Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 29. april 2005.
Svært valg
Udbud eller ej er et stort spørgsmål for mange offentlige myndigheder - ikke mindst de kommunale op til reformen. Udbud af store it-kontrakter er nogle gange en pligt, andre gange et valg, og zonen ind imellem kan være grå.
Af Vibeke Hjortlund
Fem sydøstdanske kommuner besluttede allerede i 2001 at gå i et fælles EU-udbud med deres samlede portefølje af KMD-systemer - et udbud til en værdi af omkring 30 millioner kroner.
For nylig besluttede fire midtvestjyske kommuner, der stod for at investere 18 millioner kroner i it-sammenlægningen op til strukturreformen, at undlade at gå i udbud med KMD-ordren, der med 10,2 millioner kroner udgør over halvdelen og er langt over udbudsgrænsen.
Begrundelsen er, at der er tale om tillæg til deres eksisterende kontrakter med KMD. Derudover henviser kommunaldirektør Lars Yde fra Spøttrup Kommune, en af de fire, til Konkurrencestyrelsens vejledning om udbud i forbindelse med kommunalreformen - håndtering af forskellige udbudssituationer.
Den søger at klarlægge, hvilke handlemuligheder kommuner og amter har i situationen, og der lægges vægt på, at indgåelsen af nye kontrakter kan forløbe så problemfrit som muligt. Det er ikke muligt generelt at dispensere fra udbudsreglerne, mens der findes en række muligheder for fleksible løsninger, som det udtrykkes. Et eksempel er udbud efter forhandling, hvor man - groft sagt - i de tilfælde, hvor der anses kun at være en mulig leverandør, går direkte til forhandling med den pågældende.
Ulempen ved at skulle i et EU-udbud er, at det er svært og dyrt - og altså ikke specielt attraktivt at skulle i gang med i en situation, der i forvejen er dybt kompliceret.
Nemmere anden gang
De sydøstdanske kommuner, Vordingborg, Møn, Præstø og Langebæk, skal i udbud med deres systemer. For en gang udbud, altid udbud. Og kontrakterne fra deres første udbud løber netop til 1. januar 2007. På den baggrund skal de i gang med arbejdet til efteråret og have udbudsmaterialet klar til februar. Der er et betydeligt tidspres, fordi man er nødt til at afvente kommunalvalget og den formelle nedsættelse af sammenlægningsudvalget, der skal godkende og stå for udbudet.
Men it-chef Jesper Nielsen fra Vordingborg Kommune forlader sig på, at det bliver nemmere anden gang.
- Vi er blevet klogere. Næste gang søger vi for eksempel at lave vores kravspecifikationer mindre firkantede. Ellers er det næsten umuligt at ændre noget i løbet af de fire år, kontrakterne løber, og det skal man kunne. Vi har brugt mange ressourcer hvert år på at forhandle justeringer af kontrakten, siger Jesper Nielsen.
De fire kommuner har ikke udregnet præcist, hvad de har fået ud af udbudet, men foretager en afvejning. På bundlinien fik de umiddelbart en pæn rabat ud af det. Selv få procent tæller, når totalsummen er 30 millioner kroner. Til gengæld har det kostet mange penge og kræfter at lave udbudet, og efterfølgende er der brugt tid på at administrere kontrakterne.
Jesper Nielsen peger på, at både funktionalitet og økonomi er væsentlige faktorer i sådan et udbud.
- Jeg mener klart, vi har fået noget bedre ud af det. Som det er nu, er KMD også opmærksom på, at vi nu ikke bare automatisk er en af deres kunder, siger han.
For KMD venter store ordrer immervæk forude - både på rådgivning om og udførelse af opgaver - ofte uden forudgående udbud.
På nakken af hinanden
Mange andre byder også ind med tilbud om assistance med alt mellem himmel og jord. "Vi står på nakken af hinanden", lyder det selvironisk fra Peter Dann Jørgensen, specialkonsulent hos advokatfirmaet Bender von Haller Dragsted, der blandt andet har specialiseret sig i rådgivning om udbud.
- Der er nogle udbudsretlige problemstillinger, man er nødt til at forholde sig til. Kunsten er at få tilrettelagt arbejdet, så man overholder reglerne, siger han.
Han erkender samtidig, at der er forskel på teori og praksis. Eksempelvis kan kommuner komme omkring udbudspligten ved hjælpe af såkaldte afdækningskøb, hvor man benytter sig af kortvarige kontrakter. De er billigere end flerårige, og ad den vej kan man i nogle tilfælde komme under udbudsgrænsen. Teoretisk er det en omgåelse af reglerne, men i praksis kan det være nyttigt, nødvendigt og risikofrit.
Hvad kommunale udbud i lyset af KMD's position angår, siger han, at meget afhænger af, om man tilrettelægger opgaven, så kun en leverandør kan byde ind, eller så flere har en chance.
Som eksempel på det sidste kan nævnes Gentofte Kommune, der netop i denne tid har udbudt en stribe delaftaler frem for en stor opgaveklump. Det er en måde at udvide markedet på. Som eksempel på det første kan nævnes et lidt ældre eksempel, nemlig Farum Kommune, der ved at samle så meget som muligt i en klump skruede sin udbudsproces sammen således, at kun KMD reelt kunne byde på opgaven.
Boks:
Udbudsgrænsen
Ifølge EU's udbudsregler skal kontrakter i udbud, når de for statslige organisationers vedkommende er over 1.144.511 kroner og for amter og kommuner er over 1.753.926 kroner. Se mere på www.ks.dk.
Boks:
SKI på tæerne
Undgå udbudshelvede i forbindelse med strukturreformen. Det budskab lyder fra Hans Olsen, salgs- og marketingchef i Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKI), der håber, kommunerne i stedet vil benytte SKI's rammekontrakter.
Hos SKI har man gjort tre konkrete tiltag for at hjælpe kommunerne i fusionssituationen, fortæller han. For det første har man tematiseret alle ydelser og kontraktindhold i forhold til kommunalreformens behov.
For det andet har SKI i forlængelse heraf udviklet nye kontrakter og koncepter. Eksempelvis for it-konsulentydelser, et vigtigt område, hvor der bliver behov for rådgivning. Ved årsskiftet kommer SKI derudover med rammekontrakter for management-rådgivning og it-outsourcing.
Endelig udvider SKI ganske gevaldigt med rådgivningsydelser og er ved at sende et inspirationskatalog på gaden om indkøbspolitik til de nye ledelser.
- De tre ting vi har lavet omkring strukturreformen, lægger vi op i et værktøj, der kan hjælpe indkøberne til at prioritere, hvor de vil køre udbud, eller hvor de med fordel kan bruge SKI-aftaler. Det bliver lagt ud på nettet i juni, fortæller Hans Olsen.
Han understreger, at SKI gerne vil medvirke til at effektivisere og professionalisere de offentlige indkøb. Kommunalreformen vil give større og mere professionelle enheder og dermed en mere professionel holdning til os, siger han.
De samlede kommunale indkøb er ifølge Hans Olsen på 63-65 milliarder kroner årligt, hvoraf it-skønsmæssigt udgør 3,5-4 milliarder kroner. Hertil kommer engangsomkostninger i størrelsesordenen et par milliarder kroner.
