadig flere data.
Styrelsen printer ikke selv dokumenter længere, og de dokumenter, der kommer ind i huset, bliver straks scannet og smidt ud. Samtidig bliver alle Patent- og Varemærkestyrelsens gamle papirer og sagsakter tilbage til 1990 scannet og smidt ud i løbet af i år.
Patentdokumenterne fra 1895, hvor det første danske patent blev udstedt, og frem til nu er allerede blevet scannet. Patentdokumentet er det dokument, der efter endt sagsbehandling beskriver et udstedt patent. Endelig har Patent- og Varemærkestyrelsen smidt alle dokumenter vedrørende udenlandske patenter ud, fordi de udenlandske patentmyndigheder også har samlet deres patenter på digitale medier.
Det eneste, der bliver gemt på papir, er dokumenterne fra den danske sagsbehandling af sager fra før 1990. Men dem gemmer styrelsen heller ikke i eget hus - de er ved at blive overført til Rigsarkivet, som faktisk i høj grad også scanner papirerne.
Husleje falder 25 procent
Ifølge Jon Finsen er der tre årsager til digitaliseringen.
• For bedre at kunne stille viden til rådighed, for eksempel via internettet.
• For at skabe mulighed for øget effektivitet hos brugerne gennem elektronisk kommunikation med styrelsen.
• For selv at kunne arbejde mere effektivt i styrelsen.
Den digitale teknologi er i begge tilfælde et væsentligt redskab i forhold til de mange data. Det er vigtigt for styrelsen at kunne stille alle de mange data til rådighed for samfundet på en nem og lettilgængelig måde.
- Oplysninger om patenter er en væsentlig information for samfundet. Opfindelser er jo noget, som man kan brygge videre på og skabe nye opfindelser til gavn for samfundsudviklingen og -økonomien.
Huslejebesparelse er en af af de andre store fordele, som Patent- og Varemærkestyrelsen har fået af at digitalisere alle sine papirer. Digitaliseringen har, sammen med overgangen til åbne kontorlandskaber, betydet, at styrelsen har fået reduceret sit behov for etageareal med 25 procent. Således er lejemålet og dermed huslejen også blevet 25 procent mindre.
- Det er en væsentlig besparelse, og selvom det ikke var formålet med digitaliseringen, er det da en positiv sidegevinst, siger Jon Finsen og peger på hele den fløj, som Patent- og Varemærkestyrelsen rydder og flytter ud af.
Han mener dog, at der vil gå en årrække, før den sparede husleje har betalt de øgede it-investeringer, som digitaliseringen har betydet.
Organisatorisk succes
Hvordan sikrer man, at et så omfattende digitaliseringsprojekt, der betyder ændringer i hverdagen og i arbejdsgangen for langt de fleste medarbejdere, bliver en succes i hele organisationen?
Workflow-ansvarlige er en del af forklaringen.
- Workflow-ansvarlige er personer rundt omkring i organisation, der er ansvarlige for at beskrive, hvordan it kan understøtte forskellige dele af sagsbehandlingen. På den måde er vi sikre på, at vi i it-afdelingen laver redskaber, som er direkte anvendelige i de forskellige afdelinger, og at de hjælper folk på den rigtige måde. Det er samtidig disse workflow-ansvarlige, der senere underviser kollegaerne ude i de enkelte afdelinger, fortæller Jon Finsen.
Samtidig er det ifølge Jon Finsen vigtigt, at alle medarbejdere føler sig sikre ved de nye digitale redskaber.
- Derfor havde vi også en periode, hvor vi havde alle data og dokumenter både i digital form og i papirform, så alle følte sig sikre, også selv om det digitale gjorde knuder.
Ud over strukturen med de workflow-ansvarlige peger Jon Finsen på, at digitaliseringsprojektets organisatoriske succes også blev sikret ved at fejre milepælene - for eksempel ved den rituelle afbrænding af papir.
- Der skal være lidt sjov og lidt fællesskabsfølelse om projektet. Succeserne skal fejres. Det har jo i høj grad været brugerne selv, der har defineret, hvordan digitaliseringen skulle ske, siger han
Hvis Jon Finsen havde mulighed for at gentage hele processen, vil han kun gøre en ting om:
- Så ville jeg nok anbefale at udvikle og indføre det grundlæggende it-system i mindre bidder. Det er svært at gøre det hele på en gang, og den kulturelle og mentale ændring, der skal til i organisationen, omfatter alle, hvis man gør det på én gang. Det ville nok have været nemmere at gøre det i flere mindre projekter.
Billedtekst:
Omkring 30 kilometer hylder mistede deres eksistensberettigelse hos Patent- og Varemærkestyrelsen. Nu ligger indholdet af de 150 ton dokumenter, der tyngede hylderne, som elektronisk information. Fordelene er mange, fortæller it-projektkoordinator Jon Finsen.
Fotos: Torben Klint
Billedtekst:
Når en sagsbehandler hos Patent- og Varemærkestyrelsen behandler en sag om for eksempel registrering af et varemærke, kan han få vist dette oversigtsbillede i styrelsens digitale sagssystem. Til højre ses stamoplysninger, som f.eks. ansøgerens navn og adresse, her Arctic Circle Race under Grønlands Turistråd, og til venstre ses sagsforløbet med de dokumenter, der er oprettet i sagen - lige fra bekræftelse på modtagelse af ansøgningen om varemærkeregistrering (nederst), til den endelige gyldighedsmeddelelse (øverst).
Boks:
Fordele og Ulemper
Fordele
• Lagring af data nemmere og billigere.
• Søgning i gamle patentdata bedre. Giver større sikkerhed for, at der ikke gives patenter til opfindelser, som allerede findes.
• Bedre mulighed for både medarbejderne, kunder og brugere, fordi man kan give fjernadgang til arkiverne via internet (tidligere måtte brugerne møde op på adressen, hvis de ville se i arkivet). Alt det digitaliserede materiale fra Patent- og Varemærkestyrelsen er tilgængeligt for offentligheden via internettet, inklusive al korrespondance i sagerne.
Ulemper
• Knap så god overskuelighed af sagerne for medarbejderne.
• Lavere læsbarhed af de mange patentdokumenter (så mange medarbejdere printer mere).
• Større krav til processorkraft på computerne og til netværkets kapacitet, herunder netværksforbindelsen.
Boks:
Udstyret
Patent- og Varemærkestyrelsens digitale systemer baserer sig blandt andet på følgende:
• Navision-økonomisystem
• Oracle-database til sagsdata og dokumenter
(dokumenter i TIFF eller Word-format, billeder i TIFF, JPG eller GIF).
• ERP-systemet Worksafe leveret af Rambøll til styring af sagsbehandlingsflowet.
• Udvekslingsformatet SGML/XML (dataudveksling med internationale myndigheder).
Data og dokumenter, der er tilgængelige via internettet, hentes ikke direkte fra Patent- og Varemærkestyrelsens databaser, men fra en server, der spejler de originale data en gang i døgnet.
Denne konstruktion skyldes, at styrelsens systemer også indeholder hemmelige og fortrolige data, som der ikke skal være adgang til via internettet.
Boks:
Digital offentlighed
i forvaltningen
Som en sidegevinst af digitaliseringsarbejdet har Patent- og Varemærkestyrelsen fået mulighed for at indføre næsten fuldstændig gennemsigtighed og offentlighed i forvaltningen - i hvert fald i de sædvanlige sager. Projektkoordinator Jon Finsen fortæller, at det elektroniske system, som understøtter styrelsens fuldstændige digitale forvaltning, giver mulighed for, at borgere, brugere og andre interessenter kan gå ind på styrelsens hjemmeside www.dkpto.dk og se alle dokumenter i alle sager og ansøgninger om patenter og varemærker.
Her kan man f.eks se følgende oplysninger:
• sagsnumre
• navne på ansøgere
• datoer
• hele korrespondancen i sagen og om der er givet patent i sidste ende - kort sagt alle dokumenter i sagsbehandlingen.
Som et forsøg gik Computerworld eGov ind på Patent- og Varemærkestyrelsens hjemmeside og kiggede på sagen vedr. varemærket "Computerworld".
Her kan man se, at varemærket og logoet Computerworld første gang er registreret i Danmark den 11. april 1982, og at varemærket senest er fornyet for en tiårig periode den 19. november 2003. Samtidig kan man se alle breve i korrespondancen mellem IDG Danmark A/S, der udgiver Computerworld og dette magasin eGov og så Patent- og Varemærkestyrelsen. Dog er breve fra før 1990 ikke scannet ind og lagt på internettet, men de kan med et enkelt muse-klik bestilles fra styrelsens kopi-service.
Ovenstående er alt sammen nyttige oplysninger for offentligheden, da patenter og varemærker er særdeles samfundsnyttige oplysninger i et vidensamfund som det danske, der baserer sin økonomi på opfindelser, udvikling og akkumulering af viden. Men det er samtidig også nyttige oplysninger for eventuelle konkurrenter til Computerworld - og Patent og Varemærkestyrelsen oplever da også en stor efterspørgsel fra erhvervskunder, der netop bruger hjemmesiden til konkurrentovervågning.
Til denne overvågning er det nyttigt, at styrelsens hjemmeside er integreret med styrelsens Navision-økonomisystem. Det giver mulighed for at se, om konkurrenter har betalt gebyr og afgift for fornyelse af deres varemærker. Hvis ikke, er det jo bare med at få søgt overtagelse af varemærket, inden ejeren opdager, at han har glemt at forny det.
Boks:
Digitaliseringsprojektet år for år
1998
• Al indgående og udgående post lagres digitalt.
• Al sagsbehandling vedr. patentansøgninger, varemærker mv. bliver digital.
• Medarbejdere kan søge digitalt i danske og internationale patenter og varemærker.
2003
• Alle ansøgninger kan afleveres digitalt (varemærkeansøgninger allerede fra 2001).
• Alle data og dokumenter i sagsbehandlingen af patent- og varemærkesagerne offentliggøres på www.dkpto.dk (offentlighed i forvaltningen).
2004
• Alle danske patentdokumenter udstedt i Danmark siden starten i 1895 er scannet og gøres tilgængelige på www.espacenet.dk. De originale dokumenter smides ud. (Patentdokumenter er det endelige dokument, der beskriver et patent og den opfindelse, som patenteres).
• Forbedring af det digitale forvaltningssystem, så det forbedrer medarbejderens overblik over de forskellige sager. Forbilledet er den traditionelle, analoge sagsreol. Det søges efterlignet digitalt samtidig med, at de digitale fordele høstes, f.eks. de forbedrede søgemuligheder og lagringseffektivitet.
• Rituel afbrænding af sagspapirer for at markere, at Patent- og Varemærkestyrelsen nu understøtter fuldstændig digital forvaltning.
2005
• Papirer fra tidligere sagsbehandling fra perioden 1990-1998 bliver færdigscannet og lagres digitalt. Papiroriginaler smides ud.
• Patent- og Varemærkestyrelsen rydder papirarkiverne og reolerne på gangene og i kælderen (i alt 25-30 hyldekilometer) og reducerer lejemålets areal-størrelse med 25 procent og sparer en tilsvarende procentsats i husleje.
• Styrelsen er eDag2-parat (sikker digital kommunikation).
• Alle Styrelsens blanketter er tilgængelige på virk.dk.
Løbende
• Alle patentdokumenter fra andre lande er løbende overført til digitale medier og anvendes i sagsbehandlingen. De enkelte landes patentmyndigheder står for at gøre de internationale patenter digitale. Den europæiske patentorganisation har sørget for at samle alle de digitale kilder.
